Sesame HRControl horario
El control horario digital será obligatorio en 2026. Descubre qué sistemas existen, cómo elegir el más adecuado y cómo evitar sanciones de hasta 10.000 € por trabajador.
¿Necesitas ayuda?
Sara González
HR Consultant
5 de mayo, 2026
El control horario digital es hoy una obligación legal para todas las empresas en España, y en 2026 las reglas se endurecen: el fichaje en papel y en Excel quedará expresamente prohibido. Si todavía no has digitalizado el registro de jornada de tu plantilla, el momento de actuar es ahora.
Un software de control horario como Sesame HR no solo te permite cumplir con la normativa vigente y la que está por llegar, sino que también simplifica la gestión del tiempo laboral y elimina los errores manuales. Y el control de presencia laboral de tus empleados, sea en oficina, en remoto o en modalidad híbrida, nunca ha sido tan sencillo.
En este artículo te explicamos qué sistemas existen, cómo elegir el más adecuado para tu empresa y qué cambia con la nueva ley de fichaje digital 2026.
El control de presencia laboral es un sistema que permite a las empresas registrar y gestionar las horas de entrada y salida de sus empleados, así como las pausas y el tiempo total dedicado a sus tareas durante la jornada laboral. Este registro puede realizarse mediante diversos métodos, como tarjetas de proximidad, huellas dactilares, reconocimiento facial, aplicaciones móviles o fichar con geolocalización para empleados que desarrollan su actividad fuera de la oficina.
La implementación de un control de presencia laboral preciso es esencial por varias razones:
Además, la digitalización de estos sistemas facilita la integración con otras herramientas de gestión empresarial, automatizando procesos y reduciendo errores administrativos. Es fundamental que las empresas adopten soluciones de control de presencia adaptadas a sus necesidades para garantizar una gestión laboral eficiente y conforme a la normativa vigente.
El control horario es obligatorio en España desde mayo de 2019, cuando se implementó el Real Decreto-ley 8/2019, que exige a todas las empresas registrar la jornada laboral de sus empleados. Esta normativa se aplica a todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector, y abarca a todos los trabajadores, con excepciones muy puntuales.
La nueva ley de fichaje digital, confirmada por el Gobierno para antes del verano de 2026, exigirá que el registro se realice exclusivamente mediante sistemas digitales. Una vez publicada en el BOE, las empresas tendrán solo 20 días para adaptarse.
Es fundamental que las empresas adopten sistemas de control horario digitales para cumplir con la normativa vigente y evitar posibles sanciones.
Tenemos diferentes opciones a la hora de aplicar el control laboral de nuestra plantilla. Algunas como las hojas de Excel han demostrado ser poco prácticas.
En cambio, las aplicaciones para registro horario como Sesame HR están a la orden del día. Nos ofrecen múltiples posibilidades para la gestión del control de acceso.
Los métodos de control de presencia que veremos a continuación son muy fáciles de usar. Al fin y al cabo, buscamos una solución intuitiva, que agilice el proceso de fichaje.
La digitalización del control de presencia permite a los trabajadores saber en todo momento las horas trabajadas, los días libres disponibles, etc.
Una de las opciones más simples y socorridas para instalar un software para fichar en el ordenador del trabajador.
Cuando llega a su centro de trabajo, lo primero que hará es encenderlo y fichar. El fichaje de la salida funciona igual: fichará antes de apagar el ordenador y concluir su jornada laboral.
Hay programas que se pueden instalar en el propio equipo y software en la nube. Esta segunda opción puede ser interesante en aquellas empresas donde se combinan el trabajo presencial con el teletrabajo. Más adelante profundizaremos sobre ello, pero es una forma eficiente de gestionar el control de presencia laboral trabajando desde casa.
Estos sistemas son fáciles de implementar y utilizar, y ofrecen numerosas ventajas:
El trabajador instala la app en su móvil y ficha a la entrada y la salida. Es uno de los sistemas de control de presencia de los trabajadores más simples y efectivos. No tiene ninguna complejidad, y lo único que necesitará el empleado para fichar es conexión a internet. Algo que, a día de hoy, todo el mundo tiene.
Las aplicaciones móviles para el registro horario son una excelente solución para los empleados que no siempre trabajan desde un lugar fijo. Estas aplicaciones permiten registrar las horas de trabajo desde cualquier lugar y en cualquier momento:
Sesame HR es mucho más que una aplicación para fichar horas de trabajo. Nos permite hacer un seguimiento de las horas extras realizadas, o gestionar vacaciones y días libres. El propio empleado puede solicitarlas desde la app, y los responsables aprobar -o rechazar- la solicitud. Así, evitamos malentendidos en este sentido.
Otra opción de digitalizar el control de presencia es instalar una tablet de fichaje en la oficina. Las tradicionales -y anticuadas- máquinas de fichaje se sustituyen por tablets. En vez de introducir la tarjeta en la máquina, el trabajador introduce su código de acceso a la hora de fichar.
Se trata de un mecanismo de control de presencia en el trabajo muy simple. Solo hay que instalar la tablet en un punto estratégico, y los trabajadores ficharán en ella.
De nuevo, un programa de control de horas trabajadas como Sesame HR te permite recopilar todo tipo de información sobre la jornada laboral. Horas de entrada y salida, horas extras, retrasos, trabajadores que salen antes de hora…
Podemos utilizar este mecanismo para el control de acceso de trabajadores a determinadas zonas de la organización. Por ejemplo, zonas restringidas, laboratorios, lugares donde se guardan información o material sensible… Así, la empresa también tiene un registro de quién ha accedido, cuándo y cuánto tiempo ha estado.
La digitalización del control de presencia también nos permite incorporar el fichaje biométrico en aquellos casos dónde sea posible.
Es algo que no hace mucho sonaba futurista, pero el control de presencia por huella ya es una realidad. Incluso podemos introducir en la empresa el fichaje por reconocimiento facial o Face ID.
Una de las grandes ventajas del control de asistencia biométrico es que nos ayuda a prevenir el fraude. No son pocos los casos de trabajadores que fichan por sus compañeros que llegan tarde. O que fichan con el móvil antes de llegar a la oficina. Los sistemas biométricos acaban con estas malas praxis.
No obstante, la nueva ley de fichaje digital prohíbe expresamente los dispositivos biométricos, huella dactilar y reconocimiento facial, como método principal de registro. Solo podrán utilizarse en casos excepcionales debidamente justificados.
Entre las diferentes opciones de llevar el control de presencia online está el fichaje geolocalizado.
Es una opción muy interesante tanto para los trabajadores en remoto como para aquellos que no trabajan siempre en la empresa. Por ejemplo, comerciales que visitan clientes o empleados en viaje de trabajo.
Funciona como cualquier programa de fichaje, con la única diferencia que se geolocaliza el lugar desde donde se ficha. De este modo, la organización puede saber si el empleado está trabajando en el lugar acordado. Incluso puedes acotar el sitio desde donde se puede fichar o la IP.
Este tipo de fichaje también nos permite rastrear los movimientos del trabajador. Siempre dentro de los cauces legales, podemos comprobar qué recorrido ha hecho el comercial gracias a la posición de su móvil. Es otra forma de evitar el fraude en el fichaje de nuestra plantilla.
El teletrabajo no está exento del control horario. Por esa misma razón, los mecanismos de control en el trabajo también se aplican a quienes trabajan en remoto.
En este caso, un software de control horario se antoja como la mejor opción para el seguimiento de las horas trabajadas.
Para facilitar el día a día en la empresa, buscaremos un control de presencia móvil que permita saber quién está trabajando. De este modo, nos resultará más fácil gestionar los equipos.
Con un programa de control de presencia como Sesame HR, puedes ver quién trabaja presencial, quién lo hace en línea y quién no está trabajando.
El incumplimiento de la normativa de control horario en España puede acarrear sanciones económicas significativas. Actualmente, el registro incorrecto o inexistente de la jornada laboral está tipificado como infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS, con multas de entre 626 € y 6.250 €.
Con la nueva ley de fichaje digital, el régimen sancionador se endurece considerablemente: las multas se aplicarán por cada trabajador afectado, pudiendo alcanzar los 10.000 € por trabajador. Para una empresa con 20 empleados, el riesgo económico puede superar los 200.000 €.
La Inspección de Trabajo ya está siendo muy activa en este ámbito. En 2024 se impusieron sanciones por un total de 20,2 millones de euros por incumplimientos relacionados con el registro horario, lo que representa un incremento del 90,7 % respecto a 2019. Implementar un sistema de control horario digital homologado es la única forma de estar cubierto ante una inspección.
Seleccionar el sistema de control de presencia adecuado para tu empresa es esencial para garantizar el cumplimiento normativo y optimizar la gestión del tiempo laboral. Para tomar una decisión informada, considera los siguientes factores:
Evalúa el número de empleados y la distribución geográfica de tus instalaciones. Empresas con múltiples sedes o personal remoto pueden beneficiarse de sistemas de control de presencia en línea, que permiten el registro desde cualquier ubicación.
Analiza si tu empresa opera en turnos, tiene horarios flexibles o requiere gestión de horas extra. Un sistema que permita configuraciones personalizadas y gestione diferentes tipos de jornada será más efectivo.
Además del registro de entradas y salidas, considera si necesitas características adicionales como gestión de ausencias, integración con sistemas de nómina o generación de informes detallados.
Opta por soluciones intuitivas que requieran una formación mínima para los empleados y que puedan integrarse sin complicaciones con los sistemas existentes en tu empresa.
Asegúrate de que el sistema elegido cumple con la normativa vigente en materia de protección de datos y registro laboral, especialmente considerando las actualizaciones legales recientes que exigen registros digitales inviolables.
Analiza el presupuesto disponible y compara diferentes opciones, considerando no solo el coste inicial, sino también el mantenimiento y las actualizaciones. Un sistema eficiente puede traducirse en ahorros significativos a largo plazo.
El software de Sesame HR te ayuda con el control de presencia laboral mediante un sistema digital integrado que automatiza el registro de la jornada de los empleados. Algunas de las funcionalidades clave incluyen:
Fichar con Sesame HR optimiza el control de presencia laboral, reduciendo la carga administrativa, garantizando el cumplimiento legal y mejorando la eficiencia en la gestión del tiempo trabajado. ¿Quieres comprobar sus ventajas? Regístrat, obtén una prueba gratis y optimiza el control horario de tu empresa.
Soy Alba Gijón, consultora de
Recursos Humanos en Sesame HR. Reserva una reunión con mi equipo para ayudarte.
