¿Qué es un asistente virtual para empresas y cómo automatizarlo con IA?

10 de julio, 2023

¿Te has preguntado alguna vez cómo automatizar todas esas tareas repetitivas y aburridas que tienes en tu trabajo? Como empresario, sabes que el tiempo es oro y que mientras más procesos puedas optimizar, más productivo será tu negocio. La solución perfecta para esto es implementar un asistente virtual para empresas. 

Este tipo de tecnología utiliza la inteligencia artificial en RRHH para aprender de tus empleados, analizar grandes cantidades de datos y luego replicar esas tareas de una manera rápida y eficiente. ¿Quieres aprender más? ¡Sigue leyendo!

¿Qué es un asistente virtual para empresas?

Los asistentes virtuales para empresas son herramientas de soporte para los negocios. Por ejemplo, estos pueden responder dudas de los clientes, completar tareas administrativas y brindar soporte a los empleados. 

Existen varios tipos de asistentes virtuales, que pueden especializarse en áreas como recursos humanos, atención al cliente, marketing o contabilidad.

Tipos de asistentes virtuales para empresas

Según su naturaleza, existen dos tipos de asistentes virtuales para empresas:

• Asistentes virtuales humanos: son personas que ayudan a la empresa de forma remota. Ofrecen experiencia humana y empatía, pero su escalabilidad es limitada.
• Asistentes virtuales robóticos: son sistemas de IA que automatizan tareas. Carecen de cualidades humanas, pero son muy escalables y trabajan 24/7.

Según su temática, hay varios tipos de asistentes virtuales empresariales. Algunos de los más utilizados serían los siguientes:

• Asistentes de RRHH: apoyan en procesos de reclutamiento, encuestas de clima laboral y evaluaciones de desempeño.
• Asistentes administrativos: ayudan con tareas como la gestión de citas, recordatorios y correos electrónicos.
• Asistentes de atención al cliente: responden preguntas y brindan soporte para mejorar la experiencia del cliente.
• Asistentes de marketing: automatizan campañas de email marketing, publicidad en redes sociales, generación de leads y creación de contenido.
• Asistentes de contabilidad: dan soporte en la gestión de gastos de la empresa, así como de las facturas e ingresos.
• Asistentes de desarrollo web: brindan apoyo en la creación y gestión de páginas web para empresas. También en su mantenimiento.
• Asistentes de e-commerce: se encargan de gestionar el escaparate virtual de los negocios digitales, además de coordinar el inventario y la logística.

Los asistentes virtuales presentan ventajas como la reducción de costos, mayor productividad laboral y disponibilidad las 24 horas. Las empresas deben evaluar cuidadosamente qué tipo de asistente se adapta mejor a sus necesidades antes de implementarlo. 

En Sesame HR, hemos lanzado nuestro asistente virtual para RRHH con ayuda de la inteligencia artificial. Te explicamos más detalles en el siguiente apartado.

Automatizar funciones de un asistente virtual en RRHH

Automatizar las funciones de un asistente virtual para empresas es posible. En el caso de los RRHH, es una excelente manera de invertir en el crecimiento de los empleados sin necesidad de contratar a un coach humano. 

Los empleados aprecian el apoyo y a menudo responden positivamente al trabajo personalizado de un asistente virtual de RRHH. Para que este pueda mejorar constantemente, se ayuda de la tecnología de la inteligencia artificial.

Reclutamiento de personal

Un asistente virtual para empresas puede ayudarte a automatizar y optimizar el proceso de reclutamiento de personal.

Te ayudará a publicar ofertas de empleo en plataformas de búsqueda de trabajo y redes sociales para aumentar la visibilidad de tus vacantes. 

También puede escanear currículums recibidos para filtrar candidatos potenciales según los requisitos clave del puesto. Los candidatos preseleccionados pueden completar evaluaciones en línea o videos de presentación para ayudar en la toma de decisiones.

Una vez que decidas entrevistar a alguien, puede programar entrevistas iniciales por videollamada y compartir la agenda con el candidato por correo electrónico. 

También puede proporcionar guías de entrevista y sugerencias personalizadas para los entrevistadores sobre qué preguntar a cada candidato en función de su experiencia.

Una vez que el candidato acepte, puede comenzar el proceso de incorporación.

Encuestas de clima laboral

Un asistente virtual de RRHH también puede darte soporte a la hora de realizar encuestas de clima laboral para medir la satisfacción de los empleados. Estas encuestas anónimas son clave para saber cómo se sienten los trabajadores y qué necesitan para ser más productivos.

En concreto, puede ayudarte en pasos como:

• Diseño de cuestionarios personalizados basados en los objetivos de la empresa. 
• Envío de las encuestas digitalmente
• Análisis de los resultados para identificar fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora.
• Programación de encuestas de seguimiento para ver si las acciones correctivas están funcionando.

Al automatizar las encuestas de clima laboral, las empresas pueden obtener información valiosa de manera eficiente y actuar rápidamente para hacer los ajustes necesarios que mejoren la satisfacción y retención de los empleados.

Evaluaciones de desempeño

Las evaluaciones del desempeño de tus empleados son esenciales para mejorar la productividad y retención del talento. Como administrador de RRHH, es importante realizar estas evaluaciones de manera constructiva.

El asistente virtual para empresas puede ayudarte a crear tus cuestionarios según el objetivo deseado, así como a programar dichas evaluaciones.

Una vez publicadas, enviará recordatorios a los gerentes y empleados para que completen las evaluaciones, recopilar y analizar los resultados, y generar informes sobre el desempeño individual y general de la empresa.

Informes de RRHH

El asistente virtual de RRHH se puede automatizar para la generación de informes periódicos para el departamento. Deberás tener en cuenta sobre qué métricas clave de recursos humanos quieres esos informes, como pueda ser:

• Estadísticas de contratación y rotación de personal. Puedes generar informes mensuales sobre nuevas contrataciones, despidos y rotación de empleados.
• Análisis de encuestas de clima laboral. Una vez que los empleados completen las encuestas de clima laboral, puedes analizar las respuestas y generar un informe resumen con gráficos para mostrar las tendencias. Identifica tanto las fortalezas como las áreas de oportunidad.
• Seguimiento del desempeño. Basándose en las evaluaciones de desempeño, genera informes periódicos sobre el progreso de los empleados para ayudar a los gerentes a realizar un seguimiento oportuno.
• Análisis del progreso de la empresa. El asistente puede generar análisis generales como los que incluirías en el balance general anual.

Estos informes ayudan al departamento de RRHH a tomar decisiones informadas y hacer un seguimiento del progreso en varias áreas clave. Al automatizar la generación de estos informes, puedes ahorrar una gran cantidad de tiempo a los profesionales de RRHH.

Comunicación interna

Con el asistente virtual para empresas, es fundamental facilitar una comunicación interna eficaz. 

Con su ayuda, podrás generar comunicados internos en cuestión de segundos. También podrás pedirle al asistente en qué tono y formato quieres que se redacte, además de pedirle que lo programe para una hora determinada.

Un tiempo que ganarás para invertir en otros procesos estratégicos dentro de la empresa.

Coaching virtual

Puedes utilizar un asistente virtual para proporcionar consejos de coaching virtual a los empleados. El asistente puede brindar orientación, proporcionar recursos y responder preguntas comunes sobre desarrollo profesional. 

Además, puede programar recordatorios para realizar seguimiento y evaluar el progreso de los empleados.

De esta forma, los empleados se benefician de un apoyo constante y personalizado entre sesiones.

Ventajas de un asistente virtual para empresas

Un asistente virtual para empresas, como el de Sesame HR, ofrece muchas ventajas para tus empresas, más allá de optimizar procesos. No te quedes con la duda de saber cuáles son, sigue leyendo para más información.

Fácil administración

Un asistente virtual de RRHH puede ayudar a simplificar la ejecución de tareas diarias. Todo a través de una interfaz sencilla. Para ello, solo deberás usar sencillas indicaciones para realizar todas las tareas necesarias.

Centralización de tareas

Un asistente virtual de RRHH puede actuar como un gestor de tareas y de la comunicación dentro de una empresa. Puede recibir solicitudes y asignarlas a los miembros del equipo correspondientes. Además, puede mantener un seguimiento de los avances y enviar recordatorios para cumplir con los plazos establecidos.

Procesos eficientes

Un asistente virtual para empresas puede automatizar tareas repetitivas y rutinarias, como programar reuniones, responder correos electrónicos, realizar encuestas de satisfacción al cliente, etc. Esto permite a los empleados centrarse en tareas de mayor valor añadido.

Ahorro de tiempo

Al delegar las tareas administrativas y rutinarias en un asistente virtual, los empleados ganan horas valiosas cada semana que pueden dedicar a tareas más importantes. Como la resolución de problemas complejos, la toma de decisiones estratégicas y la interacción con los clientes. El ahorro de tiempo también puede conducir a una mayor productividad.

Ahorro de dinero

Un asistente virtual para empresas reduce costes al automatizar procesos que de otro modo requerirían mucho tiempo de los empleados. Además, un asistente virtual puede manejar un gran volumen de trabajo a un coste relativamente bajo.

En conclusión, un asistente virtual de RRHH bien implementado puede generar importantes eficiencias operativas y ahorros de costes para cualquier empresa. ¡Las ventajas son evidentes! Los avances en inteligencia artificial permiten cada vez más funcionalidades avanzadas con resultados sorprendentes. 

No esperes más y comienza a experimentar con el asistente virtual para empresas de Sesame HR. Verás cómo tu negocio se transforma. Si quieres saber más, pide una demo de 14 días de nuestro software de RRHH. ¡Te esperamos!