Cuándo es (y no es) conveniente la externalización de recursos humanos

11 de noviembre, 2022

¿La externalización de recursos humanos es necesaria? Se trata de una pregunta muy habitual en todo tipo de empresas.

Y darle respuesta no siempre es fácil, aunque vamos a intentar contestarla lo mejor posible. Al fin y al cabo, la externalización del departamento de RRHH será una decisión estratégica.

No se trata de algo que podamos dejar al azar, pues juega un papel clave en el éxito de la empresa. Antes de tomar una decisión en uno u otro sentido, habrá que analizar los pros y contras de la externalización de RRHH.

¿Qué ventajas tienes para la organización? ¿Qué problemas puede acarrear externalizar este departamento?

Qué es la externalización de recursos humanos

La externalización de recursos humanos es una práctica que consiste en encargar la gestión de RRHH a una tercera parte. Con ello, la empresa se desprende de algunas funciones que pueden lastrar parcialmente su rendimiento. Cuando la organización necesita de sus servicios, acude a la empresa externa.

Imagina que necesitas contratar a tres trabajadores. Deben cumplir con una serie de requisitos, pero no quieres encargarte del proceso, o la empresa no tiene capacidad para ello.

Si has externalizado el área de RRHH, acudes a la otra empresa para que se encargue de desarrollar el proceso de reclutamiento y selección de personal.

Así, ofreces toda la información y requisitos, perfil y cualidades buscados. La otra empresa activa la maquinaria, y te presentará a los candidatos.

En este caso, los candidatos no tendrán contacto directo con nadie de tu empresa. Y la organización se centra en otras áreas, delegando las funciones de RRHH.

Qué ofrece el outsourcing de RRHH

Hay varias razones para apostar por el outsourcing de RRHH.

Además, la externalización del área de RRHH se puede dar en empresas de cualquier tamaño. No es algo exclusivo de pymes sin un equipo de RRHH específico, también puede darse en grandes empresas.

Es aconsejable en estos casos:

• Las tareas de recursos humanos las desarrollan trabajadores de otros departamentos de la empresa.
• La estructura de negocio todavía no es suficientemente grande como para contar con un equipo de recursos humanos.
• Invertimos mucho tiempo en labores de RRHH, pero no obtenemos beneficio o valor por ello.
• La organización no tiene recursos para contratar nuevos trabajadores o cubrir el coste de un equipo de recursos humanos.
• Tenemos un área de RRHH, pero no cuenta con personal ni capacidad suficiente para cumplir con las diferentes tareas.
• Hemos tenido juicios, demandas, inspecciones laborales o problemas similares por no cumplir con las leyes laborales.

Muchas veces, la decisión final depende del modelo de negocio y la situación por la que pasa la organización.

El objetivo debe ser aprovechar al máximo el ROI en capital humano, optimizar los procesos internos para alcanzar los objetivos comerciales. También dependerá en parte de los problemas que pueda tener la organización.

Un último caso donde la externalización de recursos humanos es aconsejable sería la contratación de perfiles técnicos de alta demanda. Son perfiles muy especializados y difíciles de encontrar. No siempre podemos conseguirlos, y acudimos a empresas externas. Es un problema habitual en las tecnológicas.

Para qué sirve la externalización del área de RRHH

Son muchas las cuestiones que pueden llevarnos a que la aplicación de esta medida se considere como un punto muy favorable para los intereses de la compañía. Puede deberse tanto a motivos económicos como de gestión.

Quizás estemos destinando una cantidad económica importante para llevar a cabo todas estas tareas, y gracias al outsourcing se consiga una mayor efectividad con un coste bastante más ajustado.

Si ponemos el ejemplo de la selección de personal, quizás no tengamos las habilidades necesarias para saber elegir los candidatos idóneos para un puesto, con lo que la inversión realizada el tiempo y recursos podría no valer para nada.

En muchas ocasiones, no basta con la buena voluntad a la hora de llevar a cabo algunas tareas, es preciso un conocimiento específico que nos ayude a trabajar de una forma mucho más eficiente. El outsourcing puede ser la solución que tu empresa necesita.

Seguro que te estás identificando con alguna de estas situaciones. Ya sabes, este sistema de gestión se perfila como muy necesario en muchísimos casos, ya que supone un ahorro importante a la hora de gestionar ciertos aspectos del departamento de RRHH.

Estas son algunas de las funciones que podemos llegar a gestionar de manera externa gracias al servicio de outsourcing.

• Abrir procesos de reclutamiento y selección de personal.
• Establecer todo lo referido a prevención de riesgos laborales.
• Vigilar el cumplimiento de la legalidad laboral.
• Gestión de nóminas.
• Atención de incidencia de trabajadores.
• Gestión del clima laboral, así como la formación.
• Establecer planes orientados a la motivación y bienestar.

Externalización de recursos humanos: cuándo NO es aconsejable

La lógica nos invita a pensar que evitaremos la externalización del área de RRHH cuando la empresa pueda ocuparse de ello.

Y además lo haga de forma eficiente y rentable.

Pero incluso si apuestas por la externalización de recursos humanos, hay funciones de RRHH que no deberían externalizarse:

• Resolución de conflictos internos
• Apoyo al trabajador en tiempos difíciles
• Atención al empleado: conocer sus necesidades
• Decisiones sobre el futuro de los trabajadores
• Desarrollo de la cultura corporativa y el engagement

Por todo ello, es aconsejable tener un responsable de RRHH en la empresa. Cuestiones como permitir a un trabajador talentoso abandonar la empresa sin tratar de retenerlo no pueden quedar en manos de terceros. Siempre debería haber alguien que trata con la vertiente humana de RRHH.

No olvides que algunas funciones de RRHH exigen interacción entre personas. La externalización total de recursos humanos dificultará esta labor.

Pros y contras de la externalización de RRHH

Como hemos indicado anteriormente, antes de dar el paso tendremos que valorar los pros y contras de la externalización de RRHH.

Ya hemos dicho que puede ser un gran recurso para la organización. Pero también tiene unos riesgos, y eso hay que valorarlo.

Entre las principales ventajas de externalizar los RRHH están la reducción de costes de RRHH o el ahorro de tiempo. Así, nos podemos centrar en tareas de valor.

También proporciona acceso a perfiles más especializados. Sin olvidar que garantiza el cumplimiento de las obligaciones legales, algo que no siempre es fácil.

Pero la externalización de funciones de RRHH también tiene sus desventajas. Entre las más llamativas, la pérdida de control y flexibilidad.

En muchas empresas, el equipo de RRHH es el corazón de la organización. Si dejamos estas tareas en manos de un tercero, perdemos el control y nos sentimos encorsetados.

El hecho de dejar los recursos humanos en manos de un tercero también puede suponer cambios en la cultura corporativa. La empresa puede perder parte de su esencia, de aquello que la hacía atractiva.

También suele haber una diferencia de visiones entre la empresa y el proveedor de RRHH, algo no siempre fácil de gestionar.

Una excelente alternativa a la externalización de recursos humanos es un software de RRHH como Sesame HR. Descubre en nuestro blog las diferentes funciones que te ayudarán a gestionar los RRHH de tu empresa.

Cómo aplicar el outsourcing en tu empresa

En Sesame HR somos conscientes de que no existe un único método sobre cómo aplicar el outsourcing en tu empresa. Pero si hay algo que tenemos claro es que la primera medida a tomar es la de un profundo análisis de la situación actual.

Esto determinará conocer si todo el departamento de recursos humanos debe funcionar mediante externalización u outsourcing o solo algunas partes. Igualmente, este análisis deberá proporcionar una respuesta, ¿es posible externalizar el servicio? ¿qué coste económico tendrá?.

Software de recursos humanos como alternativa a la externalización

Nuestro software proporciona todo lo necesario para que esta tarea se ejecute de acuerdo con las necesidades reales de la empresa, sin que tengas que preocuparte de mucho más.

Igualmente, la versatilidad de este sistema permite adaptarlo de manera conveniente, evitando gestiones complicadas o un alto consumo de recursos humanos.

Ponemos a disposición de cualquier empresa un software que se caracteriza por su versatilidad, capaz de integrar aspectos muy diversos en una sola aplicación.

¿Cómo te puede ayudar un software?

En Sesame HR hemos definido el software en 3 grandes grupos:

• Gestión de empleados.
• Talento y cultura.
• Gestión de tiempo.

Todos ellos cumplen con los requisitos habituales de cualquier empresa, independientemente del tamaño que esta tenga. De esta forma, somos capaces de ofrecer un servicio adecuado, versátil, útil y que permite trabajar de una manera mucho más cómoda.

La eficiencia es la tónica dominante. Centralizar todos los servicios en una única plataforma permite un importante ahorro de recursos y de dinero.

El análisis previo antes de tomar una solución de outsourcing, será el que proporcione los datos necesarios para estimar la conveniencia de su uso.

De lo que no cabe duda es que cada vez son más las empresas que externalizan la gestión de RRHH para conseguir una mayor eficiencia, mejor gestión y un ahorro considerable de costes.

Si la gestión de los recursos humanos de tu empresa ha pasado a ser algo gravoso, difícil de gestionar y con un coste económico elevado, aplicar outsourcing es una de las medidas necesarias para conseguir poner la situación de nuestro lado.

Seguro que este artículo ha conseguido que conozcas más sobre un servicio muy demandado por parte de empresas de cualquier tamaño. Conseguir que la gestión de los recursos humanos sea mucho más eficaz pasa, en gran medida, por externalizarlo.

El outsourcing proporciona innumerables ventajas y es un factor clave para comenzar a trabajar de otra manera, mucho más eficaz y económica.

¿No sabes cómo aplicar outsourcing en tu empresa? Desde Sesame HR te invitamos a probar nuestro software de recursos humanos y que descubras todo lo que puedo hacer por la gestión de tu empresa o negocio.