3 errores en nóminas que hay que tener en cuenta desde el departamento de RRHH

22 de mayo, 2023

Cometer errores en las nóminas de los empleados es un fallo más común de lo que parece. Para evitarlo, el departamento de RRHH tiene que estar al día de las modificaciones y cambios que puedan darse en las leyes y normativa vigente. Aun así, dichos problemas pueden aparecer en tu empresa.

Por eso, para conocer cómo corregir incidencias en nóminas de tus trabajadores y cuáles son los fallos más comunes, en Sesame HR queremos ayudarte a través de nuestro software de RRHH.

¿Quieres conocer más sobre cuáles son los errores en nóminas más frecuentes? ¡Continúa leyendo!

3 errores en las nóminas a evitar

Existen múltiples errores en las nóminas que pueden ocurrir y que el departamento de Recursos Humanos debe tener en cuenta. No obstante, para facilitar esta tarea, hemos realizado una selección con los tres fallos más comunes que se deben vigilar de cerca.

1. El pago incorrecto de la nómina 

A la hora de calcular el salario hay que tener en cuenta cada mes ciertos datos, como la bolsa de horas extras y las comisiones o deducciones, entre otras. Así pues, los encargados de la administración de la nómina tienen que prestar mucha atención a la hora de calcular el pago.

Suele suceder que debido a una mala revisión o a una falta de seguimiento antes de enviarlas, el pago haya sido mal calculado. Estas posibilidades aumentan si tu empresa no cuenta con un correcto sistema para rastrear las horas de los empleados, por lo que puede darse un pago en exceso o insuficiente de la nómina.

A la hora de realizar las nóminas debes tener en cuenta cada mes todas las variables que pueden afectar a cada trabajador, para adaptar la administración de la nómina.

2. Problemas con los datos obligatorios

Entre los errores en las nóminas más comunes se encuentran anomalías en los datos obligatorios. Algunos de los problemas que pueden darse son:

• Correspondencia real entre categoría profesional y grupo de cotización.
• Datos del empleado incorrectos.
• Problemas con las cotizaciones de la Seguridad Social.
• La base de retención del IRPF en la nómina.

Son múltiples los datos que deben observarse según el empleado y su situación concreta. Esto explica por qué a veces las organizaciones pasan por alto ciertos datos. 

Del mismo modo, en la cabecera, es decir, la parte de la nómina donde aparecen los datos básicos del trabajador, pueden encontrarse datos incorrectos. Esto se debe a que muchas empresas usan plantillas o modelos que han descargado de internet.

Dichas plantillas suelen estar incompletas. Si ocurre un error en alguna de las nóminas, podrá repetirse durante varios meses. Por ello, a la hora de utilizarlas se deben revisar que aparezcan todos los datos que debe incluir y si no, añadirlos. Asimismo, se deben comprobar los datos de los trabajadores con regularidad.

3. Recalcular nóminas ya pagadas

Una nómina ya cerrada no puede modificarse. Sin embargo, es una de las prácticas que suelen darse en muchas organizaciones. Ya sea por la falta de control en las horas extra, por una baja laboral o bien por diferentes factores que lleven a un pago incorrecto, puede suceder que hayamos pagado mal una nómina.

Lo más recomendable en estos casos es reflejar la corrección de un mes en el siguiente con el nombre “incidencia del mes anterior”, para evitar posibles problemas.

Tips para evitar errores en las nóminas desde RRHH

Las nóminas deben incluir múltiples detalles legales, entre los que se incluye la naturaleza, el importe de otros pagos o deducciones, plus de transporte, gastos o indemnizaciones. Por este motivo, lo más aconsejable para gestionarlo de forma correcta se recomienda utilizar un software como el de Sesame HR.

¿Cuáles son las consecuencias de los errores en las nóminas?

Los errores en las nóminas pueden suponer grandes consecuencias negativas legales para la empresa, pudiendo imponer sanciones legales y multas significativas. Estas oscilan entre los 626 y 6.250 euros.

Más allá de la multa económica, esto puede suponer una mala experiencia tanto para el empleado como para la empresa, influyendo en la imagen de la misma. Por este motivo, es muy importante que tu departamento de Recursos Humanos realice una correcta preparación de nóminas y debe conocer cómo corregir un error en las nóminas.

Cómo evitar errores en las nóminas

Algunos consejos sobre cómo corregir errores en las nóminas y evitarlos por parte del departamento de RRHH son:

• Disponer de un programa de gestión de nóminas para automatizarlo. En la actualidad existen muchos de ellos. Esto no solo facilita la tarea, también la agiliza.
• Preparar las nóminas con antelación. Las prisas son malas consejeras y pueden generar muchos fallos. Cada mes deben realizarse con tiempo y actualizar los datos.
• Falta de fechas límite para su pago. No cumplir con un tiempo confiable en el que el empleado sepa que va a recibir la nómina puede generar malestar y dañar la confianza en la empresa. Por eso, es recomendable contar con un plazo para su pago.
• Mantener un registro completo durante todo el tiempo que sea necesario. En los registros se incluyen una gran cantidad de datos como tasas de pago, horas trabajadas, fechas, etc. Esto mantiene a tu empresa segura en caso de auditoría y agiliza la administración de las nóminas.
• Tener en cuenta posibles incidencias en las nóminas, como horas extras, ausencias o primas, a la hora de calcular el salario.
• Una buena comunicación entre departamentos. Esto lleva a que aquellos que deben redactar las nóminas no estén informados de las incidencias que pueden afectar a la misma.
• Estar al día de las novedades en regulación sobre nóminas. Esta puede afectar a impuestos, retenciones, etc.
• Realizar cada nómina desde cero, sin reutilizar la de otros meses.
• Calcular bien las retenciones, personalizado los cálculos a la situación laboral de cada empleado.

Ahora que ya conoces cuáles son los posibles errores en las nóminas y cómo evitarlos, depende de ti encontrar las herramientas que ayuden a tu equipo a realizarlas. Por eso, te invitamos a conocer más sobre este tema y otros relacionados con nuestro software de RRHH en Sesame HR.