Características de los mejores programas de nóminas para empresas

22 de junio, 2023

Si has llegado hasta aquí, es porque te gustaría comparar varios programas de nóminas, pero tienes algunas dudas al respecto. 

No sabes qué resultados puedes esperar. Ni cuánto tiempo tendrás que invertir, o si merece la pena el coste para reducir las incidencias en nóminas.

Así que te explicaremos las características de los mejores programas de nóminas disponibles, para que puedas encontrar el que mejor se adapte a tus necesidades.

¿Qué es un programa de nóminas?

Un programa de nóminas es una herramienta informática que ayuda a gestionar el pago de los empleados de una empresa. Sirve para calcular y emitir nóminas, así como para generar informes sobre la situación laboral de la empresa.

Con un gestor de nóminas, podrás realizar todos los pagos a tus empleados de forma automática, lo que te ahorrará mucho tiempo. Además, podrás controlar las horas trabajadas por cada empleado, las vacaciones y las bajas laborales.

¿Son lo mismo un programa para cálculo de nómina y uno de contabilidad?

No, no son lo mismo. Aunque un programa de nóminas puede integrarse con uno contable, tienen objetivos distintos:

• El programa para cáluclo de nóminas se especializa en gestionar costes de personal.
• Mientras que el programa contable abarca la totalidad de ingresos, gastos, activos y pasivos.

Por tanto, si tu prioridad es automatizar la nómina, te recomendamos elegir un software especializado. 

10 características de los mejores programas de nóminas

¿Quieres tener un programa de nóminas que funcione a la perfección para tu empresa? En ese caso, deberás fijarte en estas 10 características que vamos a presentarte a continuación.

1. Realizan cálculos automáticos de nómina

Los mejores programas para cálculo de nóminas realizan cálculos automáticos para ahorrarte tiempo y esfuerzo.

Simplemente, ingresas los datos básicos de tus empleados como el salario o los días trabajados y el software se encarga del resto. 

Los cálculos automáticos incluyen:

• Retenciones de IRPF e impuestos sobre la renta.
• Cotizaciones a la Seguridad Social.
• Pagos por vacaciones, bajas por enfermedad y otros conceptos.
• Liquidaciones de fin de contrato.
• Generación de recibos de nómina listos para entregar.

Tus empleados recibirán sus recibos de nómina puntualmente y sin errores. Y cumplirás con la normativa sin complicaciones.

2. Permiten la carga y descarga masiva de datos

Los mejores programas de nóminas te permiten importar y exportar datos de empleados de forma eficiente. 

Puedes cargar toda la información como fechas de contratación, salarios y deducciones directamente desde hojas de cálculo con los formatos más habituales, como: 

• Excel.
• CSV.
• PDF.

Del mismo modo, puedes exportar reportes y generar documentos para auditorías, impuestos y otros propósitos. Podrás manejar grandes volúmenes de información de manera rápida y precisa.

3. Tienen datos cifrados y seguros

Con un buen programa de nóminas, los datos estarán cifrados y protegidos. Y es que se hace imprescindible proteger la información confidencial de los empleados, como números de seguridad social e historiales salariales.

Para ello, también podrás configurar controles de acceso para asegurarte de que solo los usuarios autorizados puedan acceder a datos sensibles. 

Los administradores pueden asignar diferentes niveles de permiso a los usuarios según sea necesario para sus funciones laborales.

4. Permiten compartir documentos en tiempo real

Los mejores programas de nóminas te permiten compartir documentos importantes entre tu equipo de RRHH y tus empleados en tiempo real. 

Esto significa que puedes trabajar de forma conjunta en los mismos archivos al mismo tiempo, lo que optimiza la colaboración y acelera los procesos para preparar las nóminas de pago.

Con la posibilidad de compartir documentos en la nube, ya no tienes que enviar archivos de forma manual por correo electrónico. Y la transparencia total entre los miembros del equipo lleva la colaboración al siguiente nivel.

5. Ofrecen soporte técnico

Estos programas para cálculo de nóminas ofrecen soporte técnico especializado para resolver dudas sobre su uso y funcionamiento. Al elegir un software de nómina, asegúrate de que incluya opciones como:

• Asistencia telefónica. 
• Asistencia por correo electrónico.
• Soporte remoto.
• Centro de ayuda en línea.
• Actualizaciones automáticas.
• Formación en línea.

Un buen soporte técnico hará que el uso del software de nómina sea mucho más sencillo. 

6. Cuentan con un diseño modular

Tener un diseño modular te permite adaptar el programa de nóminas a tus necesidades específicas. Puedes elegir solo las funciones que necesitas para tu negocio y dejar de lado el resto.

Además, al ser modular, estos sistemas son más fáciles de actualizar. Puedes ir agregando nuevas funciones conforme tu negocio va creciendo, sin tener que cambiar todo el sistema.

De esta forma, no tendrás que estar cambiando de sistema cada pocos años para mantenerte al día con los avances tecnológicos.

7. Generan informes de RRHH

Los informes de RRHH que generan estos programas de nóminas te ayudarán a tomar mejores decisiones para tu equipo de trabajo. Gracias a ellos, podrás recopilar información como:

• Los indicadores clave de desempeño como la rotación de personal, ausentismo y productividad laboral.
• Los informes de nómina, incluyendo desgloses de gastos por departamento o ubicación.
• Puedes generar informes personalizados para analizar tendencias y obtener información valiosa sobre tu fuerza laboral.

Esto te permitirá identificar áreas de mejora y crear planes de acción efectivos.

8. Están conectados con la base de datos de empleados

Los mejores programas de nóminas están conectados con la base de datos de empleados de tu compañía. De esta forma, la información se sincroniza automáticamente entre los dos sistemas. 

No tendrás que ingresar los datos de tus empleados varias veces ni preocuparte por mantener la información actualizada en ambos lados.

Esto te permite estar seguro de que siempre manejas la información correcta de tus empleados.

Del mismo modo, el programa para cálculo de nóminas envía de vuelta a la base de datos información como las horas trabajadas, días de vacaciones usados y deducciones aplicadas. De esta forma, tienes una imagen completa de la situación de cada empleado en un solo lugar.

9. Son multidispositivo

Hoy en día, los mejores programas de nóminas son multidispositivo. Es decir, puedes acceder a ellos desde tu ordenador, tableta o teléfono móvil. 

Además, tienen una interfaz responsive que se adapta automáticamente al dispositivo que estés utilizando.

Esto te permite administrar las nóminas de tus empleados en cualquier momento y lugar.

10. Sirven como portal del empleado

Los mejores programas de nómina funcionan como un portal de empleados, permitiéndote administrar varios procesos de RRHH en un solo lugar. Como responsable de RRHH, puedes gestionar:

• Los recibos de pago de nóminas.
• Gestionar peticiones de días libres con el gestor de vacaciones.
• Actualizar la información personal.
• Automatizar notificaciones importantes de la empresa.

Esto facilita la gestión de la información laboral y ahorra tiempo en tu departamento.

Tipos de programas de nóminas

Igual que hay muchos tipos de nóminas, hay muchos tipos de programas de nóminas en el mercado. Así que te daremos una visión general de los tipos de programas para cálculo de nómina disponibles. Todo para que puedas encontrar el que mejor se ajuste a tus necesidades.

Programas de nóminas según la instalación

Hay dos grandes grupos de programas en función de dónde se instalan: 

1. Los programas de nóminas locales se instalan en el disco duro de un ordenador.
2. Los programas de nóminas en la nube (u online) se alojan en el servidor del proveedor. 

Programas de nóminas según el coste

Dependiendo el coste de uso, los programas de nóminas pueden ser:

1. Los programas gratuitos son aquellos que se ofrecen sin ningún coste para el usuario. 
2. Los programas de pago suelen ofrecer un mayor número de funcionalidades. El precio suele variar en función del número de empleados.
3. Los programas mixtos son aquellos que ofrecen una versión gratuita y otra de pago.

Programas de nóminas según el usuario

Además, los programas de nóminas pueden clasificarse según el usuario al que están destinados. Los principales tipos son los siguientes:

1. Programas para grandes empresas: suelen ser muy complejos, y requieren un equipo dedicado para mantenerlos.
2. Programas para pymes: estos programas suelen ser más sencillos y menos costosos.
3. Programas para asesorías: están diseñados para trabajar con varios clientes. 
4. Programas para autónomos: estos programas suelen ser más sencillos, y no requieren un equipo dedicado a mantenerlos.

Elegir el programa adecuado para tu empresa puede ser un desafío. Pero es importante tomarte el tiempo necesario para encontrar el que mejor se ajuste a tus necesidades. 

Ventajas de los programas de nóminas 

Los programas de nóminas ofrecen una amplia gama de ventajas y beneficios para las empresas. A continuación, se presentan algunas de las principales ventajas de estos programas:

1. Simplificación de procesos: los programas para cálculo de nóminas automatizan gran parte del proceso de gestión de nóminas, lo que reduce la carga de trabajo y minimiza la posibilidad de errores en las nóminas. 
2. Centralización de la información: estos programas permiten almacenar de forma centralizada toda la información relacionada con los empleados. Desde los datos personales hasta los detalles de los salarios.
3. Digitalización del proceso: la digitalización de los procesos de nóminas elimina la necesidad de utilizar documentos en papel y permite realizar todas las operaciones de manera electrónica.
4. Facilidad de uso: las interfaces intuitivas y amigables facilitan su uso, incluso para aquellos usuarios que no son expertos en tecnología. La mayoría de ellos ofrecen guías de uso y funciones automatizadas.
5. Mayor productividad laboral: al automatizar tareas manuales y repetitivas, los programas para cálculo de nóminas liberan tiempo y recursos en las empresas. Esto permite que los equipos de RRHH aumenten su productividad laboral.
6. Escalabilidad del sistema: los programas de nóminas están diseñados para adaptarse a los cambios de las empresas. Pueden manejar un gran volumen de datos y están preparados para soportar cambios estructurales.
7. Reducción de las incidencias en nóminas: gracias a la automatización y la centralización de la información, los programas de nóminas ayudan a minimizar los errores y las incidencias en los cálculos de las nóminas.
8. Unificación de procesos: al implementar un programa para cálculo de nóminas, las empresas pueden unificar y estandarizar sus procesos relacionados con la gestión de las nóminas. 

En conclusión, los programas de nóminas garantizarán la precisión de los cálculos y el cumplimiento con las obligaciones legales y fiscales de manera eficiente.

Sesame HR, tu programa de nóminas especializado

Hoy en día existen muchos tipos de programas de nóminas en el mercado. Sesame HR es una excelente opción para aquellas empresas que necesitan un software de nóminas especializado. 

Este está diseñado para ayudarte a gestionar tus nóminas y la base de datos de empleados de forma efectiva.

Incluye funciones como el panel de horas trabajadas, el seguimiento de las vacaciones y la gestión de beneficios. También puede ayudarte a realizar informes y a controlar tus finanzas.

Sesame HR es un programa de nóminas intuitivo y fácil de usar. Es compatible con una amplia gama de empresas, independientemente de su tamaño. Gracias a sus aplicaciones, podrás adaptar la plataforma a tus necesidades. 

Si estás buscando un programa eficaz y versátil, entonces Sesame HR es la mejor opción para ti.

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