Pasos para implementar una bolsa de horas en tu empresa

24 de enero, 2023

Hay empresas que pueden funcionar con un horario fijo. Sin embargo, otras compañías tienen una carga de trabajo irregular a lo largo del año. La bolsa de horas extras es un excelente recurso para ellas. Por eso, vamos a ver los pasos para implementar una bolsa de horas.

Qué es la bolsa de horas

Para aquellos que no conozcáis esta herramienta, os lo explicamos. Se trata de una fórmula para dotar de flexibilidad en la distribución de la jornada laboral.

Como decíamos, es un recurso muy interesante para empresas con una gran estacionalidad. También para aquellas con fluctuaciones de producción considerables y dificultades en el control horario.

Imagina que tienes un trabajador contratado a 30 horas semanales. Sin embargo, no hay carga de trabajo suficiente para él durante un periodo determinado.

Lo que podemos hacer es reducirle la jornada laboral de forma temporal. Las horas no trabajadas pasan a la bolsa de horas, y las recuperará cuando aumente la carga laboral.

Gracias a la bolsa de horas, las empresas pueden adaptarse a desajustes organizativos y productivos. También puede darse el caso contrario: trabaja más horas, y cuando baje la carga laboral trabajará menos.

El sueldo no se altera: ni hay horas extra ni se paga menos por las horas no trabajadas.

Conviene señalar que la bolsa de horas se puede aplicar en España desde 2012. Eso sí, aunque la reforma laboral de aquel año habilitase esta opción no está muy desarrollada.

En parte, por desconocimiento. En parte, porque no todo el mundo sabe los pasos para implementar una bolsa de horas.

Pasos para implementar una bolsa de horas

Tenemos dos opciones para dar encaje legal a esta opción. La primera, que esté regulada por nuestro convenio colectivo. La segunda, que sea fruto de un acuerdo entre empresa y trabajadores.

Sin acuerdo, la empresa puede aplicarla unilateralmente con un máximo del 10% de las horas trabajadas del año.

Es importante señalar que la distribución irregular de la jornada viene condicionada por la utilidad y funcionalidad de la empresa. No puede responder a una decisión arbitraria de la dirección. Ten en cuenta que puede ser susceptible de control judicial.

Este será el primero de los pasos para implementar una bolsa de horas. El siguiente será utilizar el sistema de control horario para configurar la bolsa de horas. Ten en cuenta que esta es una medida de obligado cumplimiento como indica la Ley de registro de jornada laboral.

El registro horario nos permite contabilizar el total de horas trabajadas por un empleado. El siguiente paso será cotejarlo con las horas que indica su contrato. De este modo, obtenemos el saldo positivo o negativo de la bolsa de horas.

Tanto el trabajador como Recursos Humanos deberían conocer el saldo de la bolsa de horas. De este modo, evitamos problemas y nos aseguramos de llegar a 31 de diciembre con un saldo de 0 horas. Como ves, los pasos para implementar una bolsa de horas son muy sencillos.

Software de control horario para la bolsa de horas

Hemos dicho que uno de los principales pasos para implementar una bolsa de horas es llevar el control horario. Y la mejor ayuda para ello es contar con un software de control horario. Con él, también podemos gestionar la bolsa de horas de la forma más eficiente.

Como se suele decir, matamos dos pájaros de un tiro con herramientas como Sesame HR. Sirve para automatizar la bolsa de horas, evitando malentendidos o errores de información. También se evita el fallo humano, pues al llevar el registro manual siempre se puede producir un error.

Su funcionamiento es muy sencillo. El trabajador ficha la entrada y la salida. Las horas trabajadas se van acumulando, y al final del periodo podemos contabilizar las horas trabajadas.

De vuelta al ejemplo de las 30 horas, ¿se han cumplido? ¿A cuántas nos hemos quedado? ¿Se han superado?

Una herramienta como Sesame HR también facilita el seguimiento de la bolsa de horas.

El departamento de recursos humanos solo tiene que acceder a la ficha del trabajador para comprobar el saldo de horas. Y el propio empleado puede hacerlo abriendo la aplicación y verificando el total de horas trabajadas.

Precisamente el trabajo de Recursos Humanos es fundamental para una gestión eficiente de la bolsa de horas.

Deberá conocer las necesidades laborales de la empresa en cada momento, de modo que distribuya la fuerza laboral según las mismas. Lo hará ajustándose al contrato de cada empleado.

Cómo implementar la bolsa de horas: cuestiones clave

Ahora que ya conoces los pasos para implementar una bolsa de horas, solo tienes que ponerlos en práctica. Pero antes, te ofrecemos una serie de recomendaciones para implantar la bolsa de horas. Esos aspectos clave que debes tener claros para no cometer ningún error:

• Solo pueden distribuirse el 10% de horas de trabajo. Puede haber excepciones si así lo indica el convenio colectivo o pacto de empresa.
• La distribución de horas no puede superar las 9 horas de trabajo al día.
• Se respetarán los periodos de descanso diario, semanal, entre turnos, etc. Así, no se verá afectada la separación entre día laborables y no laborables
• No podemos aplicar la bolsa de horas a empleados con reducción de jornada por cuidado de un familiar o menor de 12 años

A todo esto añadiremos que deberíamos avisar al trabajador con al menos 5 días de antelación de cualquier cambio. Este plazo puede verse ampliado por el convenio colectivo o el acuerdo entre la empresa y su plantilla. En ningún caso podemos reducirlo por debajo de los 5 días.

¿Quieres saber más sobre los pasos para implementar una bolsa de horas o sobre esta herramienta? En el blog de Sesame HR, tu software de RRHH de referencia, encontrarás las claves para ello. ¡No te pierdas los contenidos relacionados!