Guía de implementación de software de recursos humanos

4 de marzo, 2024

La implementación de software de recursos humanos es el proceso clave que te permitirá agilizar las tareas de todo el departamento. En esta guía te explicamos los pasos a seguir, desde por qué merece la pena hasta los errores a evitar.

Con nuestros consejos prácticos, conseguirás implementar el mejor software de gestión de personal para tu departamento de RRHH. ¡Sigue leyendo para saber más!

¿Por qué implementar un software de RRHH?

La gestión de recursos humanos es un proceso complejo que puede resultar muy complicado si no se dispone de las herramientas adecuadas.

Un software de RRHH te permitirá automatizar y optimizar muchas tareas repetitivas, ahorrando un tiempo muy valioso.

Impulsa la productividad

Con un sistema de RRHH, tu equipo podrá dedicar menos tiempo a tareas administrativas y más a aquellas de alto valor añadido. Lo que se traduce en una mayor productividad laboral.

Procesos como la gestión de nóminas, control de vacaciones o evaluaciones del desempeño se vuelven mucho más eficientes.

Mejora la toma de decisiones

Un software de RRHH te permitirá tener acceso a datos e informes en tiempo real que te ayudarán a tomar mejores decisiones.

Podrás analizar indicadores clave como rotación de personal, costes de contratación o días de baja para detectar áreas de mejora.

Reduce errores y ahorra costes

La automatización de procesos repetitivos como el registro de jornada laboral reduce considerablemente el riesgo de errores humanos, evitando posibles sanciones.

Además, la optimización de flujos de trabajo y la eliminación del papel pueden suponer un ahorro de costes administrativos.

Atrae y retiene al mejor talento

Disponer de un software de RRHH actualizado y eficiente te ayudará a ofrecer una mejor experiencia al empleado.

Procesos ágiles, comunicación interna transparente y acceso a información relevante sobre su puesto de trabajo son factores clave para atraer y retener el talento.

En definitiva, un sistema de gestión de recursos humanos es imprescindible para cualquier empresa que quiera optimizar sus procesos.

El software de Recursos Humanos 360 que revoluciona tu forma de trabajar

Caso de éxito: Hofmann

Hofmann es una empresa líder en el sector de los productos fotográficos personalizados en España. Hofmann decidió modernizar sus sistemas de gestión implementando Sesame HR para digitalizar y optimizar sus procesos de recursos humanos.

Problemas a resolver

Antes de Sesame HR, Hofmann necesitaba gestionar una plantilla dividida entre perfiles de fábrica y otros más orientados en oficina. Lo que se diferencia en distintas necesidades, como:

• Gestión de turnos.
• Trabajo en remoto.
• Diferentes puntos de fichaje.
• Diferentes herramientas de trabajo.

Esto generaba ineficiencias, pues para el equipo directivo resultaba difícil llegar a todos los empleados.

Sesame HR para mantener el control

Gracias a Sesame HR, Hofmann implementó un sistema de gestión de recursos humanos integral para centralizar y automatizar estos procesos. El software permitió:

1. Implementar un fichaje centralizado desde diferentes ubicaciones.
2. Digitalizar el reparto de tareas y fomentar la delegación.
3. Apostar por la flexibilidad multidispositivo en la coordinación del personal.

Sin duda, la implementación de Sesame HR ha permitido a Hofmann modernizar sus operaciones de recursos humanos.

👉 ¿Quieres saber más? Accede al siguiente enlace para conocer al detalle el caso de éxito de Hofmann.

¿Cómo implementar un sistema de gestion de recursos humanos en 5 pasos?

Si quieres imitar los pasos de una empresa como Hofmann, te recomendamos seguir los siguientes pasos hacia el éxito.

1. Define tus objetivos

Empieza por definir qué objetivos estratégicos quieres alcanzar con la implementación de un software de RRHH. ¿Qué procesos quieres digitalizar?

Estos objetivos te ayudarán a elegir la solución que mejor se adapte a tus necesidades.

2. Evalúa tus opciones

Una vez tengas claro qué buscas, es hora de analizar el mercado. Hay muchas opciones de software de RRHH, desde soluciones básicas hasta plataformas muy avanzadas.

Valora características como:

• Funcionalidades.
• Integraciones disponibles.
• Facilidad de uso.
• Coste.

Pide demostraciones a tus opciones favoritas y pregunta a otros usuarios por sus experiencias.

3. Prepara tu equipo

La implementación de un nuevo software implica cambios, así que es importante preparar a tus empleados. Explica los beneficios que obtendrán y cómo les afectará el uso de la nueva herramienta.

Ofrece formación para que puedan aprovechar al máximo sus funcionalidades desde el primer día. También es recomendable nombrar embajadores digitales, empleados entusiastas que ayuden a motivar e instruir al resto.

4. Prueba y personaliza

Una vez hayas elegido tu solución, es el momento de probarla y personalizarla. Configura los procesos y formularios según las necesidades específicas de tu organización.

Pide al proveedor que te asigne un consultor que te guíe en esta fase de implementación. Tras un periodo de prueba, podrás empezar a utilizarla en tu día a día.

5. Evalúa y optimiza

Por último, debes evaluar el impacto de la implementación sobre tus objetivos iniciales. Asegúrate de que la herramienta se está usando correctamente y detecta posibles áreas de mejora.

Pregunta a tus empleados por su experiencia y atiende a cualquier duda o sugerencia. Optimiza la configuración y funcionalidades según las necesidades que vayan surgiendo.

Mantén una comunicación continua con el proveedor para sacar el máximo partido a tu inversión.

Las mejores prácticas en la implementación de software de RRHH

Para el éxito de la implementación del software de Recursos Humanos, es fundamental seguir las mejores prácticas que maximicen la eficiencia y la efectividad del sistema.

A continuación, se presentan algunas de las mejores prácticas clave a considerar:

1. Reducción del tiempo de reclutamiento: el uso de software de RRHH puede reducir drásticamente el tiempo dedicado a procesos de reclutamiento y contratación.
2. Mejora en la toma de decisiones: los sistemas de RRHH basados en datos proporcionan a los líderes empresariales información valiosa y análisis en tiempo real sobre la productividad laboral del equipo.
3. Automatización de tareas administrativas: además de simplificar procesos como la nómina y la gestión de beneficios, el software de RRHH también puede automatizar otras tareas tediosas y repetitivas.
4. Adopción de inteligencia artificial (IA): algunos sistemas de RRHH están comenzando a incorporar IA para mejorar la precisión de sus procesos.
5. Cumplimiento normativo: wl software de RRHH puede ayudar a garantizar el cumplimiento de las normativas laborales y de privacidad de datos.

Sesame HR te acompaña en todo este proceso para conseguir la implementación más eficaz y exitosa de nuestro software de Recursos Humanos.

Errores comunes en la implementación de software de Recursos Humanos

No lo olvides, a la hora de implementar tu software de RRHH, hay varios errores que debes evitar cometer para aprovechar al máximo la herramienta.

No involucrar a los empleados desde el principio

Uno de los errores más comunes es no involucrar a los empleados desde el principio del proceso de implementación.

Es importante que los empleados se sientan partícipes del cambio y puedan aportar su visión mediante encuestas de clima laboral.

Recaba feedback e involucra a los empleados clave en el proceso de selección.

No proporcionar formación adecuada

La formación es clave para la adopción de cualquier nueva herramienta de software. Si los empleados no saben cómo utilizar la nueva solución, no la utilizarán.

Proporciona formación presencial o virtual a todos los empleados. Asegúrate de que la formación es práctica y está adaptada a los diferentes perfiles de puesto.

No probar el software antes de implementarlo

Ningún software de RRHH es perfecto para todas las organizaciones. Es importante probar distintas soluciones para encontrar la que mejor se adapte a tus necesidades.

Prueba versiones de prueba y analiza en detalle las funcionalidades. Registra todo el proceso para poder hacer una comparativa de los pros y contras.

Una implementación apresurada con una solución que no encaja bien puede ser contraproducente.

Falta de soporte post-implementación

La implementación de un software de RRHH no termina cuando se ha migrado la información y formado a los empleados.

Es necesario contar con un buen soporte del servicio para poder resolver las eventuales necesidades que vayan saliendo a lo largo de todo el proceso.

Implementación de software de RRHH con Sesame HR

Sesame HR es el aliado ideal para llevar a cabo la implementación de tu software de gestión de recursos humanos.

Nuestro equipo cuenta con amplia experiencia ayudando a implementar soluciones de RRHH. Nos adaptamos a tus necesidades y te ofrecemos un servicio personalizado.

También te ayudaremos la configuración de tu software de RRHH. Con esta herramienta, podrás:

1. Crear el organigrama de empresa.
2. Configurar los perfiles de usuario y permisos.
3. Cargar la información de tus empleados y candidatos actuales.
4. Diseñar los procesos de reclutamiento, evaluación, formación, etc. según tus necesidades.
5. ¡Y mucho más!

No te dejamos solo tras la implementación. Ofrecemos un servicio de acompañamiento para resolver dudas, optimizar procesos y adaptar el software a nuevas necesidades.

Las herramientas como Sesame HR están para apoyarte. ¡Pide ya tu demostración gratuita de nuestro software de RRHH!