¿Qué debe tener un programa de control de horas trabajadas?

programa de control de horas trabajadas

Más allá de la obligatoriedad de llevar un registro de las horas trabajadas de cada empleado, llevar un control de horario laboral es imprescindible para que una empresa funcione. Nos dice si un trabajador cumple con su horario, si se están haciendo horas extra, si hay ausencias, etc. Cada son más las empresas que apuestan por introducir un programa de control de horas trabajadas con el que hacer este seguimiento y llevar el registro, pero no todo vale. Debe cumplir con una serie de requisitos.

Requisitos mínimos de la aplicación para control de horas trabajadas

En el mercado es fácil encontrar con un amplio catálogo de aplicaciones destinadas al control horario en las empresas. Con tanto donde elegir, no siempre resulta fácil decantarse por un programa de control de horas trabajadas. Más allá de mirar el precio, la clave para acertar con la elección es fijarse en qué ofrece la aplicación para control de horas trabajadas. Cumplir con los requisitos que aparecen a continuación será imprescindible para que el programa funcione:

  • Es imprescindible registrar, como mínimo, la hora de entrada y salida del puesto de cada empleado cada día trabajado
  • El programa debe garantizar la fiabilidad e inviolabilidad de los datos.
  • Los datos deben quedar almacenados al menos durante 4 años. Si la inspección los solicita, la empresa deberá entregarlos.
  • Debe registrar las horas extra, cuyo control nunca ha dejado de ser obligatorio

Conviene señalar que, aunque se pueden registrar otras pausas (comida, almuerzo, merienda), estas no tienen por qué aparecer en el registro horario. Además, habrá que avisar con antelación al trabajador. En este sentido, o único que debería interesar es que registre la hora de entrada y salida. Más allá de estas cuatro premisas, hay otros aspectos que deberían valorarse al elegir la aplicación para control de horas trabajadas.

Un programa de control de horas trabajadas fácil de usar

Tanto la instalación como el uso deben ser lo más intuitivos posibles. Debe ser un programa apto para cualquier tipo de trabajador, independientemente de los conocimientos informáticos que pueda tener. Si no es así, supondrá importantes pérdidas de tiempo. También debe ser fácil para RRHH o la dirección de la empresa. La generación de plantillas y/o informes descargables con toda la información del seguimiento horario siempre facilita las labores de control de horario laboral.

Compatibilidad

Las herramientas de control horario deben poder adaptarse a los diferentes terminales para facilitar el fichaje. En un escenario ideal, habrá una versión de escritorio para que los trabajadores fichen a través de su ordenador. A esta se sumarán las versiones móviles, compatibles tanto en iOS como para Android, que faciliten a los empleados fichar desde cualquier lugar. Más cuando no empiezan siempre la jornada laboral desde el mismo sitio.

Ausencias y vacaciones

Dentro del control horario de empresas se incluye la planificación laboral, y aquí las ausencias y vacaciones juegan un papel destacado. No es fácil prevenir las ausencias por gripe, pero sí que se pueden tener en cuenta las vacaciones, horas que la empresa debe al trabajador y viceversa o las ausencias previsibles. Son cuestiones que afectan a la productividad, y el hecho de contar con una app de control horario que lo tenga en cuenta facilita la gestión de equipos de trabajo.

Fichajes geolocalizados

¿En tu empresa apostáis por el teletrabajo? Si es así, contar con un programa de control de horas trabajadas donde se pueda fichar en remoto siempre supone un plus. No son pocos los empleados que trabajan algún día desde casa, por no hablar de los que trabajan en ruta. Con soluciones como esta, los comerciales pueden empezar directamente la jornada laboral, ahorrándose el paso por las instalaciones corporativas para fichar. El teletrabajo también exige un control horario.

Control de horario laboral compatible con la gestión de nóminas

El total de horas trabajadas es el punto de partida de cualquier nómina. Por eso, uno de los aspectos a tener en cuenta al elegir un programa de este tipo es la posibilidad de integrar la aplicación para control de horas trabajadas con el gestor de nóminas. Es una posibilidad más que real, y supone un importante ahorro de tiempo y trabajo a la hora de confeccionar las nóminas. Al integrar ambas herramientas, se transfieren las horas trabajadas y horas extras a la nómina.

Seguridad y control biométrico

Finalmente, hay que asegurarse de usar un programa de control de horas trabajadas seguro. Por una parte, los datos deben quedar a resguardo, únicamente para la empresa. Por otra parte, debe ser una herramienta que ayude a prevenir el fraude en los fichajes. Opciones como el control biométrico, ya sea mediante reconocimiento facial o con la huella dactilar ayudan a prevenir este tipo de engaños, certificando que realmente ficha ese trabajador, y no un compañero.

Sesame HR, tu aliado en el control de horario laboral

¿Y qué aplicación para el control de horas trabajadas cumple con todos requisitos? el software de recursos humanos de Sesame HR lo hace. Se trata de una herramienta multidispositivo que facilita a los responsables de la empresa el control y seguimiento del tiempo trabajado por sus empleados, tanto en la oficina como a distancia. Los empleados fichan desde cualquier lugar, ya sea mediante su móvil o a través de un punto de fichaje en la empresa. Solo hay que instalar la app en una tablet para ello.

Además de generar informes y estadísticas de fichajes para un seguimiento óptimo del uso del tiempo en equipos de trabajo, incluye alertas y el control horario biométrico. Otra de las funciones destacadas de este programa de control de horas trabajadas es que dice en tiempo real quién está trabajando. Una función muy interesante cuando hay empleados en remoto fuera de la oficina, o cuando hay ausencias.

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