3 soluciones para el sistema de fichaje de tu empresa

30 de noviembre, 2023

Hoy en día, fichar en el trabajo es primordial para las empresas. Conocer el horario de trabajo de los empleados es una obligación que puede afectar tanto a la entidad como a los trabajadores. Por ello, es aconsejable contar con un sistema de fichaje de calidad.

¿Todavía no dispones de un software de gestión de personal en tu compañía? Descubre todo acerca de estos softwares en este post. ¡Toma nota!

Qué es un sistema de fichaje para empresas

Un sistema de fichaje para empresas es un software o una combinación de software y hardware, que ha sido diseñada con el fin de registrar la asistencia de los trabajadores en la entidad.

Dicha herramienta o conjunto de las mismas se emplean para gestionar la asistencia y el tiempo trabajado por cada uno de los miembros de la plantilla.

En otras palabras, el sistema de fichaje para empleados se encarga de recopilar información sobre la entrada y salida de los trabajadores.

Así como de otras actividades relacionadas con el tiempo, como descansos y la gestión de horas extra.

Tradicionalmente, estos sistemas de fichaje en empresas se asociaban con métodos manuales, como tarjetas de registro perforadas, en las que los empleados marcaban su entrada y salida.

👉 Sin embargo, con los avances tecnológicos, los sistemas de fichaje han evolucionado hacia ciertas soluciones más automatizadas y digitales, como el software de Sesame HR.

3 tipos de sistemas de fichaje eficientes para empresas

En el ámbito del control del horario de trabajo, contar con sistemas de fichaje eficientes es fundamental para mantener un registro sin errores.

A continuación, presentamos los tres tipos de sistemas para fichar en el trabajo más prácticos.

1. Fichaje web

El fichaje web permite a tus empleados gestionar el registro de su jornada laboral directamente desde sus ordenadores.

Este tipo de fichaje es especialmente útil para empleados que trabajen en oficinas o desde casa.

2. Fichaje mobile app

Las aplicaciones para fichar con el móvil proporcionan una solución práctica para los empleados que necesitan registrar su jornada laboral mientras están en movimiento.

Con estas aplicaciones, los trabajadores pueden fichar desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Además, existen opciones punteras para facilitar el fichaje como el registro de horario laboral por WhatsApp.

3. Tablet de fichaje

Para empresas que prefieren un punto de fichaje fijo en sus instalaciones, existe la opción de utilizar una tablet para el registro de la jornada laboral.

Esta tablet se coloca en un lugar estratégico dentro de la empresa y permite a los empleados fichar de manera rápida y sencilla al llegar y al salir del trabajo.

Sin lugar a dudas, existe una variedad de sistemas de fichaje adaptados a las necesidades de cada empresa de gran eficiencia y bajo coste.

👉 Estas soluciones contribuyen a una gestión del tiempo de trabajo y a una mayor productividad laboral en el entorno de trabajo. Si te interesan, las podrás implementar desde el software de control del tiempo de Sesame HR.

Características de los sistemas de fichaje de empleados

Un sistema de fichaje de empleados en una entidad debe tener los siguientes factores o características:

• Registro de entradas y salidas de los empleados a través de tarjetas magnéticas o inteligentes o de otros dispositivos.
• Permite establecer y gestionar horarios de trabajo, incluyendo la asignación de turnos, horas extras y días libres.
• Ofrece la capacidad de generar informes de RRHH detallados sobre la asistencia y el tiempo trabajado, lo que facilita la toma de decisiones basada en datos reales.
• Se pueden integrar estos sistemas de fichaje para empresas con el software que se utilice en la compañía de RRHH.
• Envía alertas automáticas en casos de ausencias no autorizadas o llegadas tardías.
• Se puede acceder en remoto y registrar el tiempo de trabajo incluso en aquellos casos en los que los empleados se encuentren fuera de la oficina.
• La seguridad en los datos es primordial al implementar medidas de seguridad para garantizar tanto la confidencialidad como la integridad de la información y tiempo de asistencia.

👉 Hay que tener en cuenta que un sistema de fichaje para empresas como el de Sesame HR no solo simplifica la gestión del tiempo, sino que también te ayudará a mantener la transparencia, cumplir con las normativas laborales y optimizar la eficiencia operativa. 

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Cómo controlar el sistema para fichar en el trabajo

Controlar el sistema de fichajes es una labor de vital importancia para el equipo de RRHH. Para ello es necesario tener en cuenta los siguientes pasos:

Definir y determinar los objetivos del control

Habrá que preguntarse qué se quiere lograr con el control de sistemas de fichajes, si el objetivo es garantizar el cumplimiento de la normativa laboral, mejorar la productividad o todo a la vez.

Una vez se conoce el objetivo del mismo, se pueden establecer ciertos indicadores con los que recopilar información como el número de fichajes realizados o el tiempo de trabajo real. De esta forma se puede establecer el procedimiento de control del tiempo de trabajo.

Escoger la aplicación que más se adapte

Los avances tecnológicos permiten contar con una serie de softwares de calidad con los que registrar los fichajes desde diferentes partes. Entre algunas opciones están ciertos programas de ordenador que automatizan esta tarea.

Un ejemplo de aplicación que puede ayudar a facilitar el control del sistema de fichajes de empleados es Sesame HR. Con estos programas, no solo el equipo de RRHH, sino también los empleados pueden revisar las horas trabajadas, el tiempo acumulado o las licencias con las que cuentan.

De igual manera, se puede optar por un control desde el móvil, para aquellos casos en los que una parte de la plantilla teletrabaja. También puedes optar por el fichaje de empleados por WhatsApp.

La mayoría de estos sistemas de fichaje de personal se pueden encontrar en la nube, donde acumulan la información.

En caso de compañías con poco personal, en algunas ocasiones se prefiere hacerlo a mano de forma sencilla con una hoja de Excel.

Supervisar de forma activa e implementar alertas automáticas

Es aconsejable establecer un proceso de supervisión activa para revisar regularmente los registros de fichajes, designando a un responsable, como un miembro del equipo de Recursos Humanos o un supervisor.

De igual manera, es interesante aprovechar la tecnología para implementar alertas automáticas en el sistema de fichajes. Solo se deben configurar las notificaciones que se activan en situaciones como llegadas tardías frecuentes o fichajes fuera del horario. 

Estas alertas permiten una respuesta rápida y la posibilidad de abordar posibles problemas potenciales.

Ventajas de contar con un sistema de fichaje

Contar con un sistema de fichajes en una empresa ofrece una serie de ventajas significativas que van más allá de simplemente registrar la asistencia de los trabajadores. Aquí te dejamos algunas de ellas:

• Una mayor precisión en el registro del tiempo trabajado, evitando errores asociados con métodos manuales y proporcionando datos fiables para la nómina y la facturación.
• Aumenta la transparencia y el cumplimiento de las regulaciones laborales, operando dentro de los límites normativos.
• Permite una mayor eficiencia en la gestión del tiempo y de los horarios para una distribución más eficiente de tareas y recursos.
• Ofrece una buena base de datos de empleados para tomar decisiones, pudiéndose usar para el análisis de las mismas. Estos informes proporcionan información sobre la productividad y el uso de recursos.
• Reduce los errores y fraudes en el registro del tiempo.
• Al tener una gestión más precisa de las horas trabajadas contribuye a optimizar los costes de la empresa
• Se adapta a entornos remotos, pudiendo registrar su tiempo de trabajo en la distancia.
• Facilita la realización de evaluaciones de rendimiento, al proporcionar datos objetivos del rendimiento
• Aumenta la puntualidad, al ser los empleados más conscientes de los horarios que deben seguir
• Facilita la gestión de equipos.

👉 Si te ha parecido interesante este artículo sobre los sistemas de fichaje, no dudes en visitar nuestro blog. ¡Somos tu software de RRHH de referencia!