Qué es un canal de denuncias y qué ventajas tiene en una empresa

27 de febrero, 2023

En el contexto empresarial actual, los empleados pueden alzar la voz si detectan alguna conducta que no es correcta. En las compañías debe existir un procedimiento para llevar a cabo este tipo de acciones. Por ello, en este artículo te explicaremos qué es un canal de denuncias. ¡Sigue leyendo!

Qué es un canal de denuncias

¿Qué es un canal de denuncias? Este tipo de herramientas permite a todos los trabajadores y personas que se encuentran dentro de la organización alertar sobre cualquier actitud sospechosa.

Es un procedimiento realmente importante, porque permite cortar de raíz todos los problemas que puedan ocurrir, y sobre todo generar confianza. Asimismo, es un mecanismo de protección contra el fraude, la corrupción o el acoso, entre otros.

Este tipo de canales surgieron en los Estados Unidos, sobre todo a raíz de la aprobación en 2022 de la denominada Ley Sarbanes-Oxley.

Este mecanismo legislativo exigía que todas las compañías tuvieran un canal de denuncias para empresas, y un procedimiento aprobado para poder monitorizarlas. Con la ausencia de la actual transformación digital, en esa época era mucho más común hacerlo por teléfono.

Sin embargo, con el paso de los años, han proliferado otros muchos canales digitales. Como el correo electrónico, o un formulario dentro de un sitio web. Además, se mantienen otros más tradicionales como la propia llamada telefónica o el cara a cara.

Ventajas e inconvenientes del canal de denuncias

Ahora ya sabes qué es un canal de denuncias. Quizás estés dudando si implementarlo, o no, en tu empresa para mejorar la comunicación interna.

Es por eso que te presentaremos las principales ventajas e inconvenientes del canal de denuncias en una empresa. Así, podrás valorar los pros y los contras por ti mismo. 

Ventajas del canal

A continuación se detallan algunas de las ventajas clave de implementar un buzón de denuncias efectivo en una empresa.

1. Fomenta la transparencia

El buzón de denuncias permite a los empleados y otras partes interesadas informar de forma segura y anónima sobre cualquier irregularidad, comportamiento indebido o violación de las políticas de la empresa. 

Esto fomenta la transparencia y la ética en la empresa, ya que los empleados y los clientes perciben que se toman medidas para evitar comportamientos inapropiados.

En última instancia, esto puede ayudar a mejorar la imagen y la reputación de la empresa.

2. Identifica y resuelve los problemas

El buzón de denuncias promueve una cultura de denuncia positiva en la empresa, en la que se anima a los empleados a informar de cualquier irregularidad sin temor a represalias. 

Esto permite a la empresa identificar y resolver rápidamente los problemas que podrían afectar la integridad de la empresa, reduciendo el riesgo de sanciones legales y daños a la reputación. 

Además, esto puede ayudar a fomentar la confianza de los empleados en la empresa, ya que sienten que la empresa se preocupa por su satisfacción laboral y está dispuesta a tomar medidas.

3. Protege a los informantes

El canal ofrece protección a los informantes, puesto que les permite informar de forma anónima y sin temor a represalias. 

Esto es importante, ya que muchos empleados pueden temer represalias o sentirse incómodos informando sobre comportamientos inapropiados o irregularidades. 

Al ofrecer la opción de denunciar de forma anónima, la empresa puede fomentar la denuncia y proteger a los informantes de posibles represalias.

Inconvenientes del canal

Es crucial que las empresas sepan qué es un canal de denuncias y conozcan sus contras para asegurarse de que estén preparadas para manejar los posibles desafíos y limitaciones. A continuación se describen algunas de las desventajas más comunes.

1. Puede haber denuncias falsas

Uno de los principales inconvenientes del canal de denuncias es que puede ser utilizado para realizar denuncias falsas o malintencionadas. 

Esto puede causar problemas y dificultades para la empresa, ya que puede distraer los recursos y la atención de la empresa de los problemas reales.

Además, las denuncias falsas pueden causar daños a la reputación de la empresa y a la moral de los empleados.

2. Puede ser costoso

Utilizar un canal de denuncias puede ser costoso, especialmente si se requiere de personal especializado para gestionar y evaluar las denuncias. 

Además, la empresa debe dedicar recursos a la formación de los empleados y la promoción de este canal. Si la empresa tiene recursos limitados, puede ser difícil justificar el coste del buzón.

3. Puede ser difícil evaluar y gestionar las denuncias

Evaluar y gestionar las denuncias puede ser un proceso difícil y complejo, especialmente si la denuncia involucra a varios departamentos o es difícil de verificar. 

Además, la empresa debe asegurarse de que todas las denuncias se gestionen de manera justa y efectiva. Lo que puede ser un desafío si la empresa no tiene un sistema de gestión adecuado en su lugar.

Al final, es importante que las empresas consideren cuidadosamente los pros y los contras de implementar un buzón de denuncias y desarrollen un plan sólido para gestionar las denuncias de manera efectiva.

Qué es un canal de denuncias: procedimiento a seguir

No solo necesitas saber qué es un canal de denuncias, también debes conocer su procedimiento. Este es el protocolo que la empresa aplica para llevar a cabo este tipo de acciones.

Actualmente, la normativa europea y española establece la obligatoriedad de contar con este canal para todas aquellas compañías que tengan más de 50 trabajadores.

Los pasos más importantes que no deben faltarte en la gestión del canal de denuncias son los siguientes:

1. Presentación de la denuncia

Es el primer paso de cualquier procedimiento de este tipo. A través del canal designado por la empresa, el empleado formalizará la denuncia. Es crucial que se admita la posibilidad de denunciar de manera anónima.

En cualquier recurso de este tipo ha de incluirse los hechos denunciados y su autor, la fecha en la que se produce esta denuncia, así como la posibilidad de identificar a los testigos.

2. Admisión de la denuncia

Una vez llega la denuncia, tu empresa contará con un plazo máximo de siete días para emitir un acuse de recibo al denunciante.

En caso de que fuera necesario, también deben comunicarse los posibles defectos que se hayan observado en la denuncia.

3. Apertura de un expediente

El siguiente paso es admitir a trámite la denuncia. En el caso de que la empresa lo haga, tu equipo contará con tres meses para investigar, con la posibilidad de prorrogarlo por otros tres.

4. Resolución del expediente

Una vez finalizadas las acciones pertinentes, la denuncia se archivará o bien se tomarán las medidas disciplinarias necesarias. Será necesario comunicarlo a las autoridades pertinentes, antes de finalizar el proceso.

Toda la información deberá almacenarse de acuerdo con el artículo 24 de la Ley de Protección de Datos.

Como conclusión, saber qué es un canal de denuncias es fundamental para mantener un buen clima laboral y de confianza dentro de tu compañía.

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