Cómo organizar los horarios de trabajo de los empleados

30 de octubre, 2023

El tiempo es oro, sobre todo para las empresas. Por eso, en muchas ocasiones es necesario contar con un organizador de horarios con el que la entidad pueda sacar el máximo rendimiento de su plantilla.

¿Estás buscando una aplicación para organizar los horarios de trabajo de tu entidad? En este artículo de Sesame HR te traemos todo lo que necesitas saber para ayudarte con la gestión de turnos y evitar solapamientos o problemas en el reparto de turnos.

Horario de trabajo, ¿por qué es importante?

Contar con un horario de trabajo permite llevar la cuenta por anticipado de las actividades que se deben realizar a lo largo de un día. La finalidad es recordar que tareas, reuniones, eventos y obligaciones se deben hacer y asegurarse de destinar a cada una el tiempo necesario para su correcta realización.

El organizador de horarios a su vez ayuda a asegurarse de que dichas tareas se cumplan, haciendo la división necesaria para llevarlas a cabo de forma eficaz. Al crear este tipo de cronogramas de forma regular se logra mejorar la habilidad para gestionar el tiempo o priorizar las tareas a desempeñar.

Cómo se organizan los horarios de trabajo

Mantener bajo control los horarios laborales de trabajo es un reto tanto para el departamento de RRHH como para el encargado. El descontrol en esta tarea puede llegar a causar una pérdida de la productividad laboral en la entidad.

Los pasos para diseñar un buen organizador de horarios son los siguientes:

Identificar los requisitos y recursos necesarios

A la hora de emplear un organizador de horarios se deberá determinar cuál es el alcance de cada trabajo y los recursos que se necesitan. Así se puede organizar el tiempo sabiendo cuánto se necesita para cumplir con los objetivos.

Conoce a tu equipo y su curva de productividad

A lo largo del día suelen darse fluctuaciones de energía que pueden variar de una persona a otra y de un equipo a otro. Por eso, es interesante conocer en qué momentos tu equipo tiene una mayor concentración para producir más, haciendo que este tiempo coincida con las actividades más complejas.

En aquellos momentos con los niveles de energía más bajos se pueden instaurar descansos o tareas que requieran de menor energía. Para ello, se puede consultar con otras personas del equipo.

Determinar los horarios del equipo

Esto se hará con base en la curva de productividad laboral y las necesidades del negocio o proyecto. Un organizador de horarios facilita esta tarea de forma significativa. Asimismo, también dependerá del área en el que trabaje cada equipo o de si lo hace con equipos internacionales en diferentes zonas horarias.

Así se determinan los horarios de cada turno y la gente que se necesita en cada uno de ellos, para que el reparto sea lo más eficaz posible.

Establecer prioridades e identificar el tiempo necesario

En muchas ocasiones, se tienen varios proyectos o tareas que realizar a la vez. Por ello, se debe jerarquizar o dividir las tareas en las siguientes opciones:

• Urgente e importante: es lo primero que se deberá hacer.
• Importante, pero no urgente: se le deberá hacer un hueco en la agenda.
• Urgente, pero sin importancia: puede dejarse para más adelante.
• No es urgente, ni importante: se realizará lo último.

Con base en esta jerarquía se dividirá el tiempo del organizador de horarios según prioridad y tiempo requerido, así como dependiendo del personal necesario para llevarlas a cabo.

Dividir tareas en bloques y evitar la simultaneidad

En muchas ocasiones las tareas pueden dividirse en bloques, ya que estas pueden ser similares a otras que se deben llevar a cabo durante el día. Así se pueden juntar y evitar el efecto negativo de estar cambiando de deber constantemente.

Además, es aconsejable enfocarse en una sola actividad para evitar errores, puesto que la multitarea puede hacer que se avance más lento.

Escoger el organizador de horarios

En la actualidad existen múltiples programas para organizar las tareas a realizar. Con un software de gestión de personal, como el de Sesame HR, se puede elaborar un organigrama de tareas a efectuar y compartir los horarios con toda la plantilla de forma sencilla.

En dicho cronograma aparecerá: 

• El horario.
• Las personas a realizar cada tarea.
• Los turnos de cada uno de ellos.
• El tipo de trabajo del que es responsable cada uno.
• Desde dónde se trabaja.

Ser flexible

Los imprevistos suceden y deben tenerse en cuenta en los horarios. Por eso, a la hora de elaborarlos se debe planificar cómo se modificarán los horarios en caso de que se produzcan hechos inesperados. 

Para mejorar en esta gestión, puedes pedir la opinión de los miembros de la plantilla a través de encuestas, para así seguir mejorando continuamente.

Aplicaciones para organizar horarios de trabajo

Contar con una aplicación que funciones como organizador de los horarios de trabajo puede facilitar mucho la tarea al equipo de Recursos Humanos. Por eso, es interesante conocer algunas de las más eficaces, que son:

• Tiny Calendar: es una aplicación disponible para el móvil en la que se configura el calendario de turnos de forma intuitiva, ofreciendo una clara visión de lo que se debe realizar a diario y pudiendo editarlo desde el móvil
• Microsoft Planner: ofrece una forma fácil y visual de organizar el trabajo en equipo, permitiendo crear planes, organizar, asignar tareas y compartir archivos, estando al día del progreso que se lleva a cabo.
• Aturnos: permite realizar turnos de trabajo de forma online, siendo un programa sencillo y que no requiere de instalación. Este genera cuadrantes con dichos horarios.

Organizador de horarios de Sesame HR

Con el software de gestión de equipos de Sesame HR no solo podrás ver y gestionar los turnos, también se puede ofrecer en una misma aplicación el control de fichajes y los horarios de los trabajadores. 

También ofrece múltiples ventajas como la posibilidad de manejarlo desde la aplicación, la gestión online o el acceso desde la web. Una forma fácil e intuitiva de crear y contar un organizador de 

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