Conoce todo sobre el gestor de tareas

15 de junio, 2022

La necesidad de hacer lo correcto de una manera rápida y eficiente, no depende sólo de la inteligencia, sino de tener un buen orden y control. Un gestor de tareas nos ayudará a cumplir cada uno de nuestros objetivos, de esta manera, nos permitirá tener una correcta administración de nuestro tiempo. En definitiva, podremos ser más productivos por medio de un ciclo de trabajo controlado.

¿Qué es un gestor de tareas?

Un gestor de tareas, en resumidas cuentas, es un software que te permite tener un mejor control de las actividades realizadas en una compañía. No obstante, existen varios softwares en el mercado y cada uno posee características diferentes. Con todo y eso, todo gestor de tareas debe permitirte saber cuánto tiempo le dedicas a una actividad y determinar qué tan rentable es dicha actividad. Sobre todo, poder asignar una tarea específica a una persona o empleado determinado de manera remota.

Es necesario e indispensable que estos programas se encuentren en varios dispositivos como ordenadores, smartphone Android o iOS, entre otros. De esta manera, administrar el tiempo y gestionar las actividades se vuelve mucho más fácil y rápido. Por otro lado, esto facilita el acceso para todos los empleados de la compañía.

Para el área de recursos humanos o para aquellas personas encargadas de la planificación de los proyectos, es importante saber qué es un gestor de tareas y cómo puede optimizar en gran medida sus labores. Como ya lo mencionamos al principio de este post, se trata de una herramienta innovadora.

¿Para qué sirve un gestor de tareas?

Es un instrumento muy relevante en cuanto a software de productividad se refiere, aunque también lo podemos adquirir como un único programa de gestión de tareas. Habitualmente, un gestor de tareas se trata de una aplicación online multiplataforma. En otras palabras, sincroniza los datos del programa para que lo utilices indistintamente en el ordenador o desde una app en tu smartphone.

Esto nos permite decir que se acabaron las tablas confusas de Excel o las notas alrededor de una mesa o en el calendario de tu escritorio. Un gestor de tareas es mucho más sencillo de utilizar, de entender y también mucho más visual.

Actualmente podemos encontrar en el mercado un sinfín de herramientas encargadas de gestionar las tareas empresariales. Cabe destacar que su precio dependerá directamente de las funcionalidades business que necesitemos incluir.

Gracias a saber qué es un gestor de tareas y cómo usarlo, nos podremos enfocar en sacar hacia adelante los trabajos de una forma efectiva y productiva. Esto, sin tener que preocuparnos qué acción importante debes realizar en este momento con prioridad, a qué hora está pautada la reunión de equipo o cuándo es la próxima fecha de entrega. Dicho gestor tiene toda esta información debidamente registrada dentro de las listas de actividades o tareas.

¿Cuáles son sus funciones principales?

• Dividir el trabajo en listas de tareas y subtareas con fechas límites.
• Planificar la ejecución de dichas tareas en el calendario según sean las prioridades y los plazos.
• Diferencia por etiquetas o colores el tipo de tarea y su relevancia: muy importante, urgente, ejecución, pendiente, etcétera.
• Coordina tareas que se repitan de manera automática en días específicos. Por ejemplo, todos los días martes llamar a un proveedor determinado, todos los 24 de cada mes preparar facturas, etcétera.
• Ordenar la visualización de tareas de la manera más cómoda posible. En lista de prioridades, por fechas, por proyectos o en calendario.
• Observar el progreso de tus proyectos al finalizar cada tarea u objetivo.
• Añadir archivos o comentarios de cada tarea para tener toda la información que requieres siempre a la mano.
• Delegar tareas específicas a otros empleados para poder centrarte en tus prioridades.
• Comparte el listado de tareas y objetivos entre miembros de un mismo equipo para que todos puedan visualizar el avance y los plazos.
• Observar la evolución de un proyecto y la productividad que se está logrando obtener en equipo o de cada empleado. Esto, en función de las tareas finalizadas y su seguimiento.
• Recibe notificaciones cuando cualquiera de los responsables culmine sus tareas, cambien los plazos, añadan comentarios, entre otros.

Beneficios de un gestor de tareas

• Evita una carga de trabajo excesiva. Podrás evitar cargas excesivas de trabajo o superposiciones de eventos, compensar las tareas de cada día y la de cada miembro del equipo de trabajo.
• Prioriza fácilmente las tareas de cada día de la semana para así focalizar tu atención en las tareas más relevantes. De esta manera, podrás cumplir con los plazos del proyecto o los establecidos con el cliente. Un gestor de tareas te permite multiplicar en gran medida la eficacia y la concentración que puedas obtener.
• Fomenta e impulsa el trabajo colaborativo y disminuye los cuellos de botella en tu empresa. Esto lo lograrás al reunir en un mismo programa toda la información y los datos que se necesitan de cada actividad o proyecto, compartir ideas, agregar comentarios y realizar un seguimiento general de las actividades y sus plazos establecidos.
• Optimiza la productividad individual y de grupos. Esto, gracias a que el gestor de tareas te permite tener una clara visualización de tareas y proyectos. También reduce las dudas en cuanto a los plazos, la solicitud de documentos y la falta de concentración. Un gestor de tareas focaliza a cada empleado dentro de su tarea diaria.
• Ve qué es lo que hacen tus trabajadores en tiempo real. Un gestor de tareas te permite visualizar los proyectos o las tareas que están desarrollando tus empleados en tiempo real, sin importar en dónde se encuentren ni a qué hora lo estés revisando. Sin duda, la mejor herramienta para el trabajo remoto.