Los 5 beneficios de utilizar una herramienta de control de gastos digital

12 de marzo, 2024

¿Aún te preguntas por qué utilizar una herramienta digital de control de gastos en tu empresa? Quizás sea el momento de pararte a pensar… ¿Cuántas hojas de cálculo interminables tienes?

Llevar un control de los gastos de tu empresa puede ser un auténtico dolor de cabeza. Además, los errores están a la orden del día.

Por suerte, las herramientas digitales de control de gastos te permitirán simplificar y automatizar todo el proceso. Te contamos los beneficios de estas herramientas. ¿Empezamos?

¿Por qué una empresa necesita una herramienta de control de gastos?

Las empresas como la tuya necesitan mantener un control exhaustivo de sus gastos para poder tomar decisiones estratégicas basadas en datos reales.

Sin un sistema de gestión de gastos, es imposible saber exactamente cuánto gasta la empresa en categorías como viajes, oficina o marketing.

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Falta de visibilidad

Sin una herramienta de control de gastos, es difícil tener una visión global de dónde se gasta el dinero en la empresa.

Esto puede provocar decisiones erróneas basadas en percepciones subjetivas en lugar de datos objetivos.

Pérdida de control

Si no se registran y categorizan los gastos de forma sistemática, es fácil perder el control del presupuesto. Algunos gastos pueden pasar desapercibidos y acumularse sin que la dirección lo note.

Una herramienta de control de gastos proporciona alertas automáticas si se supera un umbral de gasto predefinido.

Incumplimiento legal

En España, la ley obliga a las empresas a llevar una contabilidad organizada y actualizada. Sin un sistema de control de gastos, es difícil cumplir con estos requisitos legales y demostrar la trazabilidad de todos los pagos.

Una herramienta de gestión de gastos garantiza el cumplimiento de la normativa contable española. Además, es imprescindible para tomar decisiones estratégicas.

¿Cómo funcionan las herramientas de gestión de gastos?

Una herramienta de control de gastos digital te ayuda a gestionar de forma sencilla todos los gastos de tu empresa. Y te servirá para:

1. El registro de gastos. Estas herramientas permiten archivar y clasificar todos los gastos de la empresa.
2. La aprobación de gastos. Los responsables recibirán una notificación para revisarlos y aprobarlos de forma rápida.
3. La generación de informes de gastos. Permiten generar informes sobre tus gastos para analizar la situación financiera de tu empresa.
4. La integración con otros softwares de contabilidad. Esto te ahorra tiempo y minimiza el riesgo de errores al centralizar los datos.

Beneficios de utilizar una herramienta de control de gastos digital

Si optas por utilizar una herramienta de control de gastos digital, podrás disfrutar de sus múltiples ventajas:

1. Ahorro de tiempo y mayor productividad

Al automatizar procesos como la solicitud y aprobación de gastos, el registro de facturas o la conciliación bancaria, tus empleados ganarán horas cada mes que antes dedicaban a tareas administrativas repetitivas.

Podrán centrarse en trabajos de mayor valor añadido como el análisis de datos, lo que aumentará su productividad laboral y satisfacción.

2. Mayor visibilidad y control

Una herramienta de control de gastos te proporciona información centralizada y en tiempo real del estado de todas las solicitudes de gastos, facturas por pagar y movimientos bancarios.

Podrás saber al instante cuánto has gastado en qué, detectar desviaciones con respecto al presupuesto y tomar decisiones con datos actualizados.

3. Ahorro de costes

Al automatizar procesos, necesitarás menos recursos humanos dedicados a tareas administrativas. Lo que supondrá un ahorro en los costes de personal.

Además, al tener más control sobre tus gastos podrás negociar mejores condiciones con proveedores, detectar gastos innecesarios y evitar recargos por pagos fuera de plazo.

4. Cumplimiento normativo

Una herramienta de control de gastos te ayuda a cumplir con obligaciones legales a nivel contable. Además, podrás legalizar tareas como el registro de facturas o la conservación de justificantes.

Al centralizar la información, podrás generar informes precisos con un solo clic. Tus auditores también lo agradecerán.

5. Movilidad

Muchas herramientas de control de gastos ofrecen aplicaciones móviles que permiten a tus empleados registrar gastos, enviar solicitudes de aprobación o consultar extractos bancarios desde cualquier lugar.

La movilidad es imprescindible en entornos de trabajo flexibles y facilita que los procesos de control de gastos se integren en el día a día de tu organización.

En definitiva, implantar una solución de control de gastos reporta importantes beneficios a nivel de productividad, eficiencia económica y cumplimiento normativo. Si todavía no dispones de un sistema de este tipo, es el momento.

Qué debes de tener en cuenta a la hora de elegir la mejor herramienta de control de gastos digital

A la hora de escoger tu herramienta de control de gastos digital, son varios los factores que debes tener en cuenta.

De esta forma, te asegurarás de que cumple con tus requisitos y satisface tus necesidades.

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Gestión de la suscripción

A la hora de elegir una herramienta de control de gastos digital, debes considerar el precio de la suscripción y el modelo de facturación.

Algunas herramientas ofrecen planes mensuales o anuales, mientras que otras funcionan con un modelo de pago por uso. Es importante que analices cuál se ajusta mejor a tu presupuesto y necesidades.

También ten en cuenta si la herramienta ofrece un periodo de prueba gratuito para que puedas probarla antes de comprometerte a una suscripción de pago.

Facilidad de uso

Es crucial que la herramienta que elijas sea fácil de usar e implementar. De lo contrario, puedes perder mucho tiempo tratando de aprender a utilizarla y configurarla.

Busca una herramienta con una interfaz intuitiva y procesos automatizados que requieran poca o ninguna capacitación para comenzar.

También considera el tiempo estimado de implementación, ya que algunas herramientas pueden tardar semanas o meses en configurarse, mientras que otras están listas para usar casi de inmediato.

Funcionalidades y características

Las herramientas de control de gastos digitales ofrecen diversas funcionalidades. Determina qué características son esenciales para tu negocio y busca una herramienta que las incluya. Algunas de las funcionalidades más útiles son:

• Registro de recibos: permite escanear o cargar fotos de recibos físicos para almacenarlos digitalmente.
• Alertas y notificaciones: recibirás avisos cuando se presente una nueva solicitud.
• Aprobación de gastos: establece flujos de trabajo para revisar y aprobar gastos de empleados.
• Informes y análisis: genera informes detallados sobre gastos para obtener visibilidad y control.
• Integraciones: algunas herramientas se integran con software de contabilidad, nómina y otros sistemas empresariales.

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Sesame HR es un software de RRHH que también está especializado en la gestión de gastos y control presupuestario.

Está diseñado específicamente para ayudarte a administrar de forma eficiente tus gastos.

Con Sesame HR, podrás automatizar el flujo de trabajo de tus gastos. Los empleados pueden presentar fácilmente sus solicitudes de gastos a través de la plataforma, cargar comprobantes de pago e incluir detalles como el motivo del gasto.

A continuación, las solicitudes se envían automáticamente para su aprobación al responsable correspondiente según la estructura jerárquica de tu organización.

Sesame HR incluye potentes herramientas que te permiten obtener visibilidad en tiempo real sobre tus gastos. Toda esta información te ayudará a tomar mejores decisiones.

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