Cómo realizar informes de RRHH paso a paso desde el departamento de RRHH

31 de julio, 2023

Realizar informes de RRHH es una de las tareas del área de Recursos Humanos más importantes para una empresa, ya que permite conocer en qué situación se encuentra nuestra organización.

Para elaborarlos, este departamento debe saber cómo hacer informes de RRHH acordes y qué tipos de documentos se puede elaborar de forma sencilla. Por eso, desde Sesame HR queremos ayudarte en este proceso. ¿Quieres saber cómo proceder con los informes de RRHH? ¡Toma nota de todo lo que se explica a continuación!

Cómo hacer informes de RRHH

Cuando se redactan estos documentos pueden surgir muchas dudas. Para despejarlas, a continuación te contamos cómo hacer informes de RRHH en tan solo 6 pasos principales y muy sencillos.

Determina los objetivos del informe

Antes de comenzar a realizar informes de RRHH debemos plantearnos cuál es la finalidad de dicho documento. De esta manera, podremos seleccionar la información adecuada de las fuentes más precisas.

Para obtener resultados de calidad y llegar a las conclusiones adecuadas, hay que plantear bajo qué contextos se redactará el documento. Algunas preguntas a las que se debe responder antes de comenzar a elaborarlo son:

• ¿Para qué se realiza?
• ¿Qué problemas existen y en base a qué evidencias observadas?
• Tipo de informe y público objetivo del mismo.
• Decidir si se realizará una vez o será periódico.

Si se responden a estas preguntas, se puede tener más claro el contexto y objetivo del mismo, reduciendo el tiempo necesario para realizar el informe de RRHH y mejorando las conclusiones.

Selecciona el tipo de informe de RRHH

El contenido del informe marcará las conclusiones que se obtengan. Antes de comenzar a realizar el informe de RRHH. Así, los análisis y resultados obtenidos, pueden ayudar a encontrar las soluciones más efectivas.

Para ello se deben definir:

• Tipo de informe de RRHH necesario.
• Cómo hacer los informes de RRHH y qué se va a analizar.
• Por qué se realiza ese tipo de informe.

Selecciona los KPIs a incluir

Una vez se saben los objetivos y el tipo de documento a confeccionar, se deben considerar las métricas que se van a emplear. Es un punto clave a tener en cuenta al realizar informes de RRHH, ya que permite conseguir datos certeros sobre diferentes puntos de un área.

Es interesante conocer las posibles métricas disponibles, algunas generales y otras más específicas. Aquí te dejamos algunos ejemplos de las más importantes para llevar a cabo estos documentos:

• Personal que está activo en nuestra empresa.
• Tasa de rotación.
• Nivel educativo.
• Coste laboral por persona y del reclutamiento.
• Número de horas trabajadas.
• Tasa de absentismo laboral.
• Coste de formación.
• Tasa de aceptación o declinación de empleos.

Estos son solo algunos ejemplos, ya que existen múltiples KPIs disponibles. Solo tienes que escoger los que te interesan y empezar a redactar tu informe de RRHH.

Redacta según la estructura recomendada

Si bien no existe una estructura que toda compañía debe usar, se pueden seguir ciertos parámetros para escribirlos. En caso de temáticas más específicas, la estructura será más simple y podrá contener las siguientes partes:

• Introducción al problema.
• Detalles del proceso y del contexto.
• Una pequeña discusión del problema.
• Conclusiones y medidas a tomar (en caso de que sea necesario).

En el supuesto que el problema sea mayor, se deberá extender esta composición a la hora de realizar informes de RRHH:

• Resumen ejecutivo.
• Índice o tabla de contenidos.
• Listado con las partes introducidas.
• Introducción al problema.
• Proceso y contexto en el que se redacta.
• Hallazgos y discusión en torno a ellos.
• Recomendaciones a tener en cuenta.
• Apéndices con anexos de información.
• Conclusiones.

Muestra las tendencias y elabora un plan de acción

Una vez se conocen las evidencias y hallazgos encontrados, es necesario buscar cuáles son las tendencias reveladas. De igual manera se advierten problemas futuros y se buscan oportunidades para mejorar en cada uno de los departamentos.

Al realizar informes de RRHH se impulsa el desarrollo de las personas de la empresa, gracias al conocimiento de ciertos patrones.

Emplea herramientas y plantillas de informes para RRHH

Hoy en día, se pueden encontrar múltiples programas para el control y análisis de datos, con los que trabajar de forma sencilla e intuitiva. Entre ellos están aquellos de gestión del personal como el de Sesame HR.

Lo más recomendable es buscar aquella que sea fácil de usar para realizar informes de RRHH y que sea muy visual, permitiendo automatizar este proceso.

Tipos de informes de RRHH

A la hora de decidir cómo hacer el informe de RRHH se debe plantear cuál es el objetivo y qué datos se quieren descubrir. Para eso es interesante conocer qué tipos de informes existen y pueden valer.

• Informe de nómina de cada empleado.
• De asistencia y puntualidad.
• De absentismo laboral y ausencias: incluyen las justificadas e injustificadas.
• Evaluación del desempeño: para medir el rendimiento.
• Informe de rotación de personal.
• De clima laboral.
• Informe de reclutamiento: para conocer el tiempo invertido en la selección.
• De coste de selección.
• De cumplimiento normativo.
• Informe de seguridad y salud laboral.
• De igualdad de oportunidades.

Estos son solo algunos informes de RRHH que elabora el departamento. No obstante, existen muchos más.

Ventajas de crear informes de RRHH

Si te estás preguntando las razones por las que deberías llevar a cabo estos documentos, es interesante conocer los beneficios de los mismos. Entre los beneficios de realizar informes de RRHH se encuentran los siguientes:

• Permite optimizar la gestión de personal, ya que brindan información sobre diferentes indicadores. Así se conoce la evolución del equipo.
• Ayudan a saber en qué situación está la empresa a través de métricas esenciales para ello. El análisis temporal de la información facilita la detección de nuevas tendencias.
• Facilita la detección de problemas y áreas problemáticas en la compañía, gracias a los datos que aportan la realización de informes de Recursos Humanos.

Ahora que ya conoces cómo hacer un informe de RRHH solo queda llevarlo a cabo paso a paso. Con ellos, el departamento podrá conocer más sobre la empresa.

¿Quieres saber más al respecto? No dudes en visitar el blog de Sesame HR, donde disponemos de gran cantidad de guías y artículos para ayudarte a realizar tus informes de RRHH. Somos tus referentes en software de RRHH, ¡y mucho más!