Renuncia voluntaria de un trabajador, ¿cómo es el procedimiento y cómo se gestiona desde RRHH?

25 de agosto, 2023

Las relaciones laborales cambian y cada día son más volátiles. Por este motivo, es probable que en la empresa haya que hacer frente a la renuncia voluntaria de un trabajador. Una gestión que nuestro departamento de Recursos Humanos debe conocer como realizar correctamente.

¿Qué hacer cuándo te llega una carta voluntaria de renuncia por parte de un colaborador? Desde Sesame HR, queremos facilitarte esta labor con ayuda de herramientas como el gestor documental. Además, hemos elaborado esta guía, con la que realizar este tipo de procedimientos de forma eficaz y sencilla. ¡Sigue leyendo!

Renuncia voluntaria de un trabajador, ¿qué es?

El aviso de renuncia laboral de un empleado se suele comunicar de forma oficial a través de una carta voluntaria de renuncia que envía o entrega al responsable de RRHH de la entidad.

Con este documento, se notifica la renuncia voluntaria de un trabajador y cuando se abandonará el puesto de trabajo definitivamente. Normalmente con un preaviso de dimisión del trabajador de 15 días. 

Dicha carta consta como notificación y registro oficial de este tipo de acontecimientos. Así se proporcionan detalles sobre el último día del empleado, la propia relación entre el empleado y la organización, así como los pasos a seguir.

Si bien lo normal es que se comunique verbalmente a la empresa primero, se deben cumplir con las exigencias que marcan las leyes laborales y redactar dicho documento. De esta manera, se pueden evitar conflictos y facilitar gestiones propias.

Características de la carta voluntaria de renuncia

Cuando un miembro de la plantilla presenta el aviso de renuncia laboral, debe redactar una carta que incluya ciertos datos. En ciertas ocasiones, la compañía puede contar con un ejemplo de carta para asegurarse de que cuentan con todos los datos necesarios para su procesamiento. 

Los datos que debe incluir una carta voluntaria de renuncia son:

• Datos del trabajador (nombre, apellido, DNI) y de la empresa (nombre, dirección, CIF).
• Comunicación de dimisión del puesto de trabajo.
• Párrafo de preaviso establecido.
• Cuál será el último día de trabajo.
• Fecha de redacción de la carta y de recibimiento.
• Agradecimientos.
• Firma del trabajador y el responsable de la entidad.

Este modelo se puede personalizar como se quiera, como por ejemplo indicando las razones de la baja. Puedes encontrar un modelo de carta de renuncia voluntaria en la página de Sesame HR, con el que podrás agilizar esta tarea.

Cómo se gestiona una renuncia voluntaria de un trabajador

Aunque se debe tener en cuenta que cada caso es diferente, las gestiones que se realicen dependen de varias circunstancias. Cuando un trabajador presenta una carta voluntaria de renuncia, el departamento de Recursos Humanos debe llevar a cabo una serie de gestiones. Los pasos a seguir son:

Recibimiento de la baja voluntaria y comunicación al resto de empleados

Al recibir la renuncia voluntaria de un trabajador, lo primero que se debe hacer es comprobar que todo está correcto. Según la función o el puesto que ocupa dicho empleado, puede ser necesario avisar al proveedor o cliente, así como al resto de personal de la plantilla, para empezar a realizar las adaptaciones necesarias y preparar el offboarding.

Análisis de los motivos de renuncia y contraoferta

Cuando un empleado decide marcharse de una empresa, suele tener una serie de motivos de peso. Las razones pueden ser variadas, ya sea por el salario, el ambiente laboral, la presión o simplemente porque ha conseguido un nuevo empleo que se adapta mejor a su proyecto personal.

Además, cuando en la carta voluntaria de renuncia se detalla el motivo de la misma, se puede estudiar qué ha afectado o cambiado para mejorarlo. En algunos casos, puede ser una decisión reversible, por lo que se arreglara con una contraoferta o modificando ciertas cuestiones.

Realizar todo el papeleo necesario

Una vez efectuado, se empieza con todas las gestiones. Algunos de los factores a tener en cuenta cuando llega un preaviso de dimisión del trabajador son:

• El empleado debe obtener la parte proporcional del sueldo en función a los días trabajados hasta entonces.
• Pago de la parte proporcional de pagas extras y vacaciones no disfrutadas hasta el momento.
• Dietas u otros extras que se incluyen en la nómina y que no hayan sido percibidos por el trabajador.

Enviar un acuse de recibo al empleado

Una vez recibida la carta voluntaria de renuncia, se debe responder con una acuse de recibo y una copia firmada. Asimismo, se puede incluir una explicación de los pasos a seguir.

Organizar el trabajo pendiente

Una vez gestionada la renuncia voluntaria del trabajador, se deberá organizar el trabajo que quede pendiente. En la mayoría de las situaciones será necesario buscar un sustituto, por lo que el departamento de RRHH deberá comenzar a preparar el proceso de selección de personal.

Ventajas de una renuncia voluntaria para la empresa

Contar con un método de gestión de la renuncia voluntaria del trabajador como es la carta puede tener ciertas ventajas para la compañía. Entre ellas están:

• Estandarizar y automatizar el proceso de salida de la entidad. Puede hacerse un software de RRHH.
• Mejorar la comunicación interna, la cual será más fluida y transparente. De esta forma se genera confianza entre los empleados.
• Ayuda a conocer la organización y a detectar los motivos de una tasa de rotación laboral, sobre todo si el empleado los describe.

Inconvenientes de una renuncia voluntaria de un trabajador

El preaviso de dimisión de un empleado y la baja voluntaria del mismo indica que la empresa no está ofreciendo a la plantilla aquello que necesita. Por eso, una entidad con un alto número de renuncias al puesto de trabajo puede tener un problema de retención del talento.

Es decir, la renuncia voluntaria de un trabajador puede tener consecuencias negativas para la compañía, afectando a la imagen de marca y generando problemas para atraer el talento.

Por otro lado, este tipo de bajas indican que la entidad no ofrece un buen ambiente laboral o bien un salario que consideran injusto o cuyas condiciones de trabajo no son consideradas justas. Todo ello, debe llevar a la compañía a plantearse por qué sucede, llevando a buscar los motivos necesarios para mejorar.

¿Interesante, verdad? Una renuncia voluntaria del trabajador puede tener inconvenientes y ventajas para nuestra organización, pero el departamento de RRHH debe saber cómo gestionarlo. Toda la información al respecto y sobre muchos otros temas están en el blog de Sesame HR. Somos tu software de RRHH de confianza.