Control horario
Registro de trabajo: ¿qué dice la nueva ley?
Te explico, de forma sencilla, qué dice la nueva ley sobre el registro de trabajo en España. ¿Qué novedades hay sobre la jornada laboral?
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Alba Gijón
HR Consultant
18 de junio, 2025
El registro de trabajo consiste en un sistema que documenta las horas que los empleados dedican a su labor, incluyendo la hora de entrada, salida y, en muchos casos, los períodos de descanso. Esta obligación legal busca garantizar el cumplimiento de la normativa laboral, proteger los derechos de los trabajadores y permitir un control preciso del tiempo efectivo trabajado.
El registro de trabajo se ha convertido en uno de los temas que más inquietud genera en el ámbito laboral en los últimos años. La legislación que regula el registro de la jornada laboral ha planteado nuevos retos y preguntas que las empresas deben resolver para asegurar su correcta implementación y cumplimiento.
¿Conoces todo lo que un software de control horario puede hacer por ti? A continuación, te explicamos todo lo que debes saber sobre el registro de trabajo. ¡Toma nota!
¿Qué es el registro de trabajo?
El registro de trabajo o registro de jornada laboral es el sistema mediante el cual una compañía debe recoger las horas trabajadas por su plantilla. Esta práctica tiene que respetar sus derechos laborales.
Tiene como objetivo garantizar que los trabajadores no superen los límites de jornada establecidos por la ley y palabras, el registro de trabajo permite a los empleadores y su equipo tener un control claro sobre las horas que se dedican a las labores laborales.
Así pues, la jornada laboral debe estar claramente definida, y las horas de entrada y salida de cada empleado deben ser guardadas. Este registro debe cumplir con los requisitos establecidos por la ley para asegurar la transparencia y la correcta compensación por las horas trabajadas.
¿Qué dice la ley sobre el registro laboral?
En 2019, el Real Decreto-ley 8/2019 estableció la obligación para todas las empresas de llevar un registro de jornada laboral de sus empleados, con el objetivo de evitar abusos relacionados con horas extra no registradas y proteger los derechos laborales.
Esta ley aplica a todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector, y exige un registro detallado que incluya: la hora de entrada y salida, la duración de las pausas y la jornada completa, diferenciando entre horas ordinarias y extra.
El registro de trabajo debe hacerse diariamente, sin un formato obligatorio, pero debe estar accesible para inspecciones. Además, los registros deben conservarse durante al menos cuatro años, garantizando que sean precisos y actualizados para evitar sanciones.
Cómo afecta el registro de trabajo a las empresas
La implantación del registro de trabajo supone un cambio significativo en la gestión empresarial, impactando directamente en áreas clave como la planificación de recursos humanos, la gestión de nóminas y el cumplimiento normativo. Contar con un control horario eficiente no solo es una obligación legal, sino también una oportunidad para optimizar procesos internos y mejorar la experiencia de los empleados.
Desafíos para las empresas
Muchas organizaciones aún utilizan sistemas manuales o poco fiables para llevar el control horario, lo que conlleva errores, pérdidas de tiempo y dificultades para generar informes precisos. Además, la falta de cumplimiento con la ley puede derivar en sanciones económicas y afectar negativamente la reputación de la empresa, dañando la confianza tanto interna como externamente.
Beneficios de un control horario efectivo
Más allá de evitar multas, un sistema robusto de control horario contribuye a mejorar la organización interna al facilitar la planificación de turnos y recursos, aumentar la productividad al reducir las incidencias y crear un ambiente de trabajo transparente. Los empleados valoran la claridad y precisión en el registro de sus jornadas, lo que favorece la motivación y el compromiso.
¿Cómo cumplir la ley de registro de trabajo?
El cumplimiento de la ley sobre el registro de trabajo puede parecer complicado al principio, pero con el software de control horario y un enfoque organizado, es muy sencillo. Solo se deben seguir los siguientes pasos:
1. Implementar un sistema de registro adecuado
El primer paso para cumplir con la ley es contar con un sistema de registro de jornada laboral que sea eficiente y seguro. El sistema debe permitir la entrada de datos de manera sencilla, detallada y actualizada, asegurando que no haya fallos ni omisiones en el registro de las horas trabajadas.
En este sentido, uno de los métodos más prácticos y fiables es el uso de un software de control horario como el que ofrece Sesame HR. Estas herramientas están diseñadas para facilitar la gestión de los registros de trabajo, permitiendo que los empleados registren sus horas de entrada y salida de forma digital en cualquier lugar.
2. Utilizar un software de control horario
El uso de un software de control horario no solo facilita la tarea de controlar las horas trabajadas, sino que también ofrece un sinfín de beneficios adicionales. Con herramientas como Sesame HR, se puede gestionar de manera eficiente el registro de jornada, realizar informes detallados y automatizar procesos relacionados con las horas extra, descansos y otros aspectos relacionados con el tiempo laboral.
Este tipo de programa de registro de trabajo está diseñado para facilitar el cumplimiento de la ley. Así se proporciona una solución intuitiva, accesible y con la garantía de que todos los datos registrados son verificados y almacenados de manera segura, permitiendo consultar el historial en cualquier momento.
3. Facilitar el acceso al registro para los empleados
Otro punto importante para cumplir con la ley es garantizar que los trabajadores puedan acceder a su registro de jornada de manera sencilla. Más allá de registrar las horas, la legislación establece que los empleados tienen derecho a conocer el total de las horas trabajadas, por lo que deben poder consultar los registros cuando lo necesiten.
Pueden consultar dichos registros a través de los software de control horario modernos, disponibles para ordenador y móvil. De esta manera, los trabajadores pueden verificar sus horas trabajadas, consultar las horas extra y tener acceso a los informes correspondientes, lo que mejora la transparencia y evita posibles conflictos laborales.
4. Gestionar las horas extra de manera correcta
Asimismo, la normativa también hace especial énfasis en el control de las horas extra, por lo que es necesario que el registro de trabajo refleje correctamente las horas adicionales trabajadas por cada miembro. Para evitar sanciones, es fundamental contar con un sistema que identifique las horas extra de manera clara y que permita su compensación o retribución según lo establecido en el convenio colectivo o el contrato de trabajo.
Los software de control horario automatizan este proceso ahorrando tiempo, sino que también reduce el riesgo de errores.
5. Realizar auditorías periódicas
Una vez implementado el sistema de registro de jornada, habrá que realizar auditorías periódicas para asegurarse de que se está cumpliendo la ley y que el sistema está funcionando correctamente. Las auditorías permiten detectar posibles fallos o inconsistencias en los registros y tomar medidas correctivas antes de que se produzca una inspección laboral.
El software de control horario como Sesame HR también generan informes detallados sobre el registro de jornada, lo que facilita la tarea de realizar auditorías y usarlos como prueba en caso de inspecciones o reclamaciones.
Herramientas digitales para el registro de trabajo
La digitalización es clave para facilitar el cumplimiento legal y optimizar la gestión del tiempo laboral. Las herramientas digitales actuales, como el software de control horario, permiten registrar de forma automática y en tiempo real las horas trabajadas, reduciendo errores humanos y simplificando la administración.
Caso de éxito: Hofmann y su transformación digital en el registro de trabajo
Hofmann, una empresa valenciana con casi 100 años de historia en la fabricación de productos fotográficos personalizados, enfrentaba el desafío de gestionar una plantilla diversa que incluye tanto perfiles de oficina como de fábrica, cada uno con necesidades distintas en cuanto a horarios, turnos y modalidades de trabajo. Con una plantilla base de 130 empleados que puede llegar a cuadruplicarse en temporadas altas como las Navidades, la empresa necesitaba una solución que unificara y optimizara el control de asistencia laboral.
Desafíos antes de la implementación
- Diversidad de perfiles laborales: gestión de turnos rotativos, horarios flexibles y fichaje en remoto.
- Dificultad en la gestión centralizada: necesidad de delegar tareas en managers intermedios para evitar sobrecargar al equipo de RRHH.
Soluciones implementadas con Sesame HR
- Control horario flexible: los empleados tienen la libertad de registrar su jornada en el momento que consideren, fomentando la confianza y la conciliación.
- Sistema de roles personalizado: delegación de tareas y acceso a información según el perfil de cada usuario, facilitando la gestión descentralizada.
- Acceso multidispositivo: posibilidad de gestionar el registro de trabajo desde cualquier dispositivo, mejorando la coordinación y eficiencia operativa.
Patricia García, Responsable de RRHH en Hofmann, destaca:
“Lo mejor de Sesame es lo intuitivo, cómodo y fácil de usar que es. Queremos seguir integrando otras funcionalidades.”
La implementación de Sesame HR ha permitido a Hofmann optimizar su registro de trabajo, adaptándose a las necesidades de su diversa plantilla y cumpliendo con la normativa vigente de forma eficiente.
Software de control horario: la solución ideal de Sesame HR
El software de control horario de Sesame HR está diseñado para cubrir todas las necesidades de las empresas en cuanto a registro de jornada se refiere. Gracias a su interfaz intuitiva y accesible desde cualquier dispositivo, tanto empleados como managers pueden registrar y consultar sus horas de trabajo, pausas y ausencias con facilidad.
Ventajas del software de control horario de Sesame HR
- Registro automático y en tiempo real: elimina la necesidad de registros manuales y reduce la posibilidad de errores.
- Gestión integrada de permisos y ausencias: simplifica la administración y seguimiento de vacaciones, bajas y otros permisos.
- Acceso sencillo para empleados y responsables: permite una gestión flexible, ideal para equipos presenciales, híbridos o remotos.
- Integración con sistemas de nóminas y RRHH: mejora la eficiencia operativa al conectar el control horario con otras áreas clave, facilitando la generación de nóminas y el cumplimiento normativo.
Estas funcionalidades no solo aseguran el cumplimiento de la normativa vigente, sino que también aportan un valor añadido en la mejora de la eficiencia, el control y la satisfacción del equipo.
Consejos para implementar un sistema de registro de trabajo efectivo con Sesame HR
Para aprovechar al máximo el potencial del control horario, es importante adoptar buenas prácticas:
- Seleccionar una herramienta intuitiva y adaptable: que se integre con los procesos y sistemas existentes, facilitando su uso diario.
- Capacitar y sensibilizar a empleados y responsables: sobre la importancia del registro correcto y la protección de datos personales.
- Definir políticas claras de uso y privacidad: para garantizar transparencia y confianza en el manejo de la información.
- Realizar auditorías periódicas: para comprobar la correcta aplicación y detectar posibles desviaciones o áreas de mejora.
Sesame HR no solo ofrece la tecnología necesaria para gestionar el registro de trabajo de manera eficiente, sino que también acompaña a las empresas en la adopción de estas mejores prácticas, convirtiéndose en un socio estratégico para cumplir con la ley y optimizar la gestión del tiempo laboral.
Un sistema de registro de trabajo puede tener un control de las horas de cada empleado de forma sencilla. Con la prueba gratuita de Sesame HR, podrás comprobar los beneficios de este tipo de software. ¿A qué esperas para probarlo?
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