Cómo diseñar un expediente laboral digital de calidad

software de recursos humanos

La información recogida en el expediente laboral digital tiene que servir para gestionar los recursos humanos de la compañía. Para esto, la documentación incluida tiene que ser coherente, estar actualizada con el puesto de trabajo que ocupa la persona y estar siempre organizada. Los datos que recoge dicho expediente irán desde la información personal básica del empleado, hasta sus relaciones con la empresa.

Si te gustaría tener una base de datos laboral en la que tengas almacenada toda la información de las fichas de tus empleados, debes contar con Sesame. Se trata de un programa especializado en recursos humanos que te ayudará con todas las gestiones referentes a este departamento en tu empresa. Podrás optimizar tus tareas de una manera totalmente digital, fácil y rápida. Continúa leyendo.

¿Qué es el expediente laboral digital?

Antes de que un trabajador se incorpore a la empresa, ésta ya posee varios documentos relacionados con él. En resumen, toda la información necesaria para el proceso de selección, como currículum, títulos formativos, cartas de recomendación, etcétera.

Después de esto llega la contratación y, seguidamente, se debe incrementar el número de documentos. Entre estos otros pueden estar: contrato de trabajo, certificado médico, alta en la Seguridad Social, comprobante de pago de dietas, entre otros. Esto es tan solo un ejemplo; la lista puede ser mucho más extensa.

El expediente laboral del empleado es un conjunto de documentos que muestran el historial laboral de cada trabajador de la compañía. Y todos estos, deben estar ordenados de manera cronológica. La importancia de la base de datos de empleados gira en torno a que esta información es importante para la empresa, no sólo para tener a manos todos los datos que puedan necesitar sobre su trabajador. También ayuda a acreditar que tanto la contratación del personal como la relación laboral son correctamente legales en caso de pasar a través de alguna inspección de trabajo.

En definitiva, el expediente funciona para tomar decisiones en la compañía, para evitar sanciones administrativas y como prueba en caso de que surja un conflicto entre la compañía y el trabajador.

Todo este expediente antiguamente se tenía almacenado en un archivo físico, es decir, impresos en cientos de papeles que debían estar almacenados. Actualmente, gracias a la tecnología, podemos contar con un expediente laboral digital. Así todos los documentos estarán almacenados digitalmente y se podrá disponer de ellos cuando más se necesite.

Elementos del expediente de un trabajador

El equipo de rrhh es el responsable de generar y gestionar el expediente laboral de cada empleado, asegurándose de que posee todos los documentos necesarios. Incluso, una vez concluida la relación laboral, ya sea por voluntad de la compañía o del trabajador, es necesario mantener dicho expediente durante algunos años. Esto, por si la documentación hiciera falta en caso de reclamación por parte del trabajador o de la Administración pública.

En general, los elementos que conformar el expediente laboral digital son:

  • Datos de las personas de contacto en caso de emergencias.
  • Datos personales del empleado.
  • Currículum.
  • Número de la Seguridad Social.
  • Certificación de alta en la Seguridad Social.
  • Cartas de recomendación.
  • Contrato individual de trabajo.
  • Titulaciones profesionales.
  • Pequeña descripción del puesto que cubre, tareas y responsabilidades.
  • Certificado de incapacidades médicas.
  • Exámenes de admisión.
  • Acreditación de la formación o capacitación previa.
  • Nóminas.
  • Solicitud de vacaciones y/o días de permiso.
  • Carta de renuncia.
  • Carta de despido.
  • Finiquito.

¿Cómo se digitaliza el expediente laboral?

Existen diversos inconvenientes que se nos pueden presentar si aún manejamos la documentación empresarial en papel. Pero ahora esto tiene una solución muy fácil y necesaria; la digitalización.

La digitalización consiste en pasar un documento de formato físico, a formato digital. Además del escaneo, hay que utilizar otras herramientas que nos permitan acreditar que los documentos digitales mantienen la misma validez que los físicos. El proceso para digitalizar suele ser el siguiente:

  • Se labora con el expediente de un trabajador cada vez.
  • Una vez recaudad toda la información se quitan clips, grapas y cualquier otro elemento que pueda obstaculizar el debido escaneo.
  • Una herramienta OCR se encarga de convertir la imagen captada por el escáner en un documento de texto. Esto lo logra creando una base de datos que se podrá consultar y editar de una manera fácil. Este paso es esencial, puesto que a digitalización por sí sola no es suficiente, es necesario que los datos almacenados sean accesibles para quien deba trabajar con estos a futuro.
  • Después de tener todos los documentos digitalizados, es aconsejable crear una copia de seguridad de estos mismos. Y luego, proceder a la eliminación controlada y segua de la información archivada en papel. En algunas ocasiones, la compañía puede decidir mantener en papel algunos documentos, pero el volumen de los mismos disminuirá considerablemente.

En este sentido, es preciso contar con un software de rrhh que te permita mantener toda la información centralizada, segura y bien organizada. Sesame, posee una base de datos de empleados bastante innovadora, en la que podrás sistematizar toda la información y tenerla a tu alcance para cada vez que la necesites. Gracias a este programa informático, tus procesos y gestiones podrán optimizarse de una manera considerable y productiva.

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