Claves para realizar una reunión kick off

30 de septiembre, 2022

Uno de los momentos decisivos para el lanzamiento de cualquier proyecto es una reunión kick off. Si este encuentro es un éxito, habremos dado el primer paso en el camino hacia el éxito. Por eso, es fundamental conocer las claves para que el kick off meeting ser un éxito.

¿Qué son reuniones kick off?

Si no sabes de lo que estamos hablando, se trata de la reunión de arranque. El “kick off” es el saque inicial de un partido de fútbol. Las reuniones kick off son aquellas en las que presentamos el proyecto y explicamos las expectativas. También el papel que desempeñará cada profesional.

El principal objetivo de las reuniones kick off es resolver dudas y validar los detalles del proyecto. De este modo, nos permiten asegurarnos de que todo el mundo comienza en el mismo punto. Pero la reunión con colaboradores no es el único tipo de reuniones kick off que existen:

• Reuniones kick off internas: son las que se producen al inicio del proyecto. Sirven para dar la bienvenida en el onboarding y alinear al equipo, que puede hacer sus preguntas antes de comenzarlo.
• Reuniones kick off con clientes: si el proyecto es para un cliente, permite fijar expectativas. Sirve para presentarle al equipo, alinearnos con el cliente, acabar de detallar cómo será la colaboración entre ambas partes, etc.
• Reuniones kick off con patrocinadores: si el proyecto tiene un patrocinador ejecutivo, se puede realizar esta reunión. Sirve para presentar el propósito y objetivos del mismo, así como sus efectos en los objetivos y resultados de la organización.

Los kick off meeting también sirven para establecer la hoja de ruta en las primeras semanas o meses del proyecto. Marcan una agenda, así que no es algo que podamos dejar al azar. Antes de la reunión kick off, habrá que completar un trabajo previo para garantizar el éxito.

Obtener toda la información necesaria

Como hemos dicho, el primer objetivo de las reuniones kick off es que todo el mundo sepa de qué va el proyecto y cuál es su papel. Si vamos a explicarles en qué consiste y a asignar tareas, no hace falta decir que debemos tener toda la información. De lo contrario, no cumpliremos este objetivo inicial.

Por “toda la información” entendemos previsión de resultados, timings, estado de los diferentes elementos, análisis de la competencia… Habrá que contextualizar antes de empezar a asignar tareas y explicar el cronograma previsto para el proyecto. Cualquier información puede ser decisiva, por muy pequeña que te parezca al principio.

Cuándo, dónde, quién: elige el lugar y momento adecuados

Se trata de tres elementos fundamentales para el éxito de las reuniones kick off. Evitaremos que coincida con el cierre de otros proyectos. Así, nos aseguramos de que todos los colaboradores involucrados pueden venir. Y no solo eso, tienen el tiempo y las fuerzas adecuadas para atender.

El lugar también es importante. Podemos hacer reuniones kickk off presenciales o virtuales. La primera opción siempre es preferible, pues implica una mayor cercanía. Sin embargo, los kick off meeting virtuales nos ayudan a superar barreras geográficas. Pueden desarrollarse en las instalaciones de la empresa, pero también fuera.

Finalmente, hay que hablar de quién participa en las reuniones kick off. No podemos invitar a media empresa, procura convocar a la gente en función a lo que pueda ofrecer. Así, nos será más fácil asignar las tareas y nadie se sentirá excluido de la reunión. Cada asistente debe tener su papel.

Prepara la estrategia

En las reuniones kick off presentaremos la estrategia a seguir en el proyecto. En el momento de celebrarla, tendremos la hoja de ruta definida. Es el momento de presentarla a los colaboradores que tomarán parte activa en el proyecto. No solo presentaremos los objetivos, también la forma en que mediremos el éxito.

Del mismo modo que presentaremos los objetivos, también seleccionaremos a los responsables. Es algo que tiene que venir de antemano, no podemos esperar a la reunión para asignar roles. Si hemos hecho los deberes, nos resultará más fácil asignar tareas y establecer los flujos o canales de comunicación interna entre ellos y con nosotros.

Reuniones kick off dinámicas y efectivas

Antes de celebrar un kick off meeting, tenemos que preparar la agenda. El objetivo es que la reunión no se haga eterna, que sea algo breve, eficaz y motivador. Por eso, habrá que definir el orden de la reunión y controlar los tiempos. Ya en la reunión, procura que ningún tema se alaegue en exceso.

No solo dirigirás la reunión, también deberás conducir los temas. Por eso, antes de la reunión hay que hacer una pequeña escaleta con ellos. Qué se discutirá, qué tareas se asignarán… Y asegúrate de que todos los temas se acaban tratando. No podemos dejarnos nada en el tintero.

A la hora de acabar las reuniones kick off, es importante hacer un breve resumen con los temas que se han tratado. También es interesante abrir un turno de preguntas. Aunque los presentes hayan podido plantear cuestiones durante la reunión, es el momento de acabar de resolver dudas.

Seguimiento de las reuniones kick off

Por sus características y objetivos, las reuniones kick off no se repetirán. Sin embargo, hay que hacer un seguimiento de estos encuentros. Por ejemplo, establecer un calendario de reuniones de seguimiento del proyecto. En ellas, nos aseguramos de que se cumple lo expuesto en este kick off meeting.

A la hora de llevar a cabo el seguimiento de reuniones, soluciones como Sesame HR juegan un papel clave. Tanto en reuniones one to one o reuniones kick off como a la hora de planificar tareas, nos permite hacer un seguimiento eficaz. Así, nos aseguramos de no perder nada y recuperamos los contenidos en cualquier momento.

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