Cómo usar un programa para hacer cuadrantes de trabajo: comparativa y guía completa

18 de enero, 2024

¿Necesitas optimizar la gestión de turnos de tus empleados? Administrar horarios no es tarea fácil, ¡pero no te preocupes!

En este artículo, te mostraremos cómo un programa para hacer cuadrantes de trabajo puede facilitarte mucho la vida. ¡Sigue leyendo y optimiza la planificación de horarios en tu empresa!

¿Qué es un programa para hacer cuadrantes de trabajo?

Un programa para hacer cuadrantes de trabajo, también conocido como software de gestión de turnos, es una herramienta digital que te permite organizar los horarios laborales de tus empleados de forma eficiente.

Estos software te facilitan la tarea de asignar turnos, vacaciones y días libres a tus trabajadores, respetando la legislación vigente en España sobre jornadas laborales y descansos.

Además, la mayoría de estos programas cuentan con funcionalidades extra como la posibilidad de comunicarte con tus empleados, llevar un control del tiempo de trabajo o gestionar posibles cambios de turnos.

Planifica los turnos de tu equipo sin errores con Sesame HR

Optimiza la asignación de recursos, equilibra la carga de trabajo y garantiza una cobertura adecuada en todo momento para mantener la eficiencia operativa.

Flexibilidad y ahorro de tiempo

Uno de los principales beneficios de utilizar un software para hacer cuadrantes de trabajo es la flexibilidad que te ofrece. Podrás modificar turnos, cambiar días libres o vacaciones y comunicar cualquier novedad a tus empleados en cuestión de minutos. Esto se traduce en un considerable ahorro de tiempo para los departamentos de RRHH.

Además, la mayoría de estos programas están disponibles tanto en versión web como en aplicaciones móviles, por lo que podrás acceder a ellos en cualquier momento y lugar. Esto es muy útil para gestionar cualquier imprevisto de última hora.

Optimización de recursos

Otra de las ventajas de apostar por un programa para hacer cuadrantes de trabajo es que te ayuda a optimizar tus recursos humanos.

Estos software te permiten tener una visión global de la disponibilidad de tus empleados, lo que facilita la correcta asignación de turnos según las necesidades de cada puesto y las habilidades de cada trabajador.

De esta forma, puedes planificar turnos de la forma más eficiente posible, asignando a cada empleado las tareas que mejor se adapten a su perfil en cada momento. Esto repercute positivamente en la productividad de tu organización y en la motivación de tus trabajadores.

El software de Recursos Humanos 360 que revoluciona tu forma de trabajar

Encuentra tu programa para hacer cuadrantes de trabajo

Hay varias opciones de software en el mercado español para gestionar tus cuadrantes de trabajo. Para encontrar el que mejor se adapte a tus necesidades, te recomendamos evaluar los siguientes puntos:

Facilidad de uso

Busca una herramienta intuitiva, con una interfaz sencilla y amigable. Debe permitirte crear cuadrantes de trabajo rápidamente sin necesidad de una larga curva de aprendizaje.

Integración con tu sistema

Selecciona un programa que pueda integrarse fácilmente con tu software de RRHH actual. Así podrás importar y exportar datos como empleados, competencias y objetivos entre ambos sistemas.

Informes y análisis

Escoge una opción que te ofrezca informes de RRHH personalizables para analizar el rendimiento de tus empleados. Gráficos e indicadores te ayudarán a tomar mejores decisiones.

Precio

Compara los precios de las diferentes soluciones. Las opciones van desde gratuitas a pago, con modelos de licencias anuales o mensuales. Valora si necesitas funcionalidades avanzadas que justifiquen un mayor coste.

Soporte y actualizaciones

Selecciona un proveedor que ofrezca un buen servicio de atención al cliente, recursos formativos y actualizaciones periódicas del software. De este modo, podrás resolver dudas y contar con la última tecnología.

Como ves, existen múltiples alternativas para gestionar tus cuadrantes de trabajo de forma digital. Analiza en detalle las opciones disponibles y elige la que se adapte mejor a tus necesidades particulares. Con la herramienta adecuada, podrás optimizar este proceso estratégico de gestión de personas en tu organización.

Pasos para usar tu programa para hacer cuadrantes de trabajo

Una vez que hayas elegido tu programa para hacer cuadrantes de trabajo, es hora de aprender a sacarle el máximo partido. Sigue estos sencillos pasos:

1. Registra a tus empleados

Lo primero es añadir los datos de tus trabajadores al software. Debes incluir nombre, apellido, puesto, departamento, turno, tipo de contrato, días de vacaciones disponibles y cualquier otra información relevante. Esto permitirá al programa hacer sugerencias personalizadas para cada empleado.

2. Define tus turnos

Especifica los turnos que operan en tu negocio, como mañanas, tardes, noches, fin de semana, etc. También indica la duración de cada turno y los descansos correspondientes. El programa usará esta información para asignar a tus empleados de la manera más eficiente posible.

3. Establece tus reglas

Configura las reglas que deben seguir los cuadrantes de trabajo, por ejemplo:

• Número máximo de turnos seguidos.
• Descansos mínimos entre turnos.
• Rotación equitativa de turnos.
• Distribución justa de fines de semana.
• Cumplimiento de las horas máximas semanales por ley.

Estas normas garantizarán turnos equilibrados y descansos adecuados para tus trabajadores.

4. Genera y publica los cuadrantes

Una vez introducidos todos los datos, el programa analizará la información y propondrá cuadrantes de trabajo optimizados según tus criterios. Puedes realizar los ajustes que consideres oportunos y publicar los cuadrantes finales para que tus empleados los consulten.

5. Realiza un seguimiento

Los programas más avanzados permiten hacer un seguimiento del cumplimiento de los cuadrantes, registros de asistencia, vacaciones, bajas, etc. Este control te ayudará a gestionar de forma eficiente la planificación de turnos en tu negocio.

Usar un software para elaborar tus cuadrantes de trabajo te aportará claridad, ahorro de tiempo y maximizará la productividad de tu equipo. Sesame HR pone a tu disposición las herramientas más innovadoras para optimizar la gestión de tus recursos humanos.

Ventajas de los programas para hacer cuadrantes de trabajo

Los programas para hacer cuadrantes de trabajo ofrecen múltiples ventajas para tu departamento de RRHH. Te permiten automatizar y sistematizar este proceso, ahorrando tiempo que puedes dedicar a tareas de mayor valor añadido.

Ahorro de tiempo

Un programa para hacer cuadrantes de trabajo automatiza cálculos, asignaciones y generación de informes. Deja atrás las largas horas dedicadas a actualizar hojas de cálculo, enviar recordatorios a empleados y managers o revisar turnos. Con un par de clics tendrás todo organizado, pudiendo dedicar tu tiempo a tareas más estratégicas.

Mayor precisión

Los algoritmos de los software de RRHH minimizan el margen de error humano. Asignan turnos, vacaciones y permisos basándose en políticas preestablecidas, peticiones de empleados y necesidades del negocio. Esto se traduce en mayor equidad y satisfacción de tus empleados.

Mejor comunicación

Los programas para hacer cuadrantes de trabajo centralizan toda la información en un único sistema, al que tienen acceso managers y empleados.

Esto mejora la transparencia, reduce malentendidos y facilita que todos estén al día de cambios o nuevos turnos. Tus empleados podrán solicitar días libres o cambios de turno y ver el estado de su petición desde la app móvil o el portal web.

Análisis de datos

Los software de RRHH recopilan datos sobre asistencia, turnos, vacaciones y permisos que puedes analizar para mejorar la planificación.

Por ejemplo, puedes identificar picos de actividad para reforzar el número de empleados esos días, o detectar áreas con mayor rotación de personal. Esto te permite tomar decisiones data-driven que mejoren la eficiencia de tu departamento.

En definitiva, un programa para hacer cuadrantes de trabajo es una valiosa herramienta que maximiza el valor de tu departamento de RRHH. Te permitirá ganar tiempo, ser más preciso en tus procesos, mejorar la comunicación con empleados y disponer de insights clave para una mejor toma de decisiones.

Sesame HR, tu programa para hacer cuadrantes de trabajo

Y con una amplia oferta de programas para crear los cuadrantes de turnos como la que encontramos, ¿cuál cumple con todos estos requisitos?

Sesame HR es un software de gestión de turnos que cubre todos los aspectos a tener en cuenta cuando elegimos una herramienta de este tipo. Ofrece a RRHH la opción de crear tantos calendarios de turnos como necesite, asignarlos a cada departamento o por periodos de tiempo.

Es un software de turnos muy intuitivo y fácil de usar. Por ejemplo, se puede indicar el turno, el número de trabajadores que necesita para cubrirlo y empezar a asignar empleados hasta completarlo. Basta con arrastrar los trabajadores entre turnos, incluye notificaciones en tiempo real de los posibles cambios y permite decidir quién puede acceder y editar a la información de los turnos.

Teniendo en cuenta todas estas premisas, este software de RRHH es la mejor opción para hacer cuadrantes de trabajo y cubrir todos los turnos de tu empresa. ¿A qué esperas para probarlo? ¡Pide ya tu demostración!