La reserva de salas en la oficina, un problema con solución

10 de diciembre, 2021

Gestionar y administrar los espacios en la oficina de manera correcta se ha convertido en una prioridad. Las compañías cada vez más necesitan optimizar la calidad y el nivel de ocupación de las oficinas, sistematizar los puestos de trabajo y proteger la salud de los trabajadores mediante los nuevos protocolos de seguridad. En este sentido, la reserva de salas se ha convertido en un bien necesario para evitar una multitud de inconvenientes.

Actualmente podemos encontrar múltiples softwares que nos permiten reservar espacios dentro de las empresas. Sesame, es uno de estos programas o softwares que destacan entre el resto. Esto, debido a sus grandes funcionalidades y su diseño intuitivo de fácil uso. Tan solo tienes que probarlo que te des cuenta de que se trata de un software que te permite dejar atrás todos los problemas que surgían al no tener las salas reservadas previo a una convocatoria.

Problemas que debemos atravesar sin una reserva de salas

Sin una reserva previa ni una buena gestión del espacio, pueden existir distintos inconvenientes a la hora de iniciar una reunión. El problema más significativo que podemos atravesar es la inexistencia de planificación. Con esto hacemos referencia a las veces que planificas una reunión en una sala de juntas específica, y cuando llega la fecha pactada, te das cuenta que la sala está siendo ocupada por otro grupo de trabajo.

Por otro lado, la ya mencionada falta de planificación puede verse reflejada de igual manera en el cronograma de las juntas corporativas. ¿Cómo podrás elaborar invitaciones para una reunión en específico sin contar con un lugar pre asignado? Ahora bien, si ya cuentas con una reserva, puedes, sin ningún problema, elaborar tus invitaciones, especificando la hora y el lugar donde se realizará dicha reunión.

También puede suceder que, por salir del paso, utilices la primera sala que encuentres disponible. Pero cuando llega el día y la hora de la convocatoria, te das cuenta que este espacio no cuenta con los instrumentos o herramientas necesarias para llevar a cabo la reunión. Debido a esto, es necesaria la implementación de un sistema de reserva de salas. Mediante su uso, esta aplicación resolverá los problemas causados por la reserva de espacios de oficina.

Mejora los espacios en tu oficina siguiendo estos pasos

Excelente equilibrio

Optimizar los espacios en cualquier área requiere de equilibrio, principalmente. Para conseguir esto presta atención a los siguientes consejos:

• Determina qué tipo de ruidos podrían distraer al usuario. Por mencionar algunos ejemplos: el televisor, la música, maquinaria de oficina, entre otros.
• No se recomienda que todo esté en absoluto silencio. Puede existir un tono musical de fondo que ayude a reducir algunos ruidos molestos o que haga del lugar algo más acogedor.
• Determina las zonas donde los usuarios podrían distraerse un poco o desarrollar vida social. Puedes implementar una cafetería, una terraza o un lobby de descanso.

Privacidad/Productividad

Múltiples compañías implementan el uso de los antiguos cubículos. Sin embargo, este diseño está pensado para brindarle privacidad al empleado, pero no siempre cumple eficientemente su objetivo. Esto se debe a que los usuarios podrían sentirse incómodos, como si estuvieran encerrados en una caja y eso afectaría su grado de productividad.

Lo más aconsejable para optimizar tu oficina es contar con espacios más intuitivos. Esto quiere decir que debes ambientar los espacios existentes con instrumentos útiles, como pizarras con marcadores o espacios paralelos en los que los trabajadores puedan llevar sus portátiles y descansar lejos de su escritorio.

Una interacción correcta

La interacción funciona como un buen mecanismo. No solo para que los empleados desarrollen resultados creativos en la empresa, sino también permite que ellos mismos sientan que forman parte de un proyecto mucho más grande.

Conseguir una mejor interacción es una forma de mejorar los espacios en la oficina. Puedes alcanzarlo con tan solo colocar una máquina de café en la oficina para que los usuarios pasen tiempo en esa área, entablen conversaciones y creen compañerismo entre ellos.

Reserva de salas en la oficina, totalmente necesario

¿Para qué necesitas un sistema de reserva de salas? Yendo directo al grano: para que no pases por los problemas que mencionamos al principio de este artículo. Gestionar y administrar las distintas salas en una organización te permitirá tener un mayor control sobre dichos espacios. De esta manera, no existirá ningún problema al momento de realizar la reunión.

Gracias a la reserva de espacios en la empresa, podrás organizar todas las pautas para tus salas de reuniones. De esta forma conseguirás un cronograma bien definido, sin la preocupación de que tu convocatoria choque con alguna otra reunión planeada por otro grupo.

Con una buena planificación ya elaborada, tendrás la oportunidad de elaborar tus invitaciones. En estas, podrás detallar el día, la hora y la sala donde se llevará a cabo la reunión en cuestión. También podrás estudiar las herramientas que te ofrezca cada sala de reuniones. Todo esto lo podrás hacer y conseguir mediante la implementación de un buen sistema de reserva de salas como el del software de recursos humanos de Sesame, por ejemplo.