5 tips para gestionar un software de control del tiempo en las empresas

29 de noviembre, 2023

La gestión eficiente del tiempo es crucial en cualquier empresa. Para facilitar este proceso, cada vez más compañías recurren al software de control del tiempo. Estas herramientas no solo ayudan a realizar un seguimiento preciso del tiempo dedicado a diversas tareas, sino que también ofrecen otras valiosas funciones. 

¿Quieres conocer más sobre las funcionalidades de control horario? En este artículo, explicaremos algunos consejos clave para ello. ¡No te pierdas todo lo que te contamos aquí!

¿Qué es un software de gestión del tiempo?

Un software de gestión del tiempo es una herramienta tecnológica diseñada para ayudar a las empresas y a los departamentos de RRHH a administrar de manera eficiente y efectiva el tiempo dedicado a diversas tareas y actividades.

En su núcleo, un software de gestión del tiempo facilita la planificación, organización y seguimiento del tiempo, lo que permite a los usuarios identificar áreas de mejora, optimizar recursos y cumplir con los plazos establecidos.

Además, estos programas suelen ofrecer características adicionales, que contribuyen a una gestión más completa y eficiente del tiempo.

5 tips para gestionar un software de control del tiempo

Los software de control del tiempo, como el de Sesame HR, permiten mejorar la gestión del mismo en la organización. Gestionarlo de manera efectiva es crucial para aprovechar al máximo sus beneficios. Para hacerlo, es necesario tener en cuenta 5 consejos que toda entidad debe seguir:

1. Planificación de la estrategia de implementación

Antes de implementarlo, es conveniente realizar una planificación detallada. Para gestionar el software de control del tiempo en las empresas se debe implementar él mismo de forma efectiva. Por ello, lo primero que se debe hacer es definir los objetivos específicos que se desean lograr con el sistema de gestión del tiempo. 

Es importante asegurarse de que todos los miembros del equipo comprendan la importancia del nuevo sistema y cómo beneficiará tanto a la compañía como a ellos individualmente. Una estrategia bien planificada facilita la adopción del software y maximiza su impacto.

2. Capacitación continua del personal

La capacitación inicial del personal es crucial, pero esta debe ser continúa para evitar que afecte a la productividad. A medida que el software de control del tiempo se actualiza o se agregan nuevas características, se debe proporcionar capacitación adicional.

Esto garantiza que todos los usuarios estén al tanto de las funcionalidades más recientes y puedan aprovechar al máximo las capacidades de la aplicación.

3. Contar con normas y procesos claros

Definir normas y procesos claros en torno al uso del software de gestión de personal. Para ello se debe especificarse ciertos aspectos como por ejemplo:

• Cuándo y cómo deben registrarse las horas
• Qué información adicional se debe incluir 
• Cómo se utilizarán los datos recopilados. 

La consistencia en la utilización del software de control del tiempo es lo que asegura y permite una recopilación de datos precisa, facilitando la generación de informes que pueden ser útiles para la toma de decisiones.

4. Incentivar un uso correcto

Si se quiere incentivar el uso correcto de un software de control del tiempo, es necesario que el personal vea la utilidad de su uso, por ejemplo a través de recompensas. Estas pueden darse en forma de reconocimiento o destacando aquellos que demuestren un excelente manejo del sistema.

 Al hacerlo, los empleados se sentirán más motivados para utilizar el software de manera regular y precisa, convirtiéndolo en una parte integral de su rutina laboral.

5. Feedback para la mejora continua

Fomentar un ambiente en el que los empleados se sientan cómodos dando feedback sobre el software de control del tiempo, con el fin de poder mejorar e incrementar la productividad con su uso en cada caso.

Para ello es aconsejable preguntar sobre diferentes cuestiones como:

• Posibles dificultades.
• Áreas de mejora.
• Sugerencias para mejorar el sistema y hacerlo más eficiente.

La idea es utilizar esta retroalimentación para realizar mejoras continuas en la utilización y funcionalidad del software de control del tiempo. Así, se garantiza que siga siendo una herramienta valiosa y adaptada a las necesidades cambiantes de la empresa.

Funcionalidades de un software de control del tiempo

Pero ¿cuáles son las funcionalidades de un software de control del tiempo? Más allá de registrar las horas trabajadas, estos programas tienen muchas opciones para la gestión del tiempo y la productividad en el entorno laboral.

Algunas de las funcionalidades de un software de control del tiempo son:

Control horario

La principal función es un control preciso de las horas trabajadas por cada empleado. Dicha funcionalidad del software de control del tiempo sirve para facilitar múltiples tareas. Entre ellas se encuentra la realización de la nómina y la facturación, pero también proporciona datos valiosos para analizar la eficiencia laboral.

Gestión de proyectos y tareas

Muchos softwares de control del tiempo permiten la asignación de proyectos y tareas específicas a cada empleado en función del tiempo que estos vayan a durar. Esto facilita la supervisión del progreso del proyecto, la distribución equitativa de cargas de trabajo y la identificación de áreas que requieren atención adicional.

Generación de informes de RRHH

Los softwares de control del tiempo tienen la capacidad de generar informes personalizados, algo esencial para las compañías. Dichos informes pueden abarcar desde el tiempo dedicado a tareas específicas hasta el análisis del rendimiento individual y del equipo. Facilitando la toma de decisiones y el reparto de tareas.

Integración con otras aplicaciones

La mayoría de los softwares de control del tiempo se integran con otras herramientas como sistemas de gestión de proyectos, herramientas de colaboración y plataformas de recursos humanos. 

Este hecho simplifica los flujos de trabajo y garantiza una recopilación de datos más completa. Todo ello permite llevar a cabo un análisis de la productividad laboral, al incluir ciertas métricas.

¿Por qué contar con un software de control del tiempo en RRHH?

La implementación de un software de control del tiempo en una entidad conlleva una serie de beneficios significativos. Entre las ventajas que aportan están las siguientes:

• Mejora la productividad, al ver el tiempo que se dedica a cada tarea.
• Ayuda a obtener una mayor precisión en la facturación, sobre todo para empresas que facturan por horas trabajadas, ya que esta es más precisa y transparente.
• La gestión precisa del tiempo es esencial para cumplir con las normativas laborales, evitando posibles problemas legales.
• Facilita la realización de evaluaciones del desempeño tanto de forma individual como en equipo, para aumentar la productividad del mismo.
• Se adaptan a entornos remotos, que suelen ser más difíciles de controlar, pero con estas herramientas es posible asegurar una mayor transparencia y responsabilidad.

Ahora que ya sabes cómo mejorar la gestión de un software de control del tiempo, solo queda ponerlo en marcha. Adéntrate en nuestro blog y encontrarás toda la información acerca de nuestro software de RRHH. ¡Y mucho más!