Sistema Workflow en las empresas: ¿qué es y cómo aprovecharlo?

25 de octubre, 2022

El sistema de Workflow permite la automatización ordenada de las actividades realizadas en los procesos de trabajo en las empresas.

A través de este método, el modelo productivo de tu compañía gana en competitividad. Y nada mejor que un gestor de tareas para implementarlo.

Resulta un sistema flexible y fácil de integrar según la especialidad de tu empresa. Todo para crear o modificar reglas y regularizaciones durante el proceso de trabajo.

Veamos cómo puede ayudar el sistema Workflow y BPM a tu empresa.

Qué es el Workflow

El sistema de Workflow se traduciría al español como “flujo de trabajo”. Y es un sistema informático de colaboración y gestión que automatiza un proceso de negocio.

Se basa en la secuenciación de cada tarea o actividad en las diversas etapas de desarrollo. Trabajando de forma lógica y dentro de un orden. (Zorrilla Castro, Unai. 2007. Modelando procesos de negocio con Workflow Foundation. Krasis Press).

Consiste en presentar una cadena de tareas de trabajo, que ocurren en una secuencia automática (cada eslabón).

Y que a su vez esta cadena se puede enlazar con otra de funciones comunes, similares o complementarias, para así generar un Workflow completo. 

Si el orden de eslabones no se sigue de manera ordenada, el flujo de trabajo se romperá. Es decir, el trabajo no se ejecutará bien y no se alcanzará el objetivo.

El término Workflow dentro del sector informático alude a la forma de definir las reglas y procesos de actividad en las empresas.

Con este sistema se procesan de manera óptima los sistemas de control, el sistema para la gestión de equipos y todo el flujo de trabajo. Consiguiendo a la vez una mejor integración de las personas, ordenadores y ejecución de los proyectos.

Objetivos de un sistema de Workflow

Los principales objetivos en los “flujos de trabajo” se enmarcan en poder reducir el tiempo de cada operación.

También en ejercer un mayor control de la ejecución de las tareas para poder alcanzar los resultados fijados de productividad.

Este sistema ha sido creado para establecer un control de las normas o reglas dentro de las empresas. Y medir la ejecución de los distintos procesos. Además, permite: 

• Facilitar la movilidad de los empleados.
• Independizar y personalizar el flujo de trabajo de cada empleado.
• Automatizar todos los procesos y organizar los sistemas de información.
• Agilizar los procesos de intercambios de datos e información.
• Mejorar la eficacia de servicio y atención al cliente. 
• Establecer los mecanismos de control, seguimiento y actividad en cada proceso. 
• Soportar procesos de reingeniería en las organizaciones.
• Mejorar todo proceso de gestión y permitir mayor eficiencia en la toma de decisiones de la empresa.

Especificaciones de un sistema de Workflow

Las especificaciones que un sistema de Workflow presenta quedan reflejadas de forma dinámica en cada proceso de negocio. Está constituido por patrones de alto nivel que generan el control básico.

No obstante, permite bifurcación y sincronización. E involucran múltiples instancias basadas en el estado general y para posibles cambios estructurales o de cancelación. 

Aplicaciones prácticas

Así, nos encontramos con estas aplicaciones prácticas para la gestión de procesos.

1. Perspectiva de datos

Para describir los datos e información comunes y que fluyen entre las diferentes actividades. Por ejemplo, documentos, material u objetos.

E incluso, a nivel interno, ofrecen una perspectiva pre y post de las condiciones para ejecutar las tareas.

2. Perspectiva de control de flujo

Para describir cada actividad y su orden de ejecución de forma detallada.

Se sirve de diferentes herramientas que controlan al detalle todo el flujo de ejecución.

3. Perspectiva de recurso

Muestra la descripción de la ejecución de cada proceso. En función de las responsabilidades de cada tarea, quién y desde qué dispositivo se ejecuta.

4. Perspectiva operacional

Para mostrar acciones elementales realizadas dentro de la actividad. Y permite ejecutar modificaciones, nuevas inscripciones o cancelaciones sobre los datos de un determinado servicio de una aplicación.

En síntesis

Cada perspectiva presenta una visión diferente del mismo sistema. Pero la especificación de un sistema de workflow describe de forma amplia todo el proceso.

Es decir, su enfoque va dirigido hacia una perspectiva global de control de flujo de alto nivel. En definitiva, una forma eficiente de gestionar tareas para tu empresa.

Sistema de Workflow y BPM en empresas

De manera tradicional, se han efectuado de forma manual ciertas actividades dentro del modelo productivo. Gracias a la tecnología web es posible automatizar y definir las reglas de negocio. Y también las normas de la organización involucradas para cada participante en tu empresa.

Los software de gestión como los que diseñamos en Sesame HR parten de la base del sistema de Workflow. Gracias a esta guionización de tareas, el líder de equipo puede optimizar la adaptación a los cambios en tu empresa.

En el mercado dinámico y competitivo siempre hay que afrontar nuevos retos para poder competir. E implantar un flujo de trabajo es un método eficaz de trabajar para ti.

BPM en empresas

El BPM (Business Process Management) va más allá de controlar el modelado, la visibilidad y la gestión de los procesos de producción en tu empresa.

El sistema de Workflow BPM es más conocido en español como «Gestión de Procesos de Negocio».

Esta es una disciplina gerencial enfocada a mejorar los rendimientos de las empresas grandes y PYMES. Está basado en:

• Diseño.
• Modelo.
• Ejecución.
• Automatización.
• Medición.
• Control.
• Y optimización de los procesos de una organización.

Este novedoso sistema informático BPM sienta sus pilares en el propio sistema de Workflow e intercambian muchos puntos comunes desde diferentes lugares físicos. 

Funcionamiento de sistema de Workflow BPM

Para ello, utiliza un lenguaje estándar que resulta fácilmente legible y entendible por todos los integrantes involucrados de tu empresa:

• Los analistas que definen los procesos.
• Los desarrolladores técnicos que implantan los procesos.
• Los gerentes y la administración que motorizan y gestionan los procesos.

BPM, además de estructurar los procesos de negocio, determina el orden en el que deben realizarse las tareas. En concreto, se centra en la asignación a las personas y en recordar tareas pendientes.

También en acceder a la información de empleados y en supervisar información de estado y productividad sobre cada tarea. 

Al mismo tiempo, se enfoca a generar valor para los clientes de forma indirecta. Así coordina los procesos de forma individual, pero empleando el visor sobre la totalidad y analizando las actividades interrelacionadas. 

Software de sistema de Workflow

Disponer dentro de tu sistema informatizado del sistema BPM supone para tu organización un gran ahorro de costes.

También sirve para aumentar la eficiencia y calidad de trabajo. Y mejorar la comunicación interna y externa.

De forma independiente al papel del BPM en cada área en tu empresa, este siempre contribuye a obtener una mayor productividad.

No dejes pasar la oportunidad de probar nuestro sistema de Workflow aplicado a los software de recursos humanos. 

Si quieres saber más sobre Sesame HR, te esperamos en nuestra sección de recursos. Con más plantillas, guías y artículos para ayudarte. ¡Te esperamos!