Reuniones one to one y sus beneficios en la empresa

27 de abril, 2022

Dentro de las empresas, es muy común pactar y realizar reuniones colectivas. Sin embargo, de cara a optimizar y alcanzar metas más altas, es relevante plantear un calendario de reuniones personales donde cada trabajador transmita sus preocupaciones. Además de las reuniones convencionales, las empresas deberían programar las reuniones one to one dentro de sus calendarios. Esto, con el objetivo de alcanzar un mejor funcionamiento y capacidad de producción. Gracias a estos encuentros, los empleados pueden exponer sus problemas y metas trazadas a cada superior en cuestión.

¿Qué son las reuniones one to one y cuándo es recomendable plantearlas?

Dentro de las reuniones one to one, lo que se busca es generar un espacio a través de un encuentro breve, en donde el directivo y el trabajador puedan entablar un diálogo sin algún tipo de presión externa. En ella, el responsable tendrá la oportunidad de conocer las prioridades y las metas del trabajador a quien entreviste. Por otro lado, también podrá exponer las metas de la compañía a corto, mediano o largo plazo.

En este tipo de reuniones, podremos conseguir información muy valiosa, la cual nos permitirá adelantarnos a los posibles problemas de la compañía. Así, podremos ir resolviendo lentamente los primeros inconvenientes antes de que estos mismos tomen ventaja y generen un problema mayor en la empresa.

Para asegurarnos de mantener un equipo productivo y motivado, lo aconsejable sería configurar las agendas para lograr realizar una reunión one to one, por lo menos, una vez a la semana. La principal ventaja es que, al establecer lapsos de tiempo pequeños entre cada reunión, estamos al día en todo momento. Por ende, con programa una cita cada 15 minutos debería ser suficiente. Así, lo normal es que el tiempo total dedicado a estas reuniones en específico no supere a las 2 horas por mes.

¿Cómo realizar este tipo de reuniones?

• Un punto importante: la preparación. Aunque las reuniones one to one deben ser muy informales, es conveniente tomar algunos minutos previos para diseñar la estructura de la reunión. De esta manera, estaremos seguros de tratar los temas con mayor importancia. También debemos reservar un margen a la improvisación, debido a que no sabemos qué temas puedan surgir a través de la conversación.
• Enfócate en la transparencia. Una vez que el trabajador presenta las dificultades a las que se enfrenta durante el trabajo, debes ser totalmente sincero y permitir que se exprese de forma libre. Sólo así podrás comprenderlo de mejor manera. Crear un ambiente cómodo y seguro, donde se pueda hablar sin tapujos, es la fórmula correcta para conseguir información valiosa.
• Pasa a la acción. En la reunión one to one, puede que salgan algunos temas difíciles de tratar en los cuales debas intervenir para solucionar ciertas dificultades. Por ende, antes de finalizar la conversación debes especificar bien los pasos que deberá dar el empleado.
• No pospongas ninguna reunión one to one. Una vez fijes la fecha y la hora es importante que no caigas en la tentación de cancelarla para abordar otro tipo de asuntos. Debes ver siempre al trabajador como el activo principal de la empresa. Por tanto, conocer sus preocupaciones debe ser una tarea prioritaria dentro de nuestra lista de quehaceres.

Beneficios de las reuniones one to one para la empresa

Para lograr entender las ventajas que pueden ofrecer a una empresa este tipo de reuniones ‘uno a uno’, debemos partir de la premisa de que, el éxito de una compañía depende de la capacidad que tenga la misma para comunicarse con sus trabajadores. De esta forma, una empresa en donde las reuniones one to one están integradas en el día a día, puede tener un equipo altamente productivo.

Este tipo de reuniones están diseñadas para introducir distintos niveles de empatía en el lugar de trabajo. Así, intentamos colocarnos en el puesto de los subordinados para lograr entender su día a día y las posibles dificultades que pueden surgir en el tiempo. A pesar de que las grandes compañías están cada vez más implementando esta dinámica, en las pymes apenas las llegamos a ver. Por tanto, muchas veces se producen grandes problemas de convivencia entre los empleados; mayormente debido al desconocimiento de los posibles inconvenientes.

Por ello, todas las empresas, sin importar el sector al que se enfocar o su envergadura, deberían adoptar las reuniones one to one como parte esencial de la actividad. Bajo este sentido, todo empresario debe considerar el hecho de implementar el uso de un software que le permita gestionar este tipo de reuniones. Por ejemplo, el software de recursos humanos de Sesame, puede ayudarte a planificar tu horario empresarial y a coordinar las reuniones con tus empleados. Es, en resumen, un programa que te ayudará a gestionar tus procesos de recursos humanos y a tener un ahorro significativo de tiempo.