Qué es y cómo funciona el control de gastos: las claves para entenderlo

8 de marzo, 2024

Mes a mes, se acumulan los gastos de tu empresa. Hasta el punto de no poder revisar quién ha pagado qué. Si aún no sabes qué es el control de gastos para empresas, te explicamos como implementar este proceso.

En este artículo, exploraremos en detalle para qué te servirá un buen control de gastos. Y te explicaremos como puedes ayudarte de herramientas como Sesame HR para hacer todo el proceso más llevadero. ¡Empecemos!

¿Qué es el control de gastos?

El control de gastos es un proceso mediante el cual una empresa monitorea, gestiona y optimiza sus gastos operativos. Todo ello, con la ayuda de informes de gastos.

Implica registrar, analizar y supervisar todas las transacciones financieras relacionadas con las actividades comerciales de la organización.

Esto incluye desde los gastos más evidentes, como suministros de oficina, hasta los costes menos evidentes, como los gastos de merchandising.

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¿Para qué sirve el control de gastos?

Un control de gastos bien gestionado sirve para varios propósitos clave dentro de una empresa:

1. Optimización de recursos: permite identificar áreas donde se pueden reducir costes innecesarios y asignar recursos de manera más eficiente.
2. Toma de decisiones informadas: proporciona información financiera precisa para tomar decisiones sobre inversiones, recortes de gastos y estrategias de crecimiento.
3. Prevención de fraudes y errores: al mantener un seguimiento detallado de las transacciones, podrás detectar posibles fraudes o errores contables.
4. Cumplimiento regulatorio: ayuda a garantizar que la empresa cumpla con las regulaciones financieras y fiscales aplicables, evitando posibles sanciones legales.
5. Mejora de la rentabilidad: al controlar y reducir los gastos, tu empresa puede aumentar su rentabilidad y fortalecer su posición en el mercado.

¿Cuál es el objetivo de tener un buen control de gastos?

Un buen control de gastos tiene como objetivo principal mejorar la salud financiera y la competitividad de una empresa. Para lograr este objetivo, se deben tener en cuenta varios aspectos importantes:

Reducción de costes innecesarios

Identificar y eliminar costes innecesarios es esencial para mejorar la rentabilidad de una empresa. Esto puede implicar:

• Renegociar contratos con proveedores.
• Buscar alternativas más económicas.
• Eliminar gastos que no aporten valor significativo al negocio.

Optimización de procesos

El control de gastos también implica evaluar y mejorar los procesos internos relacionados con la gestión financiera.

Esto puede incluir la implementación de sistemas automatizados para agilizar la entrada de datos, como el de Sesame HR.

También es posible la estandarización de procedimientos para garantizar la coherencia en los informes financieros y la capacitación del personal en prácticas de gestión de gastos eficientes.

Además, existe la opción de unificar los pagos en una misma plataforma con las tarjetas virtuales online.

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Establecimiento de presupuestos realistas

Un aspecto clave del control de gastos es establecer y cumplir con presupuestos realistas para cada área de la empresa.

Esto ayuda a evitar gastos excesivos y proporciona un marco claro para la toma de decisiones financieras.

Monitoreo constante

El control de gastos no es un proceso estático. Requiere un monitoreo constante y una adaptación continua a medida que cambian las circunstancias internas y externas de la empresa.

Esto puede implicar realizar revisiones periódicas de los presupuestos por departamento y analizar tendencias de gastos a lo largo del tiempo. Además de ajustar las estrategias según sea necesario.

Fomento de una cultura de responsabilidad financiera

Finalmente, un buen control de gastos ayuda a fomentar una cultura de responsabilidad financiera en toda la organización.

Cuando los empleados comprenden la importancia de gestionar eficientemente los recursos financieros de la empresa, hay menos posibilidades de que cometan fraude con los gastos personales.

Al comprender qué es el control de gastos y para qué sirve, las empresas pueden implementar estrategias efectivas para gestionar sus recursos financieros de manera responsable.

Beneficios de digitalizar el control de gastos

La digitalización del control de gastos ofrece una serie de ventajas significativas para tu empresa, que van desde la eficiencia operativa hasta la mejora de la precisión en la gestión financiera. A continuación, se detallan los principales beneficios:

Mayor precisión y transparencia

El registro automatizado de transacciones es posible gracias a la digitalización del control de gastos.

Por ejemplo, el uso de tarjetas permite capturar automáticamente datos de gastos. Reduciendo el riesgo de errores humanos y garantizando la precisión de los registros financieros.

Si optas por un gestor documental para que tus empleados puedan subir sus facturas, tendrás una visibilidad en tiempo real de los gastos en curso.

Mejora de la eficiencia administrativa

La creación de workflows para la automatización de procesos permite una mayor coordinación con tu equipo.

Además, los sistemas digitales pueden automatizar tareas repetitivas como la creación de informes o la aprobación de gastos, liberando tiempo para actividades más estratégicas.

Además, se reduce el papel y el espacio de almacenamiento al eliminar la necesidad de documentos físicos. La mejor ayuda para reducir los costes asociados con el almacenamiento y la gestión de archivos en papel.

Control de costos y cumplimiento

Las herramientas analíticas integradas permiten identificar patrones y tendencias en los gastos, lo que ayuda a ajustar presupuestos y mejorar la planificación financiera.

Es más, los sistemas digitales pueden ayudar a garantizar el cumplimiento de la política de gastos de la empresa y otras regulaciones externas.

Facilita la gestión de gastos remotos

Las soluciones digitales suelen estar disponibles a través de aplicaciones móviles, lo que permite a los empleados gestionar sus gastos desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Por otra parte, la capacidad de capturar recibos digitalmente facilita la presentación de informes de gastos y agiliza el proceso de gestión para los empleados que trabajan de forma remota.

El rol de Sesame HR en la gestión de gastos de una empresa

Sesame HR te ofrece soluciones innovadoras, diseñadas específicamente para abordar las complejidades de la gestión de gastos a gran escala y desde varias localizaciones.

Sin duda, Sesame HR puede desempeñar un papel fundamental en la gestión de gastos de empresas con un gran volumen de gastos:

1. Escalabilidad y personalización: Sesame HR ofrece soluciones escalables y altamente personalizables que se adaptan a las complejas estructuras organizativas.
2. Integración con sistemas empresariales: Sesame HR se integra fácilmente con otros sistemas de nóminas y gastos, permitiendo una transferencia de datos fluida y una visión integral de la gestión financiera.
3. Análisis avanzado: con potentes herramientas analíticas, Sesame HR proporciona una visión profunda de sus gastos, permitiendo la identificación de áreas de mejora, la optimización de presupuestos y la toma de decisiones basadas en datos.
4. Soporte dedicado: Sesame HR ofrece un equipo de expertos dedicados a brindar soporte técnico y asistencia personalizada.

Al elegir un software de control de gastos como Sesame HR, puedes confiar en una solución integral y orientada al cliente.

Podrás gestionar tus gastos de manera eficiente, mitigar riesgos y crear oportunidades de ahorro significativas en todas las áreas de la organización. ¿Quieres conocer mejor nuestro software de RRHH? ¡Sigue leyendo en nuestra sección de recursos!