Cuáles son los principales tipos de gastos de una empresa

29 de septiembre, 2023

¿Sabes qué gastos tiene tu organización? Cualquier negocio necesita de una correcta gestión de los mismos para obtener una buena rentabilidad. Por ello, es interesante conocer los tipos de gastos de empresa que se tienen.

Para facilitarte esta tarea, desde Sesame HR hemos creado este artículo donde te contamos qué tipos de gastos existen y cómo gestionar el control de gastos. ¡No te los pierdas!

Qué son los gastos de una empresa

Se entiende por gasto a una salida o egreso de dinero de cualquier tipo, ya sea en efectivo o por otro medio de pago. Es decir, hace referencia a toda partida que reduce el beneficio de la entidad o aumenta las pérdidas.

Estos desembolsos son necesarios para la producción de bienes y servicios, ya que sin ellos no se podría llevar a cabo la actividad. Entre ellos, se incluyen los derivados por la gestión de personal. No obstante, existen varios tipos de gastos de una empresa. 

Gastos generales de una empresa

El concepto de gasto general hace referencia a costes que son necesarios por el simple hecho de existir la organización. Se diferencian aquellos que derivan directamente de la producción de bienes o servicios y otros que existen independientemente a estos (los generales).

Se llaman generales a los que no son un coste directo de la producción, pero sin los cuales la entidad no funciona. Son todos aquellos derivados de la administración, local, logística o nóminas, excluyéndose los provenientes de materias primas o fabricación.

Entre los tipos de gastos generales de una empresa más comunes encontramos:

• Material de oficina, desde los muebles a la papelería necesaria para el día a día.
• Alquiler tanto de locales, del inmueble como de transportes.
• Todo lo relacionado con marketing, diseño y publicidad.
• De viaje y desplazamientos realizados por la plantilla.
• Financieros y administrativos, como intereses o comisiones.
• Servicios prestados por terceros, desde asesorías a consultorías externas.
• Mantenimiento de las instalaciones y maquinarias o reparaciones imprevistas.
• Los relacionados con la plantilla.
• Transporte y logística, costes propios de la movilidad de la compañía.

Este tipo de desembolsos deben verse reflejados en sus correspondientes tickets de gastos, facturas o nóminas.

Tipos de gastos de una empresa

Más allá de los generales, los tipos de gastos financieros de una empresa que se pueden clasificar según naturaleza para una gestión más correcta.

Los diferentes tipos de gastos de una empresa se dividen en:

Gastos indirectos

Los necesarios para la producción de un bien final, pero que no tienen una relación directa con el proceso de producción y venta. Aquí entrarían algunos como:

• Mobiliario y tecnología.
• Material de oficina y de limpieza.
• Vigilancia.
• De administración, dirección y organización.
• Herramientas o materiales.

En otras palabras, el volumen de producción no afecta al coste de este tipo de gastos de una empresa.

Gastos directos

En contrapartida están este tipo de gastos en una empresa que tienen una relación directa con la elaboración del producto final. Entran en esta categoría las partidas que se destinan materia prima o recursos humanos necesarios para producir el bien o servicio.

Algunos ejemplos son:

• El salario de los trabajadores.
• Dinero destinado al control de calidad.
• Adquisición de la materia prima.

Gastos fijos

Los fijos son inamovibles y se conoce cuáles van a ser incluso cuando la actividad comercial no esté en marcha. No cambian nunca, independientemente de cómo funcione la entidad.

Estos tipos de gastos en una empresa suelen regirse por una fecha en la que hay que pagarlos. No se pueden evitar, pero facilitan el control del desembolso. Entre ellos están:

• Pago de luz, agua, alquiler.
• Seguros.
• Tasas e impuestos.
• Gastos administrativos y de servicios especialistas como asesores, abogados, etc.

Gastos variables

Por otro lado, los gastos variables cambian en función de la actividad de la compañía, por lo que si se aumenta la producción también lo hará este tipo de gastos en una empresa. Es decir, dependen de las circunstancias de la entidad.

Estos variarán según el sector. Entre otros se distinguen:

• Coste según la cantidad de materia prima: productos terminados o semiterminados, en función de cuánta cantidad se produzca.
• Subcontrataciones a terceros que se especialicen en programación, diseño gráfico, la creación de contenido audiovisual, etc.
• El embalaje del material que se usa en el empaquetado del producto.
• Logística y transporte.

Gastos extraordinarios o imprevistos

Se trata de un tipo de gasto en una empresa que no se puede prever y no son comunes o frecuentes. Pueden surgir por algún hecho fortuito como sanciones, incendios, multas o inundaciones.

Normalmente, suelen causar grandes pérdidas al tratarse de cuantías elevadas y perdurar en el tiempo.

Cómo gestionar los diferentes tipos de gastos de empresa

Ahora que ya conoces cuáles son los tipos de gastos en una empresa, se debe tener un buen control de los mismos para dar respuesta a posibles imprevistos y conseguir rentabilidad. 

Algunos de los pasos a tener en cuenta son los siguientes:

Digitalizar las hojas de gastos

Las hojas o notas de gastos son documentos en papel o en digital que los empleados deben cumplimentar para tramitar el reembolso de cualquier desembolso realizado durante su desempeño laboral.

Digitalizar todo tipo de comprobantes y tickets permite mejorar la gestión de los tipos de gastos en una empresa, evitando que se pierdan y permitiendo encontrarlos de forma sencilla en caso de necesitarlos.

Plataformas de RRHH como la de Sesame HR ayudan a agilizar esta tarea al guardar y clasificar los documentos según el tipo y determinar el coste. De esta manera, se evitan posibles errores al calcularlos, ya que la aplicación lo hará sola. También puedes optar por funcionalidades como la del gestor de documentos.

Controlar los gastos y diseñar un presupuesto

Una vez ingresados en el sistema y clasificados se deben controlar, para ver cuáles se podrían reducir o eliminar. Con base en las conclusiones obtenidas, se pueden adaptar los presupuestos anuales para que sean más realistas.

Crear políticas o procedimientos 

Además del presupuesto, se puede instaurar un método de control a lo largo del año para estandarizar y priorizar los tipos de gastos en la empresa en función de los objetivos de las entidades.

De esta forma, se puede ir comparando qué sucede con las previsiones realizadas y extraer conclusiones para mejorar el desarrollo del negocio. 

Por último, las conclusiones o cambios se deben comunicar a los empleados a quienes habrá que concienciar de desarrollar las tareas de forma correcta para un buen control de gastos.

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