Cómo un gestor documental te ayuda a ahorrar costes en tu empresa

¿Para qué sirve un software de gestión documental?

Optimizar costes y el uso de recursos es uno de los objetivos de cualquier empresa. La inversión ideal es la que da más por menos, y aquí se enmarcaría el uso de un gestor documental. Por una parte, supone un importante ahorro en costes para las arcas de la compañía, y por otra parte implica una reducción del esfuerzo en la gestión documental de RRHH. Un win-win en toda regla que permite un importante ahorro en cualquier organización al poder organizar la documentación laboral de forma eficaz.

Qué es un gestor documental

Para comprender cómo ayudan a ahorrar los gestores documentales, antes hay que tener claro de qué se trata. Es una herramienta de gestión documental en un espacio centralizado con la que la empresa puede almacenar digitalmente todos los documentos que genera. Así, cualquier parte puede acceder rápidamente a los documentos cuando necesite recabar o comprobar cualquier tipo de información. De este modo, sustituye los archivos en papel.

Su función principal es la administración y organización de archivos para reforzar la accesibilidad a los mismos. No deja de ser el punto de partida para la creación de una base de datos organizada y categorizada, en la que se incluyen todos los archivos y documentos de la compañía. A través de los programas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) se facilita la búsqueda, reduciéndose los tiempos considerablemente.

Claves de ahorro con un gestor documental

La adopción de uno de estos sistemas se enmarca dentro del proceso de digitalización empresarial por el que pasan muchas empresas. La finalidad del proceso siempre es la misma, hacer que la organización sea más competitiva y esto pasa por una mejora del trabajo que en el caso del gestor documental viene acompañada de una reducción de costes en diferentes niveles:

Ahorro en los procesos de trabajo

El hecho de tener acceso inmediato al documento que se busca hace que los equipos de ventas, RRHH, contabilidad o atención al cliente, por citar algunos, sean más productivos. Se evitan las pérdidas de tiempo en busca de un documento en concreto, y cuanto más productivo sea el equipo, más dinero generará la empresa… y más rentable será el trabajador para la compañía.

Se evita digitalizar documentos

Muchas veces los trabajadores se ven obligados a escanear los documentos para digitalizarlos, algo que no pasa con un gestor documental. Esto supone una importante pérdida de tiempo de trabajo, especialmente si debe repetirse la operación porque el documento aparece cortado o poco nítido, las verificaciones de que no se han alterado los documentos…

Ahorro en papel

Puede parecer una tontería, pero la transformación digital implica un importante ahorro en papel, con los beneficios que tiene también para el medio ambiente, pero también de tinta o tóner. Los paquetes de folios pueden parecer baratos, pero la tinta no lo es. Por no hablar del mantenimiento y reparación de averías en impresoras, fotocopiadoras, etc. ¿Nunca has acabado haciendo las fotocopias fuera de la empresa porque la fotocopiadora no iba?

Ahorro en costes de archivo

¿Cuántas facturas se imprimen en tu empresa cada semana? ¿Y al mes? Hay que imprimirlas, buscar el espacio para almacenarlas, etc. Mantener un archivo físico es un gasto importante, quita espacio a la empresa e incluso hay compañías obligadas a alquilar un archivo. Un gestor documental acaba con estos gastos adicionales de un plumazo.

A todo esto hay que añadir el precio muy económico que tienen estas herramientas. Algunas, como es el caso de Sesame HR, van más allá de la gestión documental de RRHH y permiten combinar el gestor documental con un potente software de recursos humanos que entre otras cosas permite a la empresa la gestión de sus trabajadores, turnos y vacaciones, el control horario o el proceso de incorporación a la misma. Una pequeña inversión que tiene una gran rentabilidad.

Optimizar el tiempo con un gestor documental

Parte del ahorro económico del que disfrutará la empresa al contar con un gestor documental está relacionado con el aprovechamiento del tiempo y el esfuerzo de trabajo. Si antes de digitalizar la gestión documental había que ir al archivo, empezar a buscar y localizar el documento, ahora basta con introducir las palabras claves en el buscador del gestor para encontrarlo. Así, se ahorra tiempo y esfuerzo.

Otra de las ventajas de almacenar los documentos de la empresa en la nube es que cualquier trabajador de la compañía puede acceder a ellos desde cualquier lugar. Así, cuando un miembro de recursos humanos está trabajando desde casa tiene acceso al documento original, sin la necesidad de llamar a la sede de la empresa y pedirle a un compañero con acceso a la base documental que lo digitalice y se lo envíe para seguir trabajando.

No hace falta decir que las herramientas de gestión documental de RRHH tienen un acceso seguro. Muchas veces se trata de información sensible, en ocasiones confidencial, puede tener datos privados de los trabajadores así que es importante contar con una herramienta que ofrezca acceso únicamente a las personas autorizadas. Así, se evitan violaciones en la protección de datos.

En definitiva, contar con un gestor documental es prácticamente imprescindible para ser competitivos. No solo representa un importante ahorro frente a la obsoleta gestión documental de RRHH en papel, sino que facilita el trabajo de recursos humanos y del resto de departamentos que necesitan acceso a los diferentes documentos generados en el día a día de la empresa.

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