Manual básico para elegir un software de gestión de gastos

Pasos para elegir un programa de gestión de gastos

Uno de los cimientos para que un negocio tenga éxito es crear un flujo y una gestión de gastos eficiente. Emplear un programa de gestión de gastos implica automatizar ciertas tareas que pueden resultar repetitivas. El control de gastos puede llevarse a cabo de la mano de un programa o una app para gestionar los gastos, o de una plantilla de Excel, pero apostar por la primera solución siempre puede conllevar más beneficios que la segunda opción.

¿Por qué tu empresa debe contar con un servicio de gestión de gastos?

¿Realmente necesita tu negocio un software de gestión de gastos? Una adecuada estrategia y una solución práctica puede evitar almacenar tickets y facturas por un tiempo legal para justificar la declaración de impuestos. Estos son algunos de los beneficios de implantar un software de gestión de gastos, presta especial atención:

  • El uso de un programa de control de gastos facilita la tarea de gestionar, clasificar y guardar todos los elementos que giran entorno a este tipo de papeleo como los tickets y las facturas que se generan cada mes.
  • Con el uso de este tipo de soluciones puedes evitar la pérdida de documentos al estar todo en formato digital.
  • Otra de las ventajas es que puedes mantener un registro diario de todos los gastos. Es una forma de facilitar la gestión de un gran volumen de información y se categoriza para su posterior búsqueda.
  • Por otro lado, cualquiera de tu equipo puede consultar los gastos en cualquier momento y desde cualquier lugar, dado que este tipo de software puede consultarse con sólo tener un móvil o un ordenador a mano.
  • Una de las cuestiones más interesantes de implantar un software de estas características es que reduces las posibilidades de fraude y apuestas por un sistema más transparente cuidando la imagen de la empresa e identificando las anomalías en los tickets de los empleados.
  • Reduce los costes de gestión y proporciona un sistema básico para llevar la contabilidad de la empresa y controlar todos los tipos de gastos.
  • Favorece la comunicación entre los responsables del departamento, los empleados y el departamento de contabilidad.

Cómo escoger un software de gestión de gastos

Si una plantilla de Excel para controlar los gastos de la empresa se te queda corta, puedes contar con una herramienta especializada en gestión de gastos. Pero ¿qué debes pedirle a un software de gestión de gastos? Lo primordial es que tengas en cuenta que las opciones que ofrece el mercado actualmente están pensados para ganar eficiencia y evitar la pérdida de tiempo, además de los siguientes aspectos:

  1. Escoge un programa de control de gastos que muestra un seguimiento correcto de los gastos y simplifique esta tarea.
  2. Apuesta por una solución que de respuesta a las necesidades de la empresa de carácter contable.
  3. Según el tamaño de la empresa puedes escoger una opción u otra.
  4. ¿Permite la automatización de las aprobaciones o denegaciones de los gastos?
  5. Revisa los gastos y cómo puedes almacenar dicha información.
  6. Cuenta con un software que permita diferentes tipos de permisos para la gestión y que los diferentes perfiles profesionales puedan subir, enviar, cumplimentar o aprobar los gastos.
  7. ¿Genera informes y gráficos para facilitar la toma de decisiones?
  8. Cumple con todos los aspectos de la legalidad vigente respecto al control de gastos.
  9. Analiza y elige un software que posea una interfaz intuitiva.
  10. Piensa en la seguridad y en las soluciones que proporciona una app de pago de gestión de gastos frente a una opción gratuita.
  11. Otro aspecto esencial a tener en cuenta es si posee atención al público o soporte para que el periodo de adaptación y de comprensión de la herramienta sea más sencillo.

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