¿Para qué sirve el expediente laboral digital?

30 de marzo, 2022

La actualización del expediente laboral digital de los trabajadores es vital para cualquier tipo de empresa. Esto, si quieres apostar por la disminución de la seguridad, el uso del papel y la protección de datos. Bajo este sentido, la documentación vinculada a los empleados habitualmente está registrada en papel; esto es algo que resulta tedioso al momento de actualizar datos. También hace que el trabajo sea más lento cuando vamos a consultar dichos datos o gestionarlos. Por tanto, si deseas ir más allá con la transformación digital de tu empresa, puedes implementar el uso del expediente laboral digital.

Este tipo de expedientes puede digitalizarse por medio de un software de rrhh especializado como Sesame. Básicamente es una herramienta digital de recursos humanos que posee una base de datos de empleados enorme. Dicha base de datos te permite ahorrar mucho tiempo y esfuerzo, al mismo tiempo que podrás elaborar y almacenar expedientes de manera digital. En la actualidad, es considerada como una herramienta imprescindible dentro del departamento de RRHH de toda empresa.

¿Qué es un expediente laboral digital?

Se trata de un formato de expediente de un empleado que puede almacenarse directamente en un software para la gestión de recursos humanos. a través del mismo, podemos recopilar todos los datos de los trabajadores de forma centralizada y organizada. El expediente laboral digital almacena datos de cada colaborador de forma segura, fundamentándose en la normativa vigente.

Dicho de otra manera, el significado de expediente laboral digital es un repositorio de datos, el cual se identifica con el historial laboral de cada empleado. A este expediente puede acudir cualquier miembro o jefe del área de recursos humanos, con la intención de consultar la información almacenada.

Al momento de realizar las nóminas, actualizar los datos y mantener toda la información al día, contar con un software especializado optimiza la organización corporativa y su gestión. Además de esto, puede definir diversos tipos de permisos y roles al momento de consultar la información y editarla. Ese tipo de documentos, gestionados de manera correcta, conlleva cualquier tipo de documento que acredite la relación entre el empleado y la compañía. Y mucho más que define la legalidad de dicha relación frente a una inspección de trabajo.

Por esta razón, el expediente laboral digital tiene como objetivo principal tomar decisiones en la empresa para así evitar futuras sanciones administrativas. Una vez concluida la relación laboral, es necesario por parte de la compañía mantener el expediente durante varios años. Es una forma de conseguir una visión general de los empleados que facilita la gestión del personal en detalle. Esto, sin la necesidad de invertir mucho tiempo y también brinda una gestión fácil y rápida.

¿Cuáles son los documentos que integran el expediente laboral digital?

Todo sabemos que los miembros de recursos humanos son los encargados de crear toda la información y documentos del expediente laboral de cada empleado. Los documentos que forman parte del expediente laboral digital suelen estar organizados de forma cronológica. Cabe destacar que se puede categorizar por datos laborales, datos personales como el finiquito o el contrato y la documentación de la empresa, como puede ser el registro del control horario.

• Número de seguridad social.
• Datos personales del empleado y fotocopia de su DNI.
• Carta de recomendación.
• Currículum.
• Datos de las personas de contacto en caso de que exista alguna emergencia.
• Descripción del puesto de empleo y sus labores o responsabilidades.
• Certificación de alta en la Seguridad Social.
• Contrato de trabajo.
• Certificado de incapacidades médicas, en caso de ser necesario.
• Acreditación de la formación en prevención de riesgos laborales.
• Nóminas.
• Relación del registro diario del horario.
• Solicitudes de vacaciones y días de permisos.
• Comprobantes de pago de dietas y otros conceptos vinculados con la actividad empresarial.
• Carta de renuncia.
• Carta de despido.
• Equipo de oficina.
• Finiquito.

Digitalización del expediente

Cualquier tipo de inconveniente proveniente de la documentación relativa a los empleados en papel, tiene una solución muy práctica. Dicha solución, a medida que pasa el tiempo, se vuelve más extensa; esta solución es la digitalización de la empresa. La digitalización consiste en la transformación de un documento en formato físico a otro tipo de formato digital. Además del escaneo, hay que utilizar herramientas que nos ayuden acreditar que los documentos digitales poseen la misma validez que los físicos. Esta es una excelente alternativa para cuando necesitamos ahorrar costes y espacio físico de almacenamiento.

En definitiva, diseñar un expediente laboral digital de calidad convierte en algo mucho más sencillo la custodia documental. También simplifica las búsquedas de la información, disminuye el gasto de material de oficina y evita el extravío de cualquier documento. Sin duda alguna, todas estas ventajas se las debemos a la transformación digital.