Cómo implementar un software de gestión de gastos en tu empresa

30 de junio, 2023

El control de gastos es uno de los procesos más tediosos para tu balance económico. Por eso, es importante conocer cómo implementar un software de gestión de gastos empresariales

La gestión de gastos en empresas genera una gran cantidad de papeles y personas involucradas, por lo que puede tratarse de una compleja tarea burocrática. En este escenario, un programa o aplicación puede servir como solución. Además, te ayudará a reducir las incidencias en nóminas.

¿No sabes cómo automatizar este tipo de tareas? En este artículo te contamos qué es un software de gestión de gastos y cómo emplearlo. ¡Toma nota!

Qué es un software de gestión de gastos

Seguramente te estarás preguntando: ¿qué es un software de gestión de gastos?

Cuando se habla de un programa de gestión de gastos empresariales, se hace referencia a una plataforma centralizada a la que los empleados pueden subir y presentar sus gastos. De esta forma, los gerentes pueden revisarlos, aprobarlos o contabilizarlos fácilmente.

Igualmente, puede utilizarse en los negocios para cumplir con ciertas políticas y regulaciones tanto internas como externas relacionadas con los gastos de una empresa.

¿Por qué es importante la gestión de gastos en una empresa?

Toda organización necesita de un correcto registro de gastos para comprobar la rentabilidad de sus finanzas. Dentro de los más comunes dentro de las compañías están:

• Tickets de compras.
• Recibos.
• Comprobantes.
• Facturas de dietas y viajes.

Estos son solo algunos de los desembolsos necesarios a los que toda organización debe enfrentarse. Sin embargo, existen ciertos pagos que pueden ser difíciles de integrar en el sistema de control de costes. Por ello, conseguir una correcta gestión de los gastos empresariales puede ser complicado.

Cómo se realiza una buena gestión de gastos empresariales

La estrategia adecuada puede mejorar de forma eficiente la gestión de los gastos empresariales. Por ello, además de contar con una aplicación de Recursos Humanos eficiente, como el de Sesame HR, es necesario establecer un método de verificación eficaz.

Los pasos a seguir para una buena gestión de gastos empresariales son los siguientes.

Desglosa los gastos de tu empresa

Para una correcta gestión de los gastos en tu empresa, lo primero es conocer en qué se gasta el dinero al detalle. Una vez se conocen se tienen que clasificar y agrupar por clases.

Es aconsejable poner especial interés en la política de gastos de viaje y todo lo que incluye, como alojamiento, transporte y comida. Estos desembolsos deben contener la cantidad y la fecha en la que se llevaron a cabo.

Define una política de gestión de gastos empresariales eficaz

Una vez se conocen los desembolsos, nuestra compañía debe indicar cuáles cubrirá y cuáles no, creando una política de gestión eficaz. Del mismo modo, se debe establecer qué documentación será necesaria para justificar cada uno.

Escoge un sistema de gestión de gastos de calidad

Algunas entidades utilizan plantillas de Excel para la gestión de gastos de la empresa. No obstante, si esta se queda corta, se puede emplear un programa diseñado para ello. Para escoger el adecuado hay que tener en cuenta estos aspectos:

• El software debe mostrar un seguimiento correcto de desembolsos y simplificar la tarea.
• Apostar por una solución que dé respuesta a las necesidades contables de la compañía.
• La elección de un programa u otro dependerá del tamaño de la entidad.
• Escoger una herramienta que automatice las aprobaciones o denegaciones de los mismos.
• Es aconsejable que deje revisar los desembolsos y almacenar toda la información.
• Es interesante que cuente diferentes tipos de permisos para la gestión, pudiendo crear varios perfiles en función de si se quiere aprobar, evitar o enviar gastos.
• Buscar una aplicación que genere informes de RRHH y gráficos para facilitar la toma de decisiones.
• Esta debe cumplir con todos los aspectos de legalidad vigente respecto al control de gastos.
• La interfaz tiene que ser intuitiva y sencilla de utilizar.
• Ha de ser segura y dar una buena protección frente a posibles ataques de seguridad.

Controla la gestión de los gastos mensuales

La entidad tiene que comprobar los pagos mensuales, como las cuotas a la Seguridad Social, alquileres, pagos a proveedores o salarios de equipo. Estos deben organizarse para optimizar el flujo de caja.

Agiliza la comprobación de gastos

Con las aplicaciones de gestión de gastos empresariales, se puede agilizar la aprobación, simplemente realizando una foto a la factura o comprobante y subiéndose a la aplicación.

De igual manera, se puede conocer la información sobre ellos en tiempo real, ayudando a la toma de decisiones.

Centraliza los gastos en una tarjeta de empresa

Con ella, se podrá pagar cualquier cosa relacionada con el desarrollo del trabajo y saldrá cada movimiento, facilitando el control y evitando que ningún empleado deba adelantar su dinero.

Ventajas del software de gestión de gastos

Gracias a la digitalización, existen múltiples formas de llevar a cabo una gestión de gastos en la empresa eficaz. En la actualidad, pueden usarse diversos programas tanto de contabilidad como de facturación.

Algunos de los beneficios de emplear estas aplicaciones para la gestión de gastos empresariales son los siguientes:

• Gestiona, clasifica y guarda los papeles relacionados como por ejemplo los tickets o facturas, reduciendo el espacio necesario para almacenarlos.
• Permiten guardar de forma segura todos los documentos en formato digital para evitar su pérdida gracias a la función de gestor documental.
• Mantienen un registro diario de todos los desembolsos, ayudando la gestión de un gran volumen de información, categorizándolo y organizándolo.
• Asimismo, cualquier miembro del equipo puede consultarlos en cualquier momento y lugar, ya que se pueden usar en el móvil o un ordenador.
• Reduce la posibilidad de fraude, apostando por un sistema más transparente e identificando las anomalías que puedan darse en los tickets.
• Disminuye los costes derivados de la gestión, mejorando la contabilidad de la entidad.
• Favorece la comunicación interna tanto entre departamentos de la compañía como entre los empleados.

¿Interesante verdad? Ahora ya sabes qué es la gestión de gastos empresariales y cómo implantarla en tu compañía de forma efectiva y sencilla. Para más información acerca de este y otros temas relacionados con nuestro software de RRHH puedes visitar nuestro blog.