Qué documentación se necesita para hacer la declaración de la renta

11 de abril, 2023

Parece mentira. Todos los años se repite la documentación de empresa para la Renta que hemos de proporcionar, y nos sigue generando problemas. A no ser, claro está, que hayamos tomado las medidas oportunas.

En este contenido te explicamos qué informaciones hay que facilitar y cómo optimizar esta tarea con un gestor documental. Por otra parte, ¿te preguntas qué documentación necesito para la Renta? También te lo vamos a aclarar.

Qué documentación es necesaria para la declaración de la Renta

Año tras año, todos nos preguntamos lo mismo: ¿cuál es la documentación necesaria para la declaración de la Renta? Este el listado definitivo para resolver tus dudas. Puedes utilizarlo como checklist si te parece:

• Copia de tu renta del ejercicio anterior.
• Certificado de retenciones, del que te hablaremos después con más detalle.
• Justificantes de los pagos que has hecho a sindicatos, si procede.
• Cuotas abonadas a colegios profesionales, solo cuando son obligatorias.
• Información fiscal proporcionada por las entidades bancarias con las que trabajas.
• Documentación de ingresos por alquiler de inmuebles. En concreto, escritura de compraventa, contrato, gastos necesarios y facturas justificativas.
• Documento bancario de compra y venta de fondos de inversión.
• Certificado bancario acreditativo de compra y venta de acciones.
• Escrituras y papeles relacionados con la venta o herencia de inmuebles.
• Acumulados de los ingresos y gastos relacionados con tus rendimientos de actividades económicas.
• Certificado de aportaciones a planes de pensiones.

Documentación especial necesaria para la declaración de la Renta

Si estás pagando una pensión compensatoria a tu cónyuge y abonos anuales de alimentación a tus hijos, puedes obtener deducciones. Adjunta el nombre, los apellidos y los NIF de estas personas.

Ten presentes las posibles deducciones por pago de hipoteca en la vivienda habitual o por su alquiler. Infórmate sobre estos papeles, si es tu caso.

Si has litigado con la empresa o la persona que te paga, te puedes desgravar esos gastos de defensa jurídica. Deberás acreditarlos con los recibos y las facturas correspondientes.

Por último, también habrás de presentar el certificado de minusvalía si tienes esta característica. Es un factor capaz de reducir tu factura fiscal.

¿Cuáles son las fechas de este año?

El periodo definido por la Agencia Tributaria para este ejercicio va desde el 11 de abril al 30 de junio. ¿Quieres tramitarla directamente en sus oficinas? Consulta los plazos de la Renta establecidos por esta institución.

Recuerda también que puedes consultar tus datos fiscales online, si te conviene. Suele ser un estupendo punto de partida.

¿Cuál es la documentación de empresa para la Renta?

Aunque ya hemos mencionado esta información en al apartado previo, vamos a prestarle una atención especial. ¿Eres consciente de qué documentación de empresa para la Renta te hace falta?

O, desde otro punto de vista: ¿qué ha de proporcionar la organización empresarial a sus empleados?

Es una cuestión importante porque:

1. Como empleado, has de reclamarla a tu empresa si no te ha llegado.
2. Como directivo o responsable, debes organizar la gestión documental correcta para proporcionarla a tiempo a todos tus trabajadores.

En concreto, estamos hablando de dos informaciones muy concretas:

• Nóminas e incidencias en nóminas.
• Certificado de retenciones.

Características del certificado de retenciones

Como sabes, la empresa tiene la obligación de hacer la nómina cada mes a sus empleados. Estos deben archivarlas y guardarlas. Aunque no siempre es imprescindible, es buena idea adjuntarlas al preparar la declaración.

Por su parte, el certificado de retenciones es un documento anual. Recoge todas las deducciones del IRPF aplicadas sobre las nóminas. Refleja, en consecuencia, qué cantidad se ha descontado y ha sido ingresada a nombre del profesional.

Así, es el único documento que tu empresa ha de proporcionarte en las fechas próximas a tu elaboración de la Renta.

La Agencia Tributaria lo utiliza a modo de hoja indicativa. A partir de él, comprueba que lo declarado por la empresa coincide con la información que tiene.

Cómo organizar toda la documentación de la Renta

Establecer un sistema documental eficaz es clave para aportar la documentación de empresa para la Renta en tiempo y forma. El día a día es exigente en todas las compañías. Improvisar no es una opción. Y, si la organización es grande, el tratamiento manual suele generar problemas.

La mejor opción es incorporar un sistema de gestión documental digitalizado. Te permite organizar todos tus contenidos de recursos humanos con un enfoque único. Así, su tratamiento es mucho más rápido, eficaz y versátil.

¿Qué te parecen estos atributos? Los tendrás a tu alcance con este planteamiento:

• Centralización. Conservas toda la información en un único sitio.
• Localización. Accedes a sus contenidos desde cualquier parte, con un sistema seguro de accesos y contraseñas.
• Clasificación. Organizas los archivos por empleados y categorías.
• Accesibilidad. Siempre lo encuentras todo con gran rapidez.
• Automatización. Disfrutas de recursos automáticos que puedes programar. Por ejemplo, el envío de certificados de retenciones.
• Notificaciones. Sabes que los interesados reciben alertas y llamadas cuando les compartes información relevante.

A través de un portal del empleado, el intercambio de documentos y contenidos se agiliza al máximo. En este sentido, cuando descubras el gestor documental de Sesame HR lo verás mucho más claro.

De este modo, la documentación de tu empresa para la Renta siempre estará disponible y accesible para tus empleados.

Beneficios de cumplimentar toda la documentación

Olvidar algún papel al hacer la declaración de la Renta no es irreversible. Sin embargo, es mejor documentarlo todo a la primera.

Las ventajas son tres:

1. Ahorras tiempo. Hoy en día, sin duda, no te sobra. Tu agenda está llena de eventos personales y profesionales.
2. Evitas burocracia o economizas. ¿Te apetece volver a pedir cita previa con la Agencia Tributaria? En su defecto, tu gestor tendrá que dedicar más horas y te saldrá más caro.
3. Obtienes antes tu dinero. Si te sale a devolver, te interesa tramitarla cuanto antes para recuperar lo que es tuyo.

¿Cuáles son las conclusiones de este artículo? Básicamente tres:

1. Reúne y presenta a la vez toda tu información de la Renta.
2. La empresa ha de facilitar el certificado de retenciones a sus empleados cada año.
3. Contar con un gestor documental es una gran idea.

En consecuencia, no lo dudes: infórmate en Sesame HR. Somos un software de RRHH de confianza. Te aportaremos mucho en la gestión de documentación de empresa para la Renta y cualquier otra comparable. ¿Qué tal si te suscribes?