Cómo crear un cronograma para el plan de comunicación interna

1 de febrero, 2023

Crear un cronograma del plan de comunicación interna es una parte esencial de cualquier empresa. Pues ayuda a garantizar que todas las partes interesadas puedan mantenerse informadas y al día de las últimas tareas a realizar.

En este artículo, abarcaremos los distintos pasos necesarios, desde la revisión de un modelo hasta el establecimiento de las fechas de evaluación. Al final, dispondrás de un calendario completo para garantizar el éxito de tu comunicación interna.

¿Qué es el cronograma del plan de comunicación interna?

Un cronograma del plan de comunicación interna es un documento detallado que describe los pasos y procesos necesarios para implementar un plan de comunicación interna exitoso. 

En él, se describen las distintas actividades que deben llevarse a cabo para garantizar que todas las partes interesadas estén informadas y al día de todas acciones en el interior de la organización.

Estructura de un cronograma del plan de comunicación interna

Para que sea operativa, la estructura de un cronograma del plan de comunicación interna debe incluir los siguientes elementos:

1. Fechas: cada actividad debe tener una fecha específica para su realización y el calendario debe incluir una lista de estas fechas.
2. Actividades: especificar la acción comunicativa y el mensaje a transmitir es esencial para poder coordinar al equipo.
3. Objetivos: los objetivos del plan de comunicación interna deben estar plasmados en cada acción del calendario. Todo para asegurarse de que las actividades estén alineadas con los objetivos generales.
4. Audiencia: el calendario debe identificar a la audiencia objetivo para cada actividad, para que puedas personalizar el mensaje de la manera más efectiva.
5. Canales de comunicación: el calendario debe incluir una lista de los canales de comunicación que se utilizarán para la difusión de cada actividad.
6. Responsables: el calendario debe plasmar al responsable para cada actividad.
7. Comentarios: si algo no está funcionando, el calendario debe incluir una lista de comentarios y ajustes necesarios para mejorar el plan de comunicación interna.

Es importante que el calendario sea un documento dinámico que se pueda actualizar según sea necesario. Es decir, si surgen cambios o desafíos que requieren un ajuste en el plan. 

Un calendario bien estructurado y actualizado asegurará una implementación efectiva y eficiente del plan de comunicación interna.

¿Cómo elaborar un calendario del plan de comunicación interna?

Crear un cronograma del plan de comunicación interna es una tarea que requiere de cierta dedicación.

Pero con los pasos adecuados, puede ser un proceso sencillo y eficaz. He aquí seis pasos para crear un cronograma eficaz:

1. Revisa el modelo del plan de comunicación interna

El primer paso para generar un cronograma del plan de comunicación interna es revisar el modelo ya implementado. 

Este análisis te proporcionará una visión global de las diferentes actividades y procesos que implica la creación de un plan eficaz. 

Así, puedes comenzar por redactar un documento tipo y anotar las diferentes tareas que deben completarse. Todo a partir del establecimiento de objetivos en tu planificación y la identificación de tus destinatarios dentro de la empresa.

Recuerda que conocer a tu audiencia te ayudará a personalizar tu mensaje para que sea más impactante.

2. Determina los medios y canales en función de las audiencias

Una vez corregida la plantilla, tendrás que determinar los medios y canales más adecuados para tu cronograma del plan de comunicación interna. 

Decide qué medios usarás para comunicarte con tus empleados, como correos electrónicos, reuniones, encuestas, intranet, etc.

Piensa que esto al final dependerá del público objetivo y de sus preferencias. Por ejemplo, si te diriges a unos empleados jóvenes, puedes optar por canales de redes sociales como WhatsApp o Google Meet. 

En cambio, si te diriges a un público de más edad, puedes optar por canales más tradicionales, como los paneles o las reuniones presenciales.

Además, recuerda que existen otras soluciones, como los software de RRHH, que pueden utilizarse como canales de comunicación interna. Gracias a ellos, se pueden enviar comunicados internos y encuestas para indagar sobre la participación de los trabajadores en eventos.

Este tipo de soluciones también te permiten verificar si han sido recibidas por todos los empleados, o no.

3. Escoge los formatos más adecuados

¿Has determinado ya los medios y canales más adecuados según tu tipo de empleados? Entonces tendrás que elegir los formatos más apropiados para tu cronograma del plan de comunicación interna. 

Esto dependerá del tipo de contenido que compartas y del público objetivo. 

Por ejemplo, si compartes contenido basado en texto, puedes optar por un formato de boletín informativo impreso o por correo electrónico. 

Si, por el contrario, quieres compartir contenidos en vídeo, puedes optar por un canal de YouTube que se pueda compartir por WhatsApp más tarde.

4. Recopila acciones y mensajes en una tabla

El siguiente paso del cronograma del plan de comunicación interna es recopilar todas las acciones y mensajes relevantes a publicar de forma periódica. Lo ideal es que lo plasmes en una tabla.

Esto ayudará a garantizar que todas las actividades y procesos estén claramente descritos y organizados. 

También contribuirá a que todas las partes interesadas conozcan sus responsabilidades y tengan una visión clara del calendario. 

5. Asigna fechas y responsables para cada acción

Una vez recopiladas en una tabla todas las acciones y mensajes relevantes, tendrás que asignar fechas y responsables para cada acción. 

Así te asegurarás de que todo el mundo sabe cuándo debe completarse cada actividad y quién es responsable de ella.

Si son acciones a largo plazo, puedes marcar también fechas para reuniones de control. Así, podrás revisar el estado de cada acción prevista en tu cronograma del plan de comunicación interna.

6. Establece fechas de evaluación

El último paso en la creación de un cronograma del plan de comunicación interna es fijar fechas de evaluación. 

Esto ayudará a garantizar que todas las partes interesadas puedan verificar y evaluar el plan a intervalos regulares. Además de saber si las acciones están resultando efectivas. O si sería necesario implementar algunos cambios en el calendario.

También contribuirá a garantizar que cualquier cambio o ajuste se realice en el momento oportuno.

Es importante que tengas en cuenta que la implementación exitosa de un plan de comunicación interna requiere tiempo y esfuerzo. Pero los resultados valen la pena. 

Una comunicación clara y efectiva puede mejorar la satisfacción laboral y el rendimiento de los empleados. Así como fomentar una cultura de colaboración y trabajo en equipo.

Implementa el calendario de tu plan de comunicación

Siguiendo estos seis pasos, podrás crear tu cronograma del plan de comunicación interna. Esto te ayudará a garantizar que todas las partes interesadas estén informadas y al día de los últimos acontecimientos de tu organización. 

También contribuirá a que todas las actividades y procesos estén bien descritos y organizados.

Así te asegurarás de que todo el mundo está en la misma página y trabaja por los mismos objetivos. ¿A qué esperas?

Empieza hoy mismo a crear el calendario de tu plan de comunicación interna y asegúrate de que tu empresa sea un éxito.

Si necesitas más consejos al respecto, sigue leyendo en nuestra sección de recursos. Recuerda que Sesame HR es tu referente en software de RRHH, ¡y mucho más!