Manual para diseñar un proceso de reclutamiento de calidad

1 de julio, 2024

Realizar un proceso de reclutamiento de personal óptimo es todo un reto para los departamentos de recursos humanos. Y es que el talento humano forma una parte esencial de cualquier empresa de éxito, es uno de los activos más valiosos que se pueden tener. No obstante, los empleados cualificados y de calidad son difíciles de encontrar, contratar y aún más de retener.

Aunque no existe una fórmula mágica para la captación del talento humano, sí puedes diseñar un proceso de reclutamiento de personal a medida de las necesidades de la empresa con este manual o también ayudarte de un software de reclutamiento y selección de personal como Sesame.

El proceso de reclutamiento se relaciona con cada una de las etapas y de los pasos necesarios para atraer y seleccionar a candidatos potenciales para que se conviertan en nuevos empleados y ocupen vacantes nuevas o de sustitución dentro de la organización de la empresa. En otras palabras, este proceso conlleva la búsqueda del candidato con las mejores habilidades, competencias, experiencias profesionales para adaptarse al puesto de empleo.

Cómo realizar un proceso de reclutamiento de personal paso a paso

¿Cuál es el tiempo adecuado para realizar un proceso de reclutamiento? ¿Cuánto tiempo cuesta elegir al candidato perfecto? ¿Existen realmente la necesidad de cubrir ese puesto desde el punto de vista del hiring manager? Si quieres elaborar desde 0 el proceso de reclutamiento de personal en tu empresa, sigue leyendo, te mostramos paso a paso cómo hacer y no fallar en el intento.

1. Identifica las necesidades

El primer paso en cualquier proceso de reclutamiento es identificar claramente las necesidades de la organización. Esto implica analizar los requerimientos específicos del puesto que se desea cubrir y comprender cómo este rol encaja en la estructura y objetivos de la empresa.

• Evaluación de necesidades: realiza un análisis detallado de las necesidades actuales y futuras del equipo y de la empresa. Identifica las habilidades y competencias que son esenciales para el puesto.
• Consulta con los departamentos: habla con los gerentes y equipos relevantes para obtener una visión completa de lo que se necesita en términos de habilidades, experiencia y personalidad.

2. Define el modelo de contratación

Una vez que se han identificado las necesidades, es crucial definir el modelo de contratación que se utilizará. Esto puede incluir la decisión entre contratar a tiempo completo, a tiempo parcial, temporalmente o mediante un contrato de servicios.

• Tipo de contrato: decide si el puesto será a tiempo completo, parcial, temporal, por proyecto, etc.
• Condiciones laborales: establece las condiciones laborales, incluyendo el salario, los beneficios y las expectativas de trabajo.

3. Crea un plan de reclutamiento

Un plan de reclutamiento bien estructurado es esencial para guiar el proceso y asegurar que todas las etapas se gestionen de manera eficiente.

• Cronograma: define un cronograma con fechas clave para cada etapa del proceso de reclutamiento.
• Presupuesto: establece un presupuesto para cubrir los costos asociados con el reclutamiento, como anuncios de trabajo, plataformas de reclutamiento y tiempo dedicado al proceso.

4. Describe el puesto de empleo y los canales para llegar a los candidatos

Una descripción de puesto clara y detallada es fundamental para atraer a los candidatos adecuados.

• Título del puesto: asegúrate de que el título sea claro y atractivo.
• Descripción de responsabilidades: detalla las tareas y responsabilidades del puesto.
• Requisitos: incluye las habilidades, experiencia y competencias necesarias para el puesto.
• Ofrecimientos: describe lo que la empresa ofrece, incluyendo salario, beneficios y oportunidades de desarrollo.

5. Comienza la búsqueda

Utiliza diferentes canales para llegar a una amplia gama de candidatos potenciales.

• Portales de empleo: publica la oferta en los principales portales de empleo y en el sitio web de la empresa.
• Redes sociales: utiliza LinkedIn, Facebook, Twitter y otras redes sociales para llegar a más candidatos.
• Agencias de reclutamiento: considera trabajar con agencias de reclutamiento si buscas candidatos con habilidades muy específicas.
• Referencias internas: incentiva a tus empleados a referir candidatos calificados.

6. Convoca y recluta candidatos de calidad

Una vez que hayas atraído a los candidatos, es hora de seleccionar a aquellos que mejor se ajusten al perfil buscado.

• Filtrado de currículums: revisa los currículums recibidos y selecciona aquellos que cumplan con los requisitos del puesto.
• Entrevistas telefónicas: realiza entrevistas iniciales por teléfono para filtrar a los candidatos y evaluar su idoneidad.

7. Crea la entrevista perfecta

La entrevista es una parte crucial del proceso de reclutamiento. Debe estar bien estructurada para obtener la mayor cantidad de información relevante sobre los candidatos.

• Preparación: prepara una lista de preguntas que te ayuden a evaluar las habilidades, experiencia y personalidad del candidato.
• Entorno adecuado: asegúrate de que el entorno de la entrevista sea profesional y cómodo.
• Preguntas situacionales y de comportamiento: incluye preguntas que permitan al candidato demostrar cómo ha manejado situaciones en el pasado y cómo podría actuar en el futuro.
• Evaluación técnica: si el puesto lo requiere, incluye una prueba técnica para evaluar las habilidades específicas del candidato.

8. Toma la decisión de la mano de la información

La toma de decisiones debe basarse en una evaluación objetiva de toda la información recopilada durante el proceso.

• Evaluación de candidatos: utiliza un sistema de puntuación para evaluar a los candidatos en función de sus respuestas, habilidades y experiencia.
• Feedback del equipo: consulta con otros miembros del equipo que hayan participado en las entrevistas para obtener una visión completa.

9. Ofrece el trabajo

Una vez que hayas seleccionado al candidato adecuado, es el momento de hacer una oferta formal.

• Carta de oferta: prepara una carta de oferta detallada que incluya todos los términos y condiciones del empleo.
• Negociación: está preparado para negociar aspectos como el salario y los beneficios si es necesario.
• Confirmación: asegúrate de recibir una confirmación escrita de aceptación de la oferta por parte del candidato.

10. Incorporación de empleado

El proceso de reclutamiento no termina con la aceptación de la oferta. La incorporación del nuevo empleado es crucial para asegurar su éxito en la empresa.

• Plan de bienvenida: crea un plan de bienvenida que incluya la presentación del equipo, la formación inicial y los recursos necesarios para el trabajo.
• Mentoría: asigna un mentor o un compañero que pueda ayudar al nuevo empleado a integrarse y familiarizarse con la empresa.
• Feedback inicial: programa reuniones de seguimiento durante los primeros meses para evaluar cómo se está adaptando el nuevo empleado y ofrecerle el apoyo necesario.

Consejos para crear un proceso de reclutamiento de personal de éxito

Identifica las necesidades

La primera etapa del proceso de reclutamiento de personal es identificar las necesidades reales que existen. Antes de crear la oferta de empleo, es necesario evaluar si se trata de una sustitución o de un nuevo puesto de empleo.

En el primer caso, se busca a un candidato para reemplazar a un trabajador que ha dejado su puesto, en esta situación no es tan complicado identificar la necesidad de contratación dado que previamente ya existía.

Por el contrario, si el puesto de empleo es nuevo o se quieren cambiar las responsabilidades del puesto es necesario completar una checklist de necesidades de contratación.

Define el modelo de contratación

Existen múltiples situaciones para añadir un nuevo compañero de trabajo en una empresa, ya sea por una necesidad profesional permanente o porque un proyecto necesita de un tipo de profesional diferente que no posees en tu plantilla y contar con una generación de talento que no tienes. Todas estas cuestiones tienes que solventarlas antes de profundizar y trazar cómo debe ser el candidato ideal.

Crea un plan de reclutamiento

En esta etapa del proceso de reclutamiento es básico que determines un planning y las personas encargadas de intervenir en cada etapa.

Identifica quién recibirá los currículums, quién los revisará, quién se pondrá en contacto con los candidatos, quién los entrevistará y quién tomará las decisiones para decidir sobre el candidato ideal.

Describe el puesto de empleo y los canales para llegar a los candidatos

Como recruiter tómate tiempo para trazar el perfil del puesto de empleo y la oferta de trabajo, esta es la base para que un proceso de estas características tenga éxito.

👉 Para ello, puedes aprovechar la siguiente plantilla de descripción de puestos de trabajo.

Una vez aclarados estos temas es esencial que evalúes los canales a través de los cuales puedes encontrar el perfil del candidato que estás buscando.

¿Es el portal de empleo de la Web? ¿Te interesa publicar la oferta en Linkedin, la red social profesional por excelencia? ¿O por el contrario quieres llegar a mucha gente e incluir la oferta de trabajo en plataformas más bien genéricas?

A continuación te mostramos una tabla con los tipos de reclutamiento que existen y que pueden ayudarte a captar talento para tu organización, toma nota:

Comienza la búsqueda

Con la ayuda de las herramientas de reclutamiento de personal puedes minimizar los tiempos de búsqueda de candidatos.

Por ejemplo, si apuestas por un ATS o sistema de seguimiento de los candidatos puedes filtrar a los candidatos más cualificados mediante palabras clave que son determinantes para encontrar el perfil del candidato.

Por otro lado, este tipo de herramientas también te permite enviar mensajes programados para descartar a los solicitantes que no están tan cualificados.

Convoca y recluta candidatos de calidad

Tras la recepción de los currículums vitae realiza el contacto personalizado de los candidatos por email o por teléfono y haz que cada uno de ellos se sienta único. Encuentra a los mejores candidatos e informales de cada paso del proceso de reclutamiento.

De esta forma estarás creando una estrategia de candidate experience positiva. Con Sesame hiring puedes perfeccionar tu proceso de contratación y agilizarlo.

Crea la entrevista perfecta

El proceso no debe extenderse demasiado tiempo, en caso de que la decisión no esté clara o que lleve un tiempo puedes comunicarlo, para no perder el interés de los candidatos. Realiza una o dos entrevistas de trabajo como mucho a los profesionales mejor considerados en base a una serie de preguntas y pruebas que son relevantes para el puesto de empleo.

En este paso para crear el proceso de reclutamiento es clave conocer realmente a la persona que está detrás del CV, profundizar en su trayectoria y en aquellas experiencias que están relacionadas con la oportunidad laboral que estás ofreciendo.

Toma la decisión de la mano de la información

En caso de realizar pruebas a los postulantes, haz una evaluación del desempeño de cada una de las pruebas recibidas y selecciona al candidato más cualificado. Una vez lo elijas verifica las referencias y conoce el potencial real del candidato.

👉 Para llevar a cabo este proceso de forma efectiva, no dudes en descargar nuestra plantilla de evaluación 360.

Ofrece el trabajo

Estás casi en el último paso para terminar con el proceso de reclutamiento, así que analiza las condiciones que se le van ofrecer y adecua la oferta a sus conocimientos y trayectoria profesional.

Ponte en contacto con el candidato elegido y hazle una propuesta de trabajo que no pueda rechazar. Si decide pensárselo, espera un tiempo para poder negociar el salario, los beneficios y otras condiciones del contrato si realmente deseas incorporar a este empleado en tu plantilla.

Incorporación de empleado

Ahora que definitivamente sabes que el candidato va a unirse al equipo, empieza el proceso de onboarding de empresa o incorporación, la formación y que todo el proceso de adaptación sea positivo para que el empleado esté interesado en alargar su trayectoria profesional en tu empresa.

Ahora que ya has repasado el manual para elaborar un proceso de reclutamiento de calidad recuerda que la coordinación entre los diferentes miembros del departamento de recursos humanos es clave, invierte tiempo para definir al candidato ideal y sé transparente y claro cuando te comuniques con los candidatos.

👉 Y si quieres dar un salto en tu reclutamiento de personal, también te podemos ayudar. Te traemos todos los consejos para que apliques la Inteligencia Artificial en RRHH.

Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

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