Cómo hacer un cuadrante de trabajo desde RRHH para los equipos

22 de diciembre, 2023

¿Estás buscando la manera de organizar mejor los turnos de tus equipos de trabajo? Hacer un cuadrante de trabajo es la clave. Como director de RRHH, sabes que la organización de tus empleados es fundamental para el éxito de tu empresa. 

Pero, ¿cómo lograrlo cuando tienes muchos empleados que coordinar? La solución está en implantar un calendario de turnos eficiente con la ayuda de las herramientas adecuadas. ¡Sigue leyendo para descubrirlo!

Cómo hacer un cuadrante de trabajo desde RRHH

¿Quieres optimizar la gestión de turnos en tu empresa, pero no sabes cómo hacer cuadrantes de trabajo eficientes desde RRHH?

Con estas indicaciones y la ayuda de herramientas especializadas como Sesame HR, podrás gestionar los turnos de trabajo en tu compañía de forma eficiente. ¿A qué esperas para empezar? Lee nuestras recomendaciones.

1. Requisitos legales de los turnos rotativos y descansos

Si quieres cumplir con la legislación, debes prestar atención a los requisitos de los turnos rotativos y descansos.

En primer lugar, los turnos rotativos no pueden superar las 9 horas diarias de trabajo efectivo, salvo en el caso de actividades especiales. Además, los trabajadores tienen derecho a un descanso mínimo de 12 horas entre jornadas y de día y medio semanal.

También es importante planificar los turnos con tiempo y notificarlos con un mínimo de antelación para que tus empleados puedan organizarse

Finalmente, permite a tus trabajadores solicitar cambios en sus turnos, especialmente si hay motivos personales de por medio. 

2. Uso de software específico para la creación de cuadrantes

Una vez tengas claro el objetivo del cuadrante de trabajo, es hora de seleccionar la herramienta tecnológica que te permitirá crearlo de la forma más eficiente. Existen diversas opciones de software en el mercado que te permitirán hacer cuadrantes de trabajo de forma ágil. 

Existen opciones gratuitas, pero para un uso profesional en un departamento de RRHH, lo más recomendable es emplear un software de gestión de personal como Sesame HR. Este tipo de softwares te permitirán hacer cuadrantes de trabajo personalizados, además de gestionar las ausencias de tus empleados y mucho más.

3. Asignación óptima de personal por turnos con patrones

Con un software de gestión de turnos podrás hacer cuadrantes de trabajo personalizados según las necesidades de tu negocio. Puedes establecer los turnos de forma puntual o periódica, visualizando las plantillas a simple vista. También puedes aplicar restricciones, repeticiones y turnos rotativos, guardando las plantillas para usarlas cuando quieras.

También puedes descargar los cuadrantes en Excel o PDF y notificar los cambios a tu equipo de forma automatizada. De esta manera, podrás asignar el personal óptimo en cada momento y turno, visualizando la disponibilidad total de tus empleados.

Evita problemas legales configurando los descansos obligatorios. Y olvídate de planificar turnos manualmente, ganando tiempo para centrarte en tareas de mayor valor añadido.

4. Métodos para comunicar cambios y ajustes en los cuadrantes

Una vez tengas el cuadrante inicial, es importante que gestiones cualquier cambio o ajuste que surja. 

Aunque las notificaciones se envían de forma automática, puedes hablar directamente con los empleados afectados y explicarles el motivo del cambio. 

Esto genera comprensión y reduce resistencias. También puedes escuchar sus necesidades personales por si tuvieran otras necesidades.

La clave está en escuchar a tus empleados, comunicar bien los cambios y brindarles las herramientas para adaptarse. De esta forma, podrás realizar ajustes en el cuadrante sin grandes trastornos.

Ventajas de contar con los cuadrantes de trabajo

En definitiva, hacer cuadrantes de trabajo tiene sus ventajas. Pues te permite gestionar los recursos humanos de tu empresa de una forma mucho más estratégica, maximizando el potencial de tus empleados y asegurando una mayor productividad. Te contamos todos los beneficios al detalle en los siguientes apartados.

1. Minimizar tiempos muertos y solapamientos

Hacer cuadrantes de trabajo te ayuda a organizar tus equipos y maximizar su productividad laboral. De esta forma, podrás minimizar los tiempos muertos y solapamientos para que tus colaboradores puedan enfocarse en sus tareas principales.

Al hacer el cuadrante de trabajo, considera los horarios de tus empleados y sus responsabilidades para evitar redundancias. Con la ayuda de un software de RRHH como Sesame HR, podrás visualizar fácilmente las horas trabajadas por cada colaborador y realizar los ajustes necesarios para optimizar el cuadrante. 

2. Distribución equitativa de cargas de trabajo

Una vez tengas claro el organigrama de tu empresa y los puestos asociados, te resultará más fácil distribuir equitativamente las cargas de trabajo. 

Esto te permitirá minimizar errores de organización y te ahorrarás un tiempo valioso que puedes dedicar a tareas de mayor impacto.

3. Facilitar la conciliación laboral

La conciliación de la vida laboral y personal es un factor clave para la satisfacción laboral de tus empleados. Facilitar turnos que se adapten a las necesidades de cada trabajador es esencial.

Con un software de gestión de turnos como Sesame HR, puedes hacer cuadrantes de trabajo personalizados para cada departamento y equipo. Esto te permite asignar los turnos de la forma más eficiente según las responsabilidades y disponibilidad de cada empleado. 

De esta forma, conseguirás que tus empleados rindan al máximo al poder compaginar su vida laboral y personal de la mejor manera.

4. Reducción de costes y optimización de recursos

Una correcta organización de los turnos te ayudará a reducir costes y optimizar recursos en un departamento de RRHH. Especialmente, si quieres planificar la automatización de tareas repetitivas.

También podrás analizar si realmente necesitas el mismo número de empleados para desempeñar las funciones actuales. Quizás algunos puestos se solapan o hay tareas que se pueden redistribuir. Revisa también la posibilidad de reducir las horas extras.

Con estos consejos, lograrás hacer cuadrantes de trabajo efectivos que potencien la productividad de tus equipos. Recuerda que la clave está en una buena organización, comunicación constante y las herramientas adecuadas.

Hacer un cuadrante de trabajo con Sesame HR es posible

Con una herramienta como el software de RRHH de Sesame HR podrás hacer cuadrantes de trabajo para organizar las tareas de tus equipos. Solo tienes que:

1. Designar el cupo de trabajadores que necesitas.
2. Visualizar la disponibilidad de tu equipo
3. Aplicar restricciones en los cuadrantes de turnos.
4. Configurar repeticiones de turnos.
5. Guardar tus plantillas.
6. Notificar los cuadrantes de trabajo a los empleados.

Con los cuadrantes de Sesame HR aumentarás la productividad de tus equipos, evitarás duplicidades y mejorarás la planificación de tu personal. ¿A qué esperas para probarlo? Pide una demostración de 14 días de nuestro software de RRHH. ¡No te arrepentirás!