Pasos para gestionar el seguimiento de los proyectos de tu empresa

21 de noviembre, 2023

Nada frustra más que los proyectos que se alargan indefinidamente y presupuestos que se desbocan. No te preocupes, hay una solución. Con unos sencillos pasos puedes implementar un sistema de seguimiento de proyectos efectivo. 

En este artículo, te mostraremos cómo poner en marcha un proceso sólido de seguimiento de proyectos en tu empresa, aprovechando las ventajas de un gestor de tareas como Sesame HR. ¡Léenos para saber más!

¿Qué es el seguimiento de proyectos?

El seguimiento de proyectos consiste en supervisar de cerca el progreso de tus proyectos empresariales para asegurarte de que se cumplan los objetivos. Esto implica verificar que las tareas se completen a tiempo, que se respeten los presupuestos y que la calidad sea la adecuada.

Para ello, utiliza un software de gestión de proyectos donde puedas optimizar la planificación del proceso. Con un buen seguimiento, podrás detectar desviaciones y aplicar medidas correctivas a tiempo. Tus proyectos se ejecutarán de manera eficiente, rentable y con la calidad esperada.

¿Para qué sirve el seguimiento de proyectos?

El seguimiento de proyectos te permite asegurarte de que se cumplan los objetivos. De hecho, al hacer un seguimiento continuo de cada proyecto, podrás:

• Optimizas los recursos. Puedes reasignar recursos cuando sea necesario para mantenerlos encaminados.
• Recopilas datos valiosos. Obtienes información sobre qué funciona, qué no funciona y por qué.
• Tomas mejores decisiones. Con datos actualizados puedes evaluar el progreso y realizar ajustes para garantizar el éxito.
• Evalúas el desempeño. Puedes medir la productividad laboral de los empleados y ver quién necesita más apoyo.

En resumen, el seguimiento de proyectos es fundamental para administrar proyectos de manera efectiva.

Pasos para implantar el seguimiento de proyectos

Para poder gestionar de forma efectiva el seguimiento de los proyectos de tu empresa, es importante seguir algunos pasos clave.

Y recuerda, con el apoyo de las herramientas adecuadas, podrás maximizar resultados y minimizar sorpresas.

1. Decide el canal de comunicación

Para gestionar correctamente el seguimiento de los proyectos de tu empresa, es fundamental decidir el canal de comunicación que utilizarás con tus empleados. Existen varias opciones.

Puedes programar reuniones periódicas con el equipo a cargo del proyecto. Esto te permitirá conocer de primera mano los avances, dificultades y poder brindar retroalimentación personalizada. Por otro lado, un software de gestión de tareas te permitirá asignar y dar seguimiento a las tareas de cada integrante del equipo.

La comunicación informal, como correos electrónicos, mensajes y llamadas, es útil para resolver dudas puntuales. Pero no debería ser el canal principal para el seguimiento de tus proyectos.

Elegir el método de comunicación adecuado, o combinar varios, te ayudará a realizar un seguimiento eficiente de tus proyectos.

2. Define los objetivos y métricas del proyecto

Para gestionar correctamente el seguimiento de tus proyectos empresariales, es importante definir objetivos claros.

Además, establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) te permitirá medir el progreso de tus proyectos. Por ejemplo, puedes fijar plazos y costes. También define hitos que sirvan como puntos de control a lo largo del proyecto. Al alcanzar cada hito, evalúa el progreso para detectar cualquier desvío respecto al plan.

Revisa periódicamente estos KPI para asegurarte de que el proyecto avanza según lo planeado. De no ser así, haz los ajustes necesarios.

3. Divide el proyecto por tareas

Una vez que hayas definido las metas y objetivos del proyecto, es hora de dividirlo en tareas manejables. Esto hará que el seguimiento sea más fácil y efectivo.

Asigna un responsable para cada tarea, indicando fechas de inicio y finalización. Establece reuniones semanales o quincenales con los involucrados para verificar que todo marche según lo planeado.

Usa una herramienta de gestión de proyectos donde puedas ver el cronograma de proyectos, los responsables y el avance de cada tarea. Esto te permitirá tener una visión global del proyecto e identificar posibles retrasos con anticipación.

4. Asigna una fecha de cierre

Asignar una fecha límite de finalización a cada proyecto es fundamental para mantenerlos encarrilados. Establece plazos realistas para cada fase del proyecto y revisa periódicamente el progreso para asegurarte de que todo sigue su curso.

Debes fijar fechas concretas para:

• Completar las tareas individuales.
• Finalizar cada etapa.
• Entregar los productos finales.

Es mejor dividir los proyectos en pequeñas fases manejables en lugar de enfocarte en la fecha de finalización total. De esta manera, podrás ir resolviendo problemas a medida que surjan y realizar ajustes si es necesario. 

Asegúrate de comunicar claramente las fechas clave a todos los involucrados. Esto permitirá que tu equipo se organice de la mejor manera y minimizará confusiones o retrasos innecesarios.

5. Implementa el seguimiento de proyectos

Utiliza un gestor de tareas como el de Sesame HR para asignar responsabilidades específicas a tus empleados y poner en marcha el proyecto.

Mantén una comunicación interna fluida con el equipo de trabajo. Asegúrate de que todos sepan cuál es el estado actual del proyecto y las prioridades o cambios que surjan. Y recuerda, resuelve dudas y proporciona retroalimentación constante para mantenerlos motivados.

Esto les permitirá conocer el progreso, los logros y las áreas de oportunidad. Tu apoyo es fundamental para resolver cualquier obstáculo.

Implementando un buen sistema de seguimiento de proyectos, podrás conducir tus proyectos al éxito y cumplir con los objetivos propuestos. 

6. Genera informes de proyectos

Es clave generar informes periódicos sobre el avance de tus proyectos empresariales. De esta forma podrás hacer un seguimiento detallado de cada uno de ellos y tomar decisiones informadas.

Para ello, puedes crear diferentes tipos de informes con distintas frecuencias:

1. Informes mensuales.
2. Informes trimestrales.
3. Informes finales.

En cada uno de ellos, valora la consecución de los objetivos y las métricas iniciales, así como de los plazos establecidos.

Con informes periódicos y oportunos podrás llevar la gestión de tus proyectos a un nuevo nivel. Además, gracias a soluciones como el software de RRHH de Sesame HR podrás automatizar y agilizar este proceso, reduciendo esfuerzos y minimizando errores.

¿Qué herramientas hay para la calendarización de proyectos?

Para llevar un seguimiento efectivo de tus proyectos, necesitarás utilizar algunas herramientas de calendarización. Existen varias opciones, tanto gratuitas como de pago, que te permitirán monitorear el progreso de tus proyectos.

Algunas de las herramientas más populares son:

• Calendarios de proyecto: permiten visualizar las fechas clave, hitos y actividades específicas del proyecto en un formato de calendario.
• Tableros Kanban: herramientas visuales que permiten organizar y gestionar tareas a través de columnas que representan diferentes etapas del flujo de trabajo. 
• Diagramas de Gantt: representaciones gráficas de las actividades del proyecto a lo largo del tiempo. Permiten visualizar la duración de las tareas, las dependencias entre ellas y los hitos del proyecto. 
• Informes de RRHH: útiles para la gestión de proyectos en términos de la asignación de recursos humanos y el tiempo empleado por tarea.
• Software de RRHH: herramientas de software específicas para la gestión de recursos humanos pueden integrarse en la calendarización de proyectos para la asignación de tareas, el seguimiento del tiempo y la evaluación del rendimiento.

Elegir la herramienta adecuada para calendarizar tus proyectos es clave para maximizar la productividad y el éxito. Analiza las necesidades de tu equipo y presupuesto para determinar cuál es la mejor opción en tu caso.

Sesame HR, tu software de seguimiento de proyectos

Para poder gestionar de forma efectiva los proyectos de tu empresa, es necesario implementar un sistema de seguimiento.

Sesame HR es una herramienta de seguimiento de proyectos que te permitirá administrar eficientemente todos los proyectos de tu organización. Podrás crear flujos de trabajo personalizados, asignar tareas a los miembros del equipo y establecer notificaciones.

También tendrás acceso a informes detallados sobre el progreso y el rendimiento de cada proyecto. De esta forma, ya no tendrás que preocuparte por olvidar ningún detalle. 

Además, al centralizar toda la información de los proyectos en una única plataforma, garantizarás la colaboración y transparencia de tu equipo.

Si quieres saber más sobre gestión de equipos con la ayuda de Sesame HR, sigue leyendo en nuestra web. Tienes acceso a artículos, guías y mucho más. No lo dudes, ¡somos tu software de RRHH de confianza!