Qué es un plan de comunicación interna en una empresa

canales de comunicación interna

Nunca nos cansaremos de repetir que incluir una buena comunicación interna en la empresa es el primer paso hacia el éxito. Sin ella, cualquier negocio está abocado al fracaso. Es un requisito fundamental para utilizar todo el potencial de la organización, y la mejor forma de potenciarla es contar con un plan de comunicación interna. ¿La comunicación interna puede ser eficiente sin un plan? Quizá lo pueda ser, pero si no está regulada tiene todas las papeletas para acabar mal. No podemos olvidar que se trata de un pilar básico para que la organización funciona.

¿Qué es el plan de comunicación interna?

Cuando nos referimos al plan de comunicación interna, hablamos del documento que recoge todos los elementos necesarios para una comunicación interna eficiente y eficaz. Es el documento que rige cómo debe ser la comunicación interna de la organización. En él, aparecen recopilados y especificados los diferentes objetivos de comunicación interna, que deben alcanzarse en un plazo determinado. Junto a los objetivos, se definen los diferentes programas y canales de comunicación interna con los que contará la empresa.

Dentro de los diferentes programas de comunicación se indica quién es el responsable de su ejecución, el objetivo del mismo y a quién se dirige. También deben definirse los mensajes clave, canales disponibles, medios de evaluación y el seguimiento. Dicho plan debería contar también con un calendario de acciones comunicativas que ayude a mejorar la situación. Partiendo de la situación actual, la empresa debe activar las medidas necesarias para potenciar la comunicación a nivel interno.

Para poder implantar con éxito cualquier plan de comunicación interna, antes es necesario conocer el punto de partida. Para ello, es imprescindible hacer un análisis de la situación actual. Los pros y contras de la comunicación interna, los canales utilizados, la dirección en que se produce, etc. son aspectos que condicionarán las futuras acciones comunicativas. También hay que tener en cuenta el uso que hacen los trabajadores de esos canales de comunicación interna. Si ya tenemos las herramientas pero no se utilizan bien habrá que corregir la situación.

¿Para qué sirve un plan de comunicación interna?

El simple hecho de contar con una herramienta como esta debería ayudar a una comunicación más fluida en la organización. Una de sus grandes fortalezas es tiene un carácter multidireccional. Así, se pueden regular desde la comunicación entre pares a la comunicación de los trabajadores de la base con las altas esferas de la empresa. Para conocer mejor sus ventajas, vamos a ver para qué sirve un plan de comunicación interna:

  • Mejora el ambiente de trabajo: una comunicación fluida potencia las relaciones interpersonales entre los trabajadores. El espíritu colaborativo será mayor, mejorando el clima laboral.
  • Se reducen los rumores: cuando la organización transmite una información veraz de modo claro y rápido, los rumores no tienen lugar. Esto genera cierta seguridad, y contribuye a mejorar el ambiente de trabajo.
  • Sentimiento de pertenencia: los trabajadores se sientes estimulados y reconocidos, se identifican con la empresa. Esto hará que se esfuercen todavía más, reduciendo la tasa de rotación de trabajadores y favoreciendo la integración de incorporaciones.
  • Más productividad: como consecuencia directa de esa mayor implicación, la productividad subirá. Será más fácil alcanzar los objetivos marcados.
  • Minimiza las consecuencias de una crisis: la plantilla estará capacitada para reportar fallos y hacer frente a las crisis. Si la comunicación fluye en este momento crítico, se podrán controlar sus efectos.

Canales de comunicación interna

Por suerte, el abanico de canales de comunicación interna es cada vez mayor. Esto no significa que debamos incluirlos todos en nuestro plan, pues estará condicionado por las características de la empresa y sus necesidades. No es lo mismo una gran empresa con cientos de trabajadores y varias delegaciones que una pyme con 10 empleados. Cuestiones como el uso del chat interno se deben regular en la estrategia comunicativa. Es una herramienta de lo más útil, pero pero debe utilizarse bien. También es importante saber respetar el derecho a la desconexión de los trabajadores.

Correos electrónicos de empresa, videollamadas o reuniones son otros canales de comunicación interna habituales cuyo uso debe regularse en el plan. Si no existe, también es interesante potenciar el portal del empleado. Se trata de un espacio único donde cada trabajador tenga acceso documentos como las nóminas para su descarga, a la gestión de vacaciones y días libres, etc. Otro canal que no podemos olvidar es el buzón de sugerencias. Se presenta como el mejor canal de comunicación vertical ascendente, permite a los trabajadores lanzar sus propuestas a la dirección.

Gestión de la comunicación interna con Sesame HR

Hay muchas formas de gestionar el plan de comunicación interna. Una de ellas es aprovechar las diferentes funciones del software de recursos humanos de Sesame HR para potenciar la comunicación dentro de la empresa. Por ejemplo, a través del chat interno o la emisión de comunicados. Los sistemas de alertas y notificaciones optimizados permiten a los responsables de la organización y a los propios trabajadores estar informados de cualquier cambio que se pueda producir.

A la hora de implantar el plan de comunicación interna, debe adaptarse al máximo a la empresa. No nos sirve copiar el plan de otras organizaciones, pues como hemos dicho cada una es un mundo. Tenemos unas necesidades informativas y comunicaciones específicas que cubrir, y el plan debe responder a esas necesidades. La figura del responsable de comunicación interna, que participe tanto en la creación como difusión y seguimiento del plan, es un plus a la hora de cumplir con los objetivos y directrices establecidos.

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