Expedientes digitales de empleados, ¿cómo se diseñan?

29 de mayo, 2023

El expediente de tus empleados, es algo que el equipo de Recursos Humanos debe realizar y conservar para cada una de las personas de la empresa. Por eso, tienes que aprender cómo diseñar un expediente en RRHH para guardar todos los documentos necesarios.

Asimismo, conocer cómo hacer expedientes digitales permite tener la base de datos de empleados más accesible y agilizar ciertos procesos.

Para ayudarte a realizar esta tarea en este artículo te informamos de cómo crear expedientes digitales y todas las herramientas necesarias para ello. ¡Continúa leyendo!

Qué son los expedientes digitales en una empresa

Lo primero que se debe conocer a la hora de diseñar un expediente en RRHH es saber de qué se trata. La documentación digital de los empleados son una serie de registros electrónicos, los cuales contienen la información y los documentos de cada persona de nuestra plantilla.

Dicha documentación debe mostrar el historial laboral de cada trabajador en nuestra compañía. Esto permite tener la información a mano y nos sirve para demostrar que tanto la contratación como la relación laboral es legal.

En otras palabras, conocer cómo diseñar un expediente en RRHH ayuda a la toma de decisiones, así como a evitar posibles sanciones administrativas.

Para ello, estarán ordenados de forma cronológica, disponiendo tanto de documentos que se poseen antes de que entre en la empresa (CV, formación, etc.) como al contratarlo (alta Seguridad Social, contrato, etc.). La información de estos archivos se puede dividir en:

• Datos personales del trabajador: nombre, fecha de nacimiento, número de Seguridad Social, etc.
• Toda la relacionada con la información laboral: como el contrato de trabajo o evaluaciones de desempeño, ausencias o vacaciones.
• Documentación legal que se requiere: permisos laborales o formularios de la Seguridad Social.
• Archivos sobre formación: cursos, certificaciones, etc.

¿Qué documentos debe tener el expediente?

Antiguamente se almacenaba físicamente, pero gracias a la tecnología, como el software de Sesame HR, el departamento de RRHH puede diseñar un expediente de RRHH digital.

Estos programas permiten un acceso y almacenamiento más cómodos, así como una mejor gestión de los archivos. 

Entre los documentos que se deben guardar digitalmente están:

• Datos de las personas de contacto en caso de emergencias.
• Datos personales del empleado (nombre, DNI, etc.).
• Currículum.
• Notas de la entrevista y referencias.
• Número de la Seguridad Social.
• Certificación de alta en la Seguridad Social.
• Cartas de recomendación.
• Contrato individual de trabajo.
• Titulaciones profesionales.
• Pequeña descripción del puesto que cubre, tareas y responsabilidades.
• Certificado de incapacidades médicas.
• Exámenes de admisión.
• Acreditación de la formación o capacitación previa.
• Nóminas e incidencias en nóminas.
• Historial laboral.
• Solicitud de vacaciones y/o días de permiso.
• Carta de renuncia.
• Carta de despido.
• Finiquito.

Cómo diseñar expedientes de RRHH digitales

A la hora de diseñar expedientes digitales de RRHH es necesario tener en cuenta que el contenido recogido debe ser útil para la compañía y estar actualizado en todo momento. 

Para conocer cómo hacer expedientes digitales, aquí te dejamos algunos pasos que tu departamento de RRHH debe seguir.

Definir qué estructura tendrá el expediente

Para ello deberemos conocer qué contenido se debe incluir, según lo que las leyes de trabajo y las regulaciones de protección de datos digan. El objetivo es disponer de la información necesaria, siempre respetando la privacidad, seguridad y confidencialidad de la misma.

Para crear la estructura de la ficha del personal se pueden escoger entre diferentes formas o técnicas para facilitar la búsqueda y recuperación de la documentación. Por ejemplo, se pueden clasificar por empleado y departamento.

Seleccionar un sistema de gestión de documentos

Uno de los primeros pasos para diseñar un expediente en RRHH es disponer de un software de gestión documental que facilite la tarea. En Sesame HR queremos ayudarte con nuestro sistema. 

Del mismo modo, se disponen los protocolos de seguridad para proteger la información confidencial, como contraseñas o métodos de autenticación.

Digitalizar los documentos

Cuando los expedientes ya están en papel habrá que digitalizar la gestión documental. Si no se dispone del expediente, se le pedirá al empleado aquellos documentos necesarios.

Así, además de escanear los documentos, cuando se diseña un expediente en RRHH se deben emplear herramientas que sirvan para acreditar que dichos documentos digitales tienen la misma validez que los físicos.

El proceso para digitalizar se puede realizar de esta manera:

• Se obtiene el expediente o los archivos necesarios y se quitan todo tipo de grapas o elementos que puedan obstaculizar el escaneo.
• Se dispondrá de una herramienta OCR con la que convertir la imagen del escáner en documento de texto. Cuando se diseña un expediente en RRHH, los datos almacenados deben ser accesibles para quien tenga que trabajar con ellos.
• Una vez se han digitalizado todos los documentos se recomienda realizar una copia de seguridad de los mismos.
• Proceder a la eliminación controlada y segura de los archivos en papel. No obstante, la compañía, si así lo precisa, puede decidir guardar algunos de ellos.

Mantener actualizados los datos del expediente

Para llevar a cabo esta parte del proceso para diseñar expedientes digitales, RRHH puede optar por formularios en línea, que permitan ser rellenados por los empleados. Estos serán almacenados directamente en el expediente de cada uno de ellos.

Sin embargo, se pueden mantener actualizados los expedientes de muchas maneras. Solo se debe estar atento ante posible nueva información para reemplazar los documentos existentes.

Capacitar al personal de Recursos Humanos

Es esencial que el personal que se ocupa de dichos archivos sepa cómo hacer expedientes digitales. Cuando se dispone de un programa o software concreto habrá que enseñar a la plantilla cómo se debe usar.

Por otra parte, deben conocer cómo diseñar un expediente en RRHH y actualizarlo de forma efectiva y según los procedimientos establecidos.

Ventajas de diseñar expedientes de RRHH digitales

¿Por qué es tan importante para RRHH diseñar un expediente digital de sus empleados? Esto puede ofrecer grandes ventajas, algunas de las cuales se nombran a continuación:

• Reducción del espacio físico necesario para almacenamiento de archivos.
• Mayor facilidad para buscar y acceder a la información. Esto ayuda a la recuperación de toda la documentación necesaria.
• Capacidad de realizar actualizaciones de forma rápida y eficiente.
• Mejora de la seguridad y confidencialidad de los datos gracias a procesos de encriptación. Además, se establecen controles de acceso para que solo puedan acceder las personas autorizadas.
• Reducen el riesgo de pérdida o daño de los documentos.

Sencillo ¿verdad? Ahora que ya conoces cómo hacer expedientes digitales, solo tienes que empezar a aplicarlo en tu empresa.

Si te ha interesado esta información sobre cómo diseñar un expediente en RRHH y quieres conocer aprovechar nuestro software de RRHH, no te pierdas nuestros artículos del blog.