Cómo gestionar una nueva ficha de empleado en recursos humanos

17 de enero, 2023

Gestionar fichas de empleados por RRHH en una empresa es fundamental para mantener una correcta organización en la compañía. Además, el auge de las nuevas tecnologías ha permitido que las fichas ya no se gestionen por Excel, tal y como se estaba realizando.

En este post te vamos a explicar toda la información que necesitas en cuanto a fichas de empleados se refiere, y al gestor documental más adecuado para ellas.

¿Qué es una ficha de empleado?

El término «ficha» suena muy antiguo, no obstante, todavía son llamadas así.

Se trata de tener toda la información del empleado en un mismo soporte para así tener un mejor acceso a la información. Y, además, poder ejecutar todo tipo de tareas.

Ejemplos: efectuar consultas, rellenar la documentación o reaccionar de forma más rápida ante situaciones imprevistas como accidentes o bajas médicas.

Imagínate que un trabajador de tu empresa no acude a trabajar o ha tenido un accidente laboral. En este caso, vas a necesitar acceder a sus datos personales para, por ejemplo, avisar a un familiar de lo ocurrido. Esto mismo podría ocurrir con los datos fiscales, por ejemplo.

Desde que se inició la pandemia, los trámites documentales relacionados con las fichas de empleados se han trasladado al escenario digital. Por ello, disponer de una caja con unas fichas escritas a mano ha pasado a la historia.

No obstante, el teletrabajo ha influido negativamente en este ámbito. Ya que los líderes o directivos tienen dificultades para que sus trabajadores rellenen cierta información o efectúen gestiones.

Esto no ocurriría si los empleados permanecieran en la oficina, tal y como ocurría hace algunos años.

No obstante, las empresas han contratado servicios de firma digital para que los trabajadores en remoto puedan firmar todo tipo de documentos sin que su presencia lo requiera.

Los cambios que se han producido durante estos últimos años han ido a más. En la actualidad, en una ficha de empleado no solo se recaban datos personales.

Si no que ahora el objetivo es concentrar toda la información en una única base de datos (información fiscal, vacaciones, nóminas, etc.) para gestionar fichas de empleados de forma efectiva.

Cómo gestionar fichas de empleados

Si tienes una empresa y estás en pleno periodo de transición digital, te animamos a que continúes leyendo. Ya que esta información te será útil para poder gestionar las fichas de tus trabajadores en un entorno digital.

Lo primero que tienes que tener en cuenta es que los datos no suelen variar en exceso en la vida laboral de un trabajador.

No obstante, tienes que tener esta información de forma accesible para modificarla en cuanto sea necesario gestionar fichas de empleados.

Datos fiscales

En este apartado se recogerá la información básica del empleado. Así como los datos de contacto y los detalles sobre su labor y responsabilidad en la compañía.

En cuanto a los datos de contacto, te recomendamos que incluyas los del trabajador y algunos más para casos de emergencia.

Los datos que nosotros consideramos imprescindibles para gestionar fichas de empleados son los siguientes:

• Nombre completo y apellidos.
• Fecha de nacimiento y lugar.
• Carnet de identidad (DNI o NIE).
• Domicilio actual.
• Datos de contacto como el teléfono o el email.
• Número de afiliación a la Seguridad Social.
• Cargo en la empresa o categoría profesional.
• Tipos de contrato de trabajo y, además, si es temporal hay que establecer la duración. En este sentido, es importante disponer de algún tipo de alerta que nos indique el próximo vencimiento del contrato.

Datos académicos

Los datos de carácter académico son imprescindibles para verificar y realizar un seguimiento de la trayectoria del empleado.

Aquí se debe de recoger la formación académica del trabajador. Tanto la que haya adquirido antes de entrar en la organización, como la que le ha ofrecido la misma desde que empezó.

En resumen, se debe de incluir lo siguiente:

• Formación reglada, es decir, con los títulos obtenidos por los cursos que se hayan finalizado por parte del empleado.
• La formación complementaria que haya efectuado el trabajador por iniciativa suya o por la propia empresa.
• Puestos o categorías profesionales por los cuales el trabajador tiene interés. La empresa debe realizar evaluaciones continuas a los trabajadores para poder conocer el grado de satisfacción del trabajador con la misma.
• Experiencias previas en otros trabajos o sectores. Estos datos también son fundamentales. Ya que así, la compañía podrá conocer con qué empleados puede contar en el caso de que haya alguna necesidad o vacante.

Contactos de emergencia

Tal y como ya hemos apuntado, es imprescindible contar con números de emergencia a la hora de gestionar fichas de empleados.

Son para que la empresa se pueda poner en contacto con familiares o allegados ante cualquier tipo de imprevisto.

Además, la información se puede ampliar con la dirección de estos contactos, el parentesco o la relación sentimental si la hubiera.

¿Software o Excel para gestionar fichas de empleados?

Las fichas de empleados se redactaban manualmente hasta hace una década. Luego se comenzó a trabajar en Excel.

En la actualidad, todavía son muchas las empresas que continúan trabajando con Excel para gestionar fichas de empleados.

No obstante, nosotros no lo recomendamos por los siguientes aspectos:

• La ficha de un empleado tiene que contener bastante información, por lo tanto, Excel no es una base de datos de empleados como tal.
• La creación y actualización de todos los datos se tiene que realizar manualmente.
• Como todo archivo, existe un peligro real de que por algún tipo de incidencia como, por ejemplo, un virus, se puedan perder todos los datos.

Por todo ello, las desventajas hacen pensar en la idoneidad de un software concreto para reunir las fichas de los trabajadores.

Contar con una base de datos te permitirá introducir datos del empleado y aparecerá toda la información del mismo. Sin necesidad de tener que recurrir a archivos compartidos o enlaces.

Además, solo con subir a la plataforma los documentos, la información se actualizará de forma automática.

En resumen, gestionar fichas de empleados es fácil si se cuenta con un software de RRHH adecuado para ello.

Si te gustan este tipo de noticias, te invitamos a seguir en Sesame HR. No obstante, también puedes contactar con nosotros si estás interesado en la contratación de cualquiera de nuestros servicios.