3 formas de organizar tareas en los departamentos de una empresa

14 de junio, 2023

La organización de tareas en una empresa consiste en definir qué actividades deben llevarse a cabo dentro de la compañía y cómo hacerlo. Es una manera de optimizar los recursos que utilizará cada una de dichas tareas. Para ello, es necesario escoger el método que mejor se adapte a tu empresa y tus trabajadores.

Existen varios procesos de asignación de tareas en una empresa. Hoy te traemos los 3 más versátiles por su capacidad de adaptación a casi cualquier contexto. Y no lo olvides, en Sesame HR también contamos con nuestro propio gestor de tareas.

Formas de organizar tareas en la empresa

Partiendo de una primera estructuración por departamentos, veamos cómo organizar las tareas de una empresa por proyectos, por personal especializado en su campo y por prioridades. 

Proyectos

Esta forma de agrupar las tareas requiere, a su vez, componer equipos de trabajo para cada uno de ellos. Los empleados se asignan en función del objetivo del proyecto y los conocimientos que se necesiten aplicar en él. 

De este modo, es más sencillo analizar la viabilidad de las tareas, planificarlas, ejecutarlas, realizar un control y seguimiento del trabajo, y evaluar los resultados. 

Áreas de competencia

Este método de organización de tareas en una empresa es básico para su buen funcionamiento. Consiste en repartir los quehaceres dentro de un mismo departamento en función de las especialidades de cada persona. 

En la planificación de una campaña publicitaria, por ejemplo, habría una o varias personas encargadas de crear un eslogan creativo, otra de escoger el diseño de los banners, otra de moverlo en redes sociales, etc. 

Así, cada área está cubierta por un experto en la materia, lo que reducirá el tiempo dedicado al mismo y aumentará la calidad del producto final. 

Prioridades

Es fácil imaginar cómo es la organización de tareas en una empresa en función de sus prioridades. Implica conocer los objetivos de la compañía y saber fijar los encargos más importantes. A la vez, se les asignará los recursos pertinentes, repartiendo el resto entre las menos urgentes. Estas podrán reforzarse a posteriori, cuando hayan finalizado los prioritarios. 

Es menester señalar que estas formas de división en la organización de tareas en una empresa no son incompatibles entre ellas. Es posible combinarlas según la estructura organizativa de cada compañía y sus necesidades en cada momento. 

Además, el listado anterior puede completarse con una organización por cliente, según el flujo de trabajo, la experiencia en el sector del empleado o el rol desempeñado en la plantilla. 

Tips para una buena organización de tareas

En ocasiones no es suficiente con organizar las tareas de tu empresa. Es fundamental prestar atención a una serie de aspectos para determinar a quién asignar cada proceso y en qué período puede terminarlo. Estos tips te ayudarán a no equivocarte:

• Establece el liderazgo. Una persona capaz de coordinar y guiar al equipo deberá ser elegida como líder para orientar y conducir a sus componentes. 
• Conocer al equipo. Saber qué puede ofrecer cada miembro de la plantilla y conseguir su mayor rendimiento es una de las responsabilidades más relevantes de la empresa.
• Definir las responsabilidades. Para aumentar al máximo la productividad laboral y remar en una misma dirección, cada miembro del equipo de trabajo debe tener claro qué parte de las tareas son su obligación. 
• Recursos necesarios. Cada tarea requiere unas tecnologías y unos materiales de los que la compañía debe disponer o tener acceso. En el caso contrario, tendrá que decidir si es rentable adquirirla o es preferible cancelar el encargo. 
• Complejidad de las tareas. Las tareas más difíciles precisarán una inversión mayor de tiempo y personal más cualificado. Esta característica también influirá en la estimación para su finalización. 
• Estimar el tiempo dedicado. Una buena práctica para la organización de tareas en una empresa es determinar las horas o días que cada una exige. Esto permite tener un control más ajustado de cuándo se terminarán, pudiendo calendarizar las pendientes. 
• Espacio de trabajo. La comodidad del lugar de trabajo está directamente relacionada con la productividad de la empresa. Es preciso mantener unos estándares de limpieza y orden. Así, los empleados se concentran de forma más fácil, y evitan pérdidas de tiempo.

Si aún no estás convencido de la importancia de la organización de las tareas en tu empresa, saber las consecuencias de no aplicarlas no te dejará indiferente. ¡Estate atento!

Inconvenientes de no contar con la organización de tareas en una empresa

Son muchos los inconvenientes que pueden aparecer cuando un equipo trabaja sin el respaldo de una organización de las tareas en una empresa. Esto disminuirá el rendimiento de la plantilla y, por ende, sus ganancias.

Recursos insuficientes para completar la tarea

Ocurre, sobre todo, cuando las estimaciones no se ajustan a las posibilidades reales. Para resolverlo, habrá que buscar soluciones rápidas y, muy a menudo, poco satisfactorias. 

Elección del equipo equivocado

La persona o personas encargadas de la organización de las tareas en una empresa han de conocer los puntos fuentes y las debilidades de todos sus trabajadores. De la misma manera, deben saber hasta dónde llega su experiencia para enviar asignarles quehaceres fuera de su alcance. Esto retrasaría la entrega y empeora las condiciones en las que se ha realizado. 

Equipo falto de formación

Dentro de la organización efectiva de las tareas en la empresa se incluye la formación apropiada de sus empleados. De la falta de planificación puede resultar un equipo falto de preparación. Por ese motivo, no deberás descuidar el plan de carrera de tus empleados.

Priorización incorrecta

Como consecuencia, puede no cumplirse el plazo de entrega acordado, creando una situación de tensión con el cliente o retrasando otras tareas. 

No realizar seguimientos de los distintos procesos

Muchos proyectos y tareas necesitan una observación desde el primer momento para evaluar si sus resultados son útiles o es necesario desestimar o cambiar el enfoque antes de finalizarlos. No efectuar el seguimiento puede suponer una inversión inútil de recursos.

Ahora sabes cómo organizar las tareas en una empresa y sus beneficios. Depende de ti aplicarlo y encontrar herramientas que ayuden a tu equipo a llevarlo a cabo. Para ello, te invitamos a que conozcas el software de RRHH Sesame HR, el cual cuenta con gran cantidad de recursos de planificación y mucho más.