Cómo llevar a cabo el control de horas trabajadas en una empresa desde RRHH

12 de abril, 2023

Si tienes en mente implementar un control de horas trabajadas en tu organización, tienes que saber que existen múltiples soluciones digitales para conseguirlo.

No en vano, según está publicado en el Estatuto de los Trabajadores en el artículo 34.9, la empresa tiene que garantizar el registro diario de la jornada laboral.

En Sesame HR te ofrecemos gestores documentales con los que conseguirás tener un control horario. Y todo ello con un sencillo acceso a toda la información que necesites.

Además, como empresario vas a tener la libertad de escoger el que más se adapte a tus necesidades.

¿Qué es el control de las horas de trabajo?

Desde el día 8 de marzo del año 2019 es obligatorio tener un control de horas trabajadas por los empleados en todas las empresas de España.

Aprobado por el Gobierno en el real Decreto Ley 8/2019, se creó para evitar la precariedad laboral.

Pero lo cierto es que la ley no especifica en ningún momento cuáles son los sistemas que se pueden usar para llevar a cabo este seguimiento.

La importancia de realizar un control de horas trabajadas

Existen varios por el que se debe tener un sistema de control de horas trabajadas. El principal es para poder garantizar que se cumplen los límites en lo que se refiere a las jornadas laborales.

Así mismo, se creará un marco jurídico de seguridad para la organización y para las personas que en ella trabajan.

De igual manera, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social podrá controlar mejor este aspecto. De hecho, a día de hoy y desde que fue aprobada la normativa, el 50 % de las empresas siguen sin pasarla. Todo esto se traduce en beneficios como los siguientes:

• Permitir controlar las horas de más que ha realizado cada trabajador y así poder remunerarle de manera correcta.
• Facilita la gestión de un equipo de trabajo al conocer el tiempo que necesita cada empleado en realizar una tarea. Esto implica que en caso de ser necesario, como líder, sabrás cuándo se necesitan refuerzos.
• Reducción del fraude.
• Mejora de los costes operativos y del cálculo de la rentabilidad de la compañía.

Pasos para realizar un buen control de horas trabajadas

Lo primero que hay que tener en cuenta es que se debe llevar un registro diario. Este tiene que hacerse de manera obligatoria, independientemente de cuál sea el horario laboral de los trabajadores. Puede ser por turnos rotativos, continuado o a través de bolsas de horas.

En cualquier caso, para realizar el control de horas de los trabajadores es necesario, según la ley, lo siguiente:

• Guardar durante cuatro años, como mínimo, el registro de los horarios.
• Facilitar, tanto a los trabajadores como a los sindicatos, el acceso al registro de las horas.
• Informar de la distribución de la jornada laboral a los empleados.
• Hacer llegar a los sindicatos la cantidad de horas extras trabajadas cada mes por cada uno de los trabajadores.

Formatos del control de horas trabajadas

Ya conoces la importancia que tiene llevar un control de horario tanto en teletrabajo como en presencial. Ahora llega el momento de decidir el sistema de control de horario que más se adapta a tu organización.

De hecho, en el mercado vas a poder encontrar el formato de control de horas trabajadas que andas buscando. Elegir el más adecuado solo va a depender de tus necesidades como empresario. Veamos las más utilizadas:

Plantillas de Excel

Es la manera de controlar las horas más tradicional. Estamos hablando de un sistema bastante extendido, ya que su utilización no conlleva unos costes económicos muy elevados.

Sin embargo, cuenta con algunas limitaciones. No en vano, hay que incluir y modificar todos los datos a mano.

Existen empresas que usan estas plantillas en formato físico consistente en un cuadrante de papel. Aquí los empleados rellenan a la hora que entran y a la que salen. Esto va a dificultar el teletrabajo que realiza un 12,5 % de la población.

Un software para controlar los horarios

Un buen software va a resolver todas las preguntas que te plantees sobre cómo llevar un buen control de horas trabajadas de los empleados dentro de una empresa.

Permite que todos los trabajadores puedan introducir desde su tablet, ordenador o móvil la información relativa a sus horarios.

Esto aporta una gran tranquilidad al departamento de Recursos Humanos, puesto que toda la información se guarda en la nube. De esta manera, ante una inspección de trabajo por este motivo, no habrá ningún tipo de problema.

Por otro lado, los datos se van a mostrar mediante paneles. De esta manera, resulta más sencillo controlar la cantidad de horas que se han trabajado.

También es más fácil detectar las áreas en las que se hacen horas extras de forma repetida. Así mismo, se tiene un control mayor con el gestor de vacaciones.

Las máquinas para fichar

Durante mucho tiempo se han usado máquinas de fichaje presencial y manual, especialmente dentro del sector de la industria.

En la actualidad, este sistema de control de horas funciona con una tarjeta magnética. Esta se encarga de registrar el momento de entrada y el de salida de cada uno de los empleados.

Sistemas biométricos

Lo último, en lo que se refiere al control de horas trabajadas, son los sistemas biométricos. Estos hacen el seguimiento a través del iris de los trabajadores o de su huella dactilar, su rostro o su pupila, entre otros.

El objetivo es verificar la identidad de cada uno de ellos para permitir su acceso a las instalaciones. De esta forma, queda registrada la hora a la que acceden y a la que salen. Es un sistema muy innovador, pero sujeto a regulación legal.

Esperamos que toda esta información te haya servido para poder implementar en tu empresa el mejor sistema de control de las horas trabajadas.

Si necesitas un buen software de RRHH para registrar las horas y analizar los datos de los empleados de tu compañía, no dudes en contactar con nosotros. Te estamos esperando en Sesame HR. ¿Te animas a conocernos?