Formas de controlar gastos en una empresa

22 de julio, 2022

Vivimos momentos complejos, en los que la economía no deja de proporcionarnos continuos sustos. Desde la subida de la inflación, que lleva aparejado un aumento de precios, a la dificultad cada vez mayor de encontrar clientes. Situaciones añadidas como la morosidad no hacen más que añadir más problemática a todo. El mundo de la empresa se ve sometido a estos hechos, y tener los gastos bajo control es una obligación. Para saber en qué se ha gastado o invertido cada céntimo, nada mejor que tener presente cómo controlar gastos en una empresa.

Los gastos de una empresa

Solamente en nóminas, seguros sociales e impuestos se va gran parte del presupuesto de cualquier compañía. Los pagos a proveedores, costes de producción e inversiones hacen que haya que ajustar el máximo los gastos. Una mala planificación o ausencia total de cómo controlar gastos en una empresa puede provocar un importante agujero económico. En casos extremos, podría incluso llevar al cierre de la compañía.

Y es que, dentro del entorno empresarial, los gastos nunca cesan, y las dificultades económicas están llevando a una gran cantidad de ajustes. Para que no se provoque descuadre, tener un absoluto control de los gastos de empresa es una tarea prioritaria. Una manera cómoda, práctica y muy intuitiva de saber en qué se está gastando el presupuesto, quien ha ejecutado una orden de compra y para que se ha destinado. De esta manera, el control ayuda a estudiar detalladamente cuáles son nuestros gastos, y qué podemos hacer para evitar que se disparen.

Cómo controlar gastos en una empresa

Nuestra mejor aliada a la hora de saber controlar los gastos de nuestra empresa es la organización. Cuando en una compañía que no hay ningún tipo de control, las posibilidades de aumentar el gasto se disparan, con el consiguiente perjuicio económico. Evidentemente, en cada empresa hay un departamento dedicado a gestionar los gastos, pero también los empleados realizan algunos de ellos y, con previa autorización, contribuyen a solventar las necesidades.

No solamente se trata de tener una correcta organización, sino de que haya una comunicación interna eficaz entre el departamento correspondiente, ya sea el administrativo o el contable, y quienes tienen capacidad de ejecutar gastos.

No es cuestión de forma exclusiva de recortar, sino de tener todos los datos posibles y poder analizarlos. Es una información muy precisa que permite realizar los ajustes correspondientes.

Quizás no termines de creerlo, pero hay empresas que todavía funcionan con una libreta y un lápiz. Un sistema que, en otros tiempos tenía su sentido, pero que ahora se ha visto totalmente desplazado por adecuadas herramientas de control de gastos. A la hora de computar los gastos que va generando una empresa, no puede obviarse a todos los factores implicados.

El objetivo, saber por dónde se escapa del presupuesto de la empresa y, en caso de necesidad, dar el golpe de timón necesario. Hay herramientas contables capaces de realizar previsiones, y de tomar medidas para que estas sean tenidas en cuenta. La anticipación se perfila como una de las posturas más inteligentes a la hora de planificar cualquier tipo de gasto de nuestra empresa. Por tanto, abordar la tarea de la digitalización es el primer paso que una compañía debe ejecutar para que los gastos queden bien categorizados.

Además, registrar todo gasto que se produzca es la única manera de tener el control absoluto. A la hora de ejecutar el cuadre de la caja y de que todo quede reflejado en los libros de cuentas, ayudará no solo cumplir con la legislación, sino tener un conocimiento absoluto sobre los gastos producidos.

Consecuencias de obrar bien

En primer lugar, evitamos problemas de liquidez. Cuando los gastos se disparan, llegan a provocar auténticos quebraderos de cabeza y hay que realizar una inversión extra para cubrir esos gastos. Puede darse el caso incluso de necesitar financiación para poder dejarlos conformes.

Cuando tenemos un control total sobre los gastos de la empresa, sabemos a qué se destina el dinero. Por tanto, podemos valorar si esas inversiones son realmente necesarias, pueden ser reemplazadas o sustituidas, o directamente, eliminadas.

En los supuestos en los que hay un adecuado control de los gastos, la economía interna mejora, y se produce un mejor balance de resultados. Una empresa que controla bien los gastos funciona mucho mejor que otra que no lo hace teniendo que invertir muchos menos recursos.

En las empresas hay gran cantidad de gastos fijos, como el alquiler de una nave con los suministros de electricidad y agua. Pero todo puede ser llevado a revisión, por lo que podemos obtener los mismos servicios pagando menos y sin necesidad de ejecutar ningún tipo de recorte. Para ello, estar en permanente búsqueda de cómo podemos obtener esos servicios sin tener que pagar tanto es un buen comienzo.

Por otro lado, una adecuada cultura de empresa y fomentar a los empleados que el patrimonio de esta es cosa de todos, llevará a una adecuación de los gastos que ellos ejecutan. Si hay una conciencia de que el bien común pasa por evitar el despilfarro, se consigue un ajuste de los gastos que tienen un efecto muy positivo.

Finalmente, establecer una hoja de ruta económica que tenga como objetivo la reducción del gasto es una buena medida. Puede planificarse a un año vista, pero tenerla siempre presente y tratar de seguir lo que nos propongamos, ayudará a que podamos funciona de la misma manera sin tener que emplear tantos recursos.

En Sesame HR somos conscientes de que los momentos complejos que estamos viviendo pueden ser aprovechados por las empresas para saber cómo controlar sus gastos. Se trata de un trabajo que siempre obtiene resultados si se trata de ejecutar mediante un plan realista. Descubre cómo hacerlo, así como todo lo que acontece dentro del mundo corporativo en nuestro blog. ¡Te estamos esperando!