Cómo implementar un software de control de empleados

24 de noviembre, 2023

Una empresa funciona gracias a las personas. Sin embargo, los nuevos modelos de trabajo, como el remoto, han llevado a las empresas a incrementar el uso de ciertos métodos de vigilancia de la actividad de sus trabajadores. Un software de control de empleados puede ser muy útil para ello.

Para entender qué es un software de gestión de personal, aquí te dejamos algunas informaciones clave. ¡No te la pierdas!

Qué es un software de control de empleados

Cuando se habla de software de control de empleados se hace referencia a un programa que permite a los responsables de equipo obtener información acerca de la actividad informática de su equipo durante sus horas de trabajo. 

La idea de estas tecnologías es recopilar datos acerca del uso de Internet de su plantilla, con la idea de conocer en qué invierten su tiempo. Los software para el control horario de empleados ayudan a tener en cuenta la productividad, así como la eficiencia de los mismos.

En otras palabras, su finalidad es controlar la actividad online de los miembros de su plantilla para que los responsables puedan evaluar cómo trabaja una persona y a qué dedica su tiempo.

Estos softwares para el control de los empleados suelen responder a preguntas como las siguientes:

• Si nuestra plantilla está activa o no durante el horario de trabajo
• La cantidad de tiempo que pasan en Internet.
• Conocer si están pasando tiempo en las redes sociales.

En resumen, la idea de los softwares para el control de empleados es comprobar si el ordenador del trabajo se usa con los fines previstos y qué aplicaciones utilizan a lo largo de la jornada laboral.

Pasos para implementar un software de control de empleados

Antes de implementar un software de control de empleados es conveniente tener en cuenta ciertos pilares en los que se cimientan estos sistemas:

• Los objetivos a alcanzar.
• El estado en el que se encuentra en la actualidad.
• Las necesidades de la entidad.

Por ello, para implantar un programa para el control de la plantilla y que tenga éxito se deben conocer estas pautas antes y seguir los siguientes pasos:

1. Analizar las necesidades de la compañía

Las conclusiones que se hayan extraído del análisis realizado acerca de las necesidades de la entidad condicionarán el resto de decisiones del proceso. Se trata de un paso fundamental a la hora de implementar un software de control de empleados.

Dependerá entre otros factores de la organización, pudiendo encontrar diferentes necesidades a cubrir.

2. Definir los objetivos de este software

Cuando ya se conocen las necesidades de una empresa, entonces el siguiente paso será definir objetivos y metas que se quieren cumplir con dicho software de control de empleados.

Hay que recordar que las metas a obtener con el programa deben estar sujetas a los objetivos generales de la organización. Además, se deberá asignar un responsable del proyecto, el cual se encargará de presentar las razones de dicho plan al resto de la organización.

3. Establecer las prioridades

A raíz de ciertas necesidades y objetivos se deberá determinar el tipo de software para control de empleados o los módulos que se quieren incorporar al departamento. Cuando se cuenta con un sistema de gestión de personal como el de Sesame HR, se agiliza este proceso, ya que solo habrá que seleccionar los módulos que más se adecúen.

Estos programas se deben ajustar a un presupuesto disponible. Por lo tanto, se establecerán las prioridades con base en los retos que se quieran superar y el presupuesto disponible.

4. Escoger e implementar el software

Para ello habrá que apoyarse en los criterios que se han marcado con anterioridad e informarse de ciertas características o especificaciones técnicas, así como escuchar las opiniones de otras personas u clientes sobre dichas herramientas.

 A la hora de implementar dicha herramienta habrá que comunicarlo a la plantilla y ver si dicho sistema se acepta bien o no. Así el Reglamento de Protección de Datos Europeo es el que protege al empleado, ya que según el mismo se debe comunicar qué tipo de control y cómo se va a realizar con el software de control de empleados.

Asimismo, si se trata de un trabajo en remoto en el que el trabajador pone el ordenador, puede negarse a la instalación de dicho software para el control horario de empleados.

5. Elegir el método de implementación del software 

En la actualidad se pueden escoger dos formas de instalar dichos softwares de control de empleados como puede ser:

• Modo silencioso: sin que los empleados se enteren.
• Transparencia: prioriza la honestidad.

En España, las compañías tienen derecho tanto a vigilar como a controlar el uso de cualquier dispositivo que se haya proporcionado al trabajador. Si bien, para que sea legal, el uso de softwares de control de empleados deben cumplir varios requisitos:

• Debe ser una necesidad justificada por el tipo de trabajo realizado.
• No existen otras alternativas menos intrusivas para dicho objetivo.
• Los beneficios que la empresa obtenga no son mayores a los perjuicios del empleado.
• Transparencia, ya que el personal debe haber sido informado previamente de dicho control.

6. Supervisión del software de control de empleados

El software para el control horario de los empleados debe ser supervisado de forma periódica para garantizar que siga siendo efectivo. La supervisión puede ser realizada por la dirección, el personal de auditoría interna o un auditor externo.

Por otro lado, supervisión debe incluir una evaluación de los siguientes aspectos:

• El ambiente de control.
• Los riesgos identificados y evaluados.
• Las actividades de control implementadas.
• Los sistemas de comunicación interna.

La implementación de un sistema de control interno es una tarea importante que requiere un esfuerzo continuo. No obstante, un software de control de empleados efectivo puede ayudar a la entidad a proteger sus recursos y lograr sus objetivos.

Otros consejos para implementar un sistema de control interno

A la hora de implementar un software de control de empleados en tu entidad debes tener en cuenta los siguientes consejos:

• Involucrar a todos los niveles de la organización en el proceso de implementación.
• Adaptar el sistema de control interno a las necesidades específicas de la entidad.
• Ser realista en cuanto a lo que puede lograr el sistema de control interno. 

Ahora que ya sabes cómo implementar un software de control de empleados, solo queda ponerse a ello. Descubre todo sobre gestión de personal en nuestro blog. ¡Somos tu software de RRHH de referencia!