12 tips para controlar los gastos de una empresa

12 de marzo, 2024

¿Estás harto de que los gastos de tu empresa se te vayan de las manos? Necesitas saber cómo controlar los gastos de una empresa. Por suerte, existen algunos trucos sencillos que puedes implementar para controlar mejor tus finanzas.

En este artículo, te daremos 12 consejos prácticos para que puedas tener un mayor control sobre los gastos de tu empresa. ¡Sigue leyendo y aprenderás cómo gestionar tus gastos de forma inteligente!

¿Por qué es importante tener un sistema de control de gastos?

Un buen sistema de gestión de gastos te permite optimizar los recursos de tu empresa y maximizar las ganancias. Para ello, debe permitirte analizar dónde se destinan los fondos.

De esta forma, conocerás cuánto gastas y en qué para poder reducir los costes innecesarios.

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Haz un seguimiento de las notas de gasto y tickets de tus empleados. Centraliza la información y optimiza tus recursos con la aplicación de control de gastos de Sesame.

Detecta el fraude interno

Con un buen control de gastos es más fácil identificar transacciones fraudulentas o sospechosas antes de que se conviertan en un problema serio. Esto te ayuda a proteger los activos de la empresa.

Negocia mejores condiciones con proveedores

Si tienes datos concretos sobre tus gastos, estás en mejor posición para negociar precios más bajos o mejores condiciones de pago.

Tus proveedores verán que controlas bien tus finanzas y te tomarán más en serio.

Recupera el IVA

Un sistema de control de gastos eficiente garantiza que declaras el IVA correctamente en todas tus facturas para aprovechar las deducciones fiscales a las que tienes derecho. Esto supone un ahorro importante para cualquier negocio.

En definitiva, un buen sistema de control de gastos es fundamental para la salud financiera y el crecimiento de cualquier empresa. Te da el control, la visibilidad y las herramientas para optimizar tus recursos y maximizar las ganancias.

¿Qué ventajas te aportará tener un sistema de control de gastos?

Una adecuada gestión de gastos empresariales puede beneficiarte de muchas maneras. Podrás optimizar recursos y evitar despilfarros innecesarios:

1. Mejor organización financiera: un sistema de control de gastos te ayuda a organizar tus finanzas de manera efectiva, permitiéndote tener una visión clara de tus ingresos y gastos.
2. Identificación de patrones de gasto: al rastrear tus gastos, podrás identificar patrones de gasto y áreas en las que puedes reducir costes innecesarios.
3. Control de presupuesto: te ayuda a establecer y mantener un presupuesto realista.
4. Evitar deudas: al controlar tus gastos, puedes evitar caer en deudas innecesarias.
5. Toma de decisiones informada: con datos precisos sobre tus finanzas, estarás en una mejor posición para tomar decisiones financieras informadas y estratégicas.
6. Ahorro a largo plazo: al identificar áreas donde puedes reducir gastos, puedes destinar esos fondos al ahorro e inversión a largo plazo.

En definitiva, implantar un buen sistema de control de gastos en tu empresa puede reportarte importantes beneficios financieros y operativos. ¿A qué esperas para ponerlo en marcha?

Tips para tener controlados los gastos de una empresa

Llevar al día los gastos de tu empresa es una tarea que se complica a medida que aumenta el volumen de facturas que gestionar. Sin duda, es normal que no sepas cómo controlar los gastos de tu empresa.

Especialmente, si no las tienes centralizadas en un mismo formato y en un mismo espacio. ¿Quieres ponerle fin a todo este caos? Te dejamos los 12 tips imprescindibles para el control de gastos en tu empresa.

1. Crea una política de gastos

Es fundamental establecer una política de gastos clara sobre qué gastos son aceptables y cuáles no. Esto te permitirá controlar los costes evitando gastos innecesarios o excesivos.

Deberás especificar aspectos como:

• Límites de gasto por empleado.
• Requisitos para las facturas.
• Desglose del IVA.
• Plazos de entrega.

2. Define las categorías de gasto

Debes fijar un presupuesto máximo por categoría de gasto y por empleado. Divide tus gastos en categorías como, por ejemplo:

• Gastos de representación: 50€/empleado/mes
• Gastos de viaje: 0,30€/km

Además, especifica qué gastos precisan aprobación y quién está autorizado para aprobarlos. Por ejemplo:

• Gastos < 500€: Autorizados por el responsable de departamento.
• Gastos > 500€ < 3.000€: Autorizados por el director financiero.
• Gastos > 3.000€: Autorizados por el Consejo de Administración.

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3. Establece un presupuesto detallado

Un presupuesto detallado para cada departamento y área de tu empresa es fundamental para llevar un control efectivo de los gastos.

Debes asignar un presupuesto a cada centro de coste y área de responsabilidad, indicando los gastos permitidos.

Define tus prioridades

Determina cuáles son los gastos esenciales para el funcionamiento de cada área. Estos gastos fijos deben tener prioridad a la hora de asignar el presupuesto.

Estima los gastos variables

Calcula una previsión de gastos variables como dietas, desplazamientos o suministros en función de la actividad prevista para el periodo. Deja un margen para imprevistos.

Analiza los gastos de trimestres o años anteriores para hacer una previsión más precisa.

4. Controla el fraude interno

Es importante vigilar de cerca los gastos internos de la empresa y establecer medidas de control para evitar fraudes.

Realiza revisiones periódicas de los gastos de cada departamento. Busca patrones irregulares en las cantidades, los tipos de gastos o la frecuencia. Si detectas algo sospechoso, investiga inmediatamente.

Aprobación y facturas

Exige que los empleados obtengan aprobación para ciertos tipos de gastos, especialmente los de mayor cuantía.

Deja constancia de cada autorización para poder rastrearla posteriormente. Para ello, obliga siempre a entregar comprobantes, facturas y justificantes de todos los gastos.

5. Negocia con los proveedores

Negociar con los proveedores es clave para optimizar costes. Pide presupuestos a varios proveedores para comparar y busca aquellos que ofrezcan las mejores condiciones. Te recomendamos:

1. Establecer contratos anuales para fijar precios.
2. Pedir descuentos por volumen. Cuanto más compres, más poder de negociación tendrás.
3. Revisa periódicamente las condiciones y compáralas con la competencia.
4. Considera proveedores nuevos. Un buen servicio puede merecer la pena, incluso si el precio es superior.

6. Recupera todo el IVA

Como empresa, pagas IVA por muchos de tus gastos, desde servicios públicos hasta compras de suministros.

Revisa minuciosamente tus facturas y declara el IVA soportado de todas las compras que realices para tu actividad. No te dejes nada.

Además, aprovecha las ventajas de la facturación electrónica. Al digitalizar tus facturas, tendrás un registro inalterable de todas tus compras y del IVA pagado.

Finalmente, si tienes dudas sobre si algún gasto en concreto es deducible o sobre el tipo de IVA aplicable, consulta a tu asesor fiscal.

7. Integra el Business Intelligence

Integra herramientas de Business Intelligence (BI) en tu estrategia de control de gastos.

El BI te permite analizar grandes cantidades de datos financieros y operativos para detectar oportunidades de ahorro y obtener insights valiosos sobre tus gastos, como:

• Qué categorías de gastos han aumentado más rápido.
• Qué empleados o departamentos gastan más.
• Qué proveedores te ofrecen mejores precios.
• Qué políticas o procesos se están incumpliendo.

El BI te da una visión 360° de tus finanzas y te ayuda a optimizar tus decisiones de gastos.

8. Utiliza medios de pago inteligentes

Es importante que utilices medios de pago inteligentes que te ofrezcan visibilidad sobre tus transacciones.

Las tarjetas para gastos de empresa son una buena opción. Estas tarjetas vinculan tus gastos a una aplicación desde la que podrás ver todos los movimientos, organizarlos por categorías y establecer límites de gasto. Algunas incluso te permiten bloquear determinados tipos de compras.

De esta forma tendrás acceso inmediato a los extractos y podrás detectar posibles fraudes.

9. Gestiona correctamente las suscripciones

Las suscripciones a softwares, aplicaciones y otros servicios empresariales se han vuelto indispensables, pero si no se gestionan bien pueden suponer un gasto innecesario.

Es importante tener un control exhaustivo de todas las suscripciones activas para eliminar aquellas que ya no se usan. Algunos consejos para optimizar tus suscripciones:

• Revisa periódicamente todas las suscripciones activas y cancela aquellas que ya no utilizas.
• Renegocia los contratos cuando sea posible para conseguir mejores precios.
• Paga las facturas a tiempo para evitar recargos innecesarios.
• Compara alternativas en el mercado.
• Si no puedes cancelar un servicio, reduce al mínimo el plan contratado.

Optimizar la gestión de tus suscripciones y gastos recurrentes puede suponer un importante ahorro.

10. Automatiza el pago en nómina

Automatizar el proceso de pago de nóminas te ahorrará mucho tiempo y dinero. Al optar por un software de RRHH con programa de nóminas como Sesame HR, podrás generar las nóminas y realizar los envíos de nómina de forma automática.

Esto reducirá el riesgo de errores humanos y te evitará tener que realizar todos los pagos manualmente.

Además, los empleados tendrán acceso inmediato a sus nóminas digitales, lo que aumentará la transparencia.

11. Digitaliza las facturas

Digitalizar las facturas de tu empresa te permitirá tener un mejor control de los gastos y agilizar los procesos contables.

Al escanear las facturas en papel y convertirlas a formato digital, podrás almacenarlas de forma segura en la nube y acceder a ellas desde cualquier lugar.

Tener tus facturas en formato electrónico también te permitirá automatizar procesos como la conciliación bancaria, el pago a proveedores o la declaración de impuestos como el IVA.

12. Automatiza los procesos de gestión de gastos

Si quieres tener bajo control los gastos de tu empresa, automatizar los procesos de gestión de gastos es fundamental. Hoy en día existen softwares de gestión financiera que te permitirán automatizar tareas repetitivas y tediosas, ahorrando tiempo y dinero.

Al optar por un sistema de gestión de gastos, evitarás errores y duplicidades, tendrás toda la información centralizada en un solo lugar y podrás tomar mejores decisiones.

Además, si eliges una solución en la nube como Sesame HR, tus empleados podrán digitalizar y enviar gastos desde cualquier lugar mediante una app móvil.

De esta manera, automatizarás el proceso de aprobación y reembolso de gastos, ahorrando tiempo a tu equipo financiero. ¿A qué estás esperando para digitalizar la gestión de gastos de tu empresa?

Sesame HR, tu sistema de control de gastos

Sesame HR es un software de RRHH que te permite tener bajo control todos los gastos de tu empresa.

Con su módulo de control financiero, podrás automatizar tareas repetitivas para evitar errores humanos y simplificar tareas.

Además, te ayudará a optimizar procesos clave como:

• La gestión de facturas. Gracias a la digitalización de facturas y la automatización de flujos de aprobación podrás reducir el fraude interno y los errores humanos.
• El pago de nóminas. Recopila todas las incidencias en nómina en una misma plataforma y consulta a nuestros expertos para generarlas con un solo clic gracias a su ayuda.
• La gestión de medios de pago. Integrar medios de pago como tarjetas de empresa será mucho más fácil con la ayuda de Sesame HR.
• La integración de otros servicios. Nuestro software de RRHH te permitirá integrar los servicios financieros de nuestros partners en el sistema.

Creías que no sabías cómo controlar los gastos de tu empresa. Pero optimizar la gestión de tus gastos empresariales nunca había sido tan fácil.

Con Sesame HR tendrás las herramientas necesarias para controlar tu presupuesto, reducir costes y tomar las mejores decisiones.

Si quieres comprobarlo por ti mismo, no dudes en pedir una demo gratuita de nuestro software de RRHH. ¡Con Sesame HR, no te arrepentirás!