Cómo hacer un cuadrante de trabajo anual para mi empresa

29 de enero, 2024

Una parte clave para mantener el control horario de tu empresa es tener un buen cuadrante de trabajo anual. Aunque pueda parecer complejo, hacer un calendario de trabajo efectivo te ahorrará dolores de cabeza más adelante.

En este artículo, te explicaremos cómo crear un cuadrante de trabajo anual para mantener la productividad de tu equipo. ¡Empezamos!

Pasos para hacer un cuadrante de trabajo anual con Sesame HR

Hacer un cuadrante de trabajo anual para tu empresa no tiene por qué ser una tarea complicada. Sigue estos pasos sencillos con la ayuda de Sesame HR y tendrás tu planificación anual lista en poco tiempo.

Planifica los turnos de tu equipo sin errores con Sesame HR

Optimiza la asignación de recursos, equilibra la carga de trabajo y garantiza una cobertura adecuada en todo momento para mantener la eficiencia operativa.

1. Analiza la actividad prevista para el año próximo. Revisa tus ventas y producción del año anterior y haz proyecciones realistas. Esto te dará una idea de cuánto personal necesitarás y en qué momentos del año.
2. Revisa los tipos de contratos y horarios de tus empleados actuales. El software de Sesame HR te permite ver de un vistazo la base de datos de empleados.
3. Verifica el calendario con los días festivos nacionales y locales. Tener en cuenta los festivos es clave para no sobreestimar las horas disponibles.
4. Gestiona las vacaciones previstas de tus empleados. El gestor de ausencias de Sesame HR facilita la gestión de solicitudes y aprobaciones, y te permite visualizar quién estará ausente en cada momento.
5. Incorpora otros eventos como las bajas laborales o las excedencias. Nuevamente, la información integrada de Sesame HR te ayudará a tener el panorama completo.
6. Distribuye las horas de trabajo necesarias entre tus empleados. Ten en cuenta sus contratos, preferencias y habilidades para configurar las reglas y restricciones para automatizar este proceso.
7. Revisa el cuadrante con tus empleados y realiza ajustes según sus aportaciones. La flexibilidad y comprensión son clave para el éxito.
8. Comunica el calendario final y mantenlo disponible para posibles consultas en todo momento. La accesibilidad continua al calendario final contribuye a una mayor organización y reduce la incertidumbre

Con estos pasos y la ayuda de Sesame HR, crear tu cuadrante anual de trabajo será pan comido. Y lo mejor es que podrás modificarlo para adaptarte a cualquier circunstancia. ¡A por ello!

¿Es obligatorio crear un cuadrante de trabajo anual?

En España, por lo general, la ley no obliga a las empresas a tener un cuadrante de trabajo anual. Existen algunas excepciones según convenio, por lo que deberás revisar lo estipulado en tu sector. Además, es obligatorio cumplir con:

• La comunicación del calendario laboral anual con los festivos establecidos por ley. Este deberá contar tanto con los festivos nacionales como los autonómicos y locales.
• El registro de la jornada laboral. Además, deberás guardar esta información durante 4 años.

Con o sin obligación, elaborar tu cuadrante anual de trabajo es una buena práctica que te recomendamos seguir.

Un cuadrante de trabajo anual te ayudará a planificar mejor los recursos humanos y cubrir las necesidades del negocio a lo largo del año.

En resumen, aunque no sea obligatorio legalmente, tener un cuadrante anual aporta múltiples beneficios a tu empresa. Te permite gestionar mejor tu plantilla y mejorar la motivación laboral de los empleados.

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Ventajas de crear un cuadrante de trabajo anual

Crear un cuadrante de trabajo anual para tu negocio tiene muchas ventajas que no debes pasar por alto. Estas son las principales:

1. Productividad laboral bajo control

El cuadrante de trabajo anual te permite tener una visión a largo plazo de las necesidades de personal de tu empresa.

Esto te facilita planificar con tiempo contrataciones, sustituciones por vacaciones o bajas y adaptarte a épocas de más actividad.

Puedes detectar picos de trabajo con antelación y así prever refuerzos o redistribuir tareas para mantener la productividad laboral durante esos periodos.

En última instancia, reducirás los problemas de última hora por falta de personal o exceso de carga laboral.

2. Mayor organización

El calendario anual de trabajo sirve como hoja de ruta para organizar turnos, horarios y días libres del equipo.

Esto te permite distribuir equitativamente festivos, fines de semana y vacaciones entre los empleados.

Así evitarás solapamientos o huecos en la cobertura de puestos clave.

3. Mejores condiciones para los trabajadores

Los empleados también pueden planear mejor su tiempo libre y conciliación familiar con antelación.

Sin duda, la mejor forma de fomentar un buen clima laboral al ser transparentes con horarios y descansos.

Y a nivel legal, te resultará más sencillo cumplir con la normativa sobre descansos, horarios máximos y mínimos entre jornadas.

4. Mejora de la comunicación interna

La implementación de un cuadrante de trabajo anual fomenta la transparencia en la comunicación interna de la empresa.

Podrás publicar en las plataformas internas de la organización toda la información para que quede disponible para toda la plantilla.

El equipo podrá consultar la información desde cualquier ubicación o dispositivo. Sin duda, la mejor forma de minimizar posibles confusiones.

En definitiva, invertir tiempo en confeccionar un planning anual de tu equipo con ayuda de un software como Sesame HR merece la pena. Te ayudará a gestionar los RRHH de forma más eficiente. Tus trabajadores te lo agradecerán.

Sesame HR, tu herramienta para hacer un cuadrante de trabajo anual

Crear un cuadrante de trabajo anual para tu empresa puede resultar complicado y llevarte mucho tiempo si lo haces manualmente. Por suerte, existen herramientas digitales como Sesame HR que te ayudarán a automatizar y simplificar este proceso.

Sesame HR es un software de gestión de personal que entiende las necesidades de tu negocio. Con Sesame HR podrás:

• Crear cuadrantes de turnos personalizados según tus necesidades. Elige entre turnos fijos, rotativos o define tus propias reglas.
• Equilibrar la carga de trabajo entre empleados y departamentos.
• Optimizar la planificación para reducir la bolsa de horas extra y ausencias.
• Tener visibilidad sobre las horas trabajadas y recibir notificaciones en caso de retrasos.
• Comunicar los cuadrantes a tus empleados desde cualquier dispositivo.
• Generar informes de RRHH y exportar la información.
• Integración con otras funcionalidades, como la gestión de nóminas o herramientas de comunicación interna.

Así que no lo dudes más. Deja que Sesame HR se encargue de tu planificación anual. Prueba nuestro software de RRHH durante 14 días y descubre cómo puede facilitarte la vida. ¡No esperes más!