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Herramientas para gestionar equipos de trabajo: top 5
Conoce el top 5 de herramientas para gestionar equipos de trabajo y cómo optimizar la gestión de personal de tu empresa.
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Alba Gijón
HR Consultant
28 de noviembre, 2024
En la actualidad existen diversas programas y aplicaciones que nos permiten gestionar equipos de trabajo. Esto, en colaboración de diferentes perfiles profesionales dentro de un mismo proyecto. Como director, emprendedor o compañero, es relevante que conozcas las herramientas para gestionar equipos de trabajo y, por tanto, multiplicar la productividad y el rendimiento. Algo que, sin duda alguna, es muy conveniente para todo tipo de empresa.
La gestión de personal es una de las competencias más críticas en el entorno empresarial actual. Con la diversidad de tareas, ubicaciones y dinámicas de grupo, contar con herramientas adecuadas para la gestión de equipos es esencial para mantener la productividad, la cohesión y el bienestar de los empleados.
¿Qué es la gestión de equipos?
La gestión de equipos tiene que ver con la manera con la que en una empresa los diferentes sectores implicados busquen un sentido lógico en el trabajo. No solo se trata de vender mucho, deseable, o de facturar más que el año anterior, sino que todos los elementos que integran los equipos hagan su tarea en buenas condiciones.
¿De quién es la responsabilidad de gestionar los equipos?
En primer lugar, de la cabeza visible o de los equipos directivos. Para que exista una buena gestión de equipos, esta ha de seguir un sentido descendente, de tal manera que las cadenas de mando ejerzan su influencia hacia los distintos equipos.
Podría decirse que la gestión de equipos puede ser, a primera vista, tarea exclusiva de la dirección. Pero no cabe duda de que es trabajo de todos, ya que cómo los empleados se encuentren determinará en mucha medida cuál es el ambiente de trabajo propicio.
Una empresa es un engranaje muy complejo y dificultoso y que todas las piezas vayan funcionando no deja de ser tarea de todos. Para ello, motivar a los empleados y dar respuestas a las inquietudes puede ser una buena manera de gestionar adecuadamente a los equipos implicados.
¿Cómo gestionar a los equipos de trabajo?
Lograr que tu equipo consiga buenos resultados está relacionado directamente con su bienestar dentro de la organización. Si quieres que tu equipo funcione y produzca, estás buscando el éxito empresarial, y esto está genial. A continuación, veremos algunos consejos que debes considerar al momento de establecer la organización de los colaboradores.
Gestión dentro de los valores empresariales
Para desarrollar un ambiente positivo dentro de la compañía, todo proceso que guarde relación a la experiencia del empleado, debes considerar los valores organizacionales. El employee journey map es el recorrido que realiza un trabajador desde que ingresa hasta que sale de la compañía. En otras palabras, desde su primera entrevista de trabajo, hasta el fin de su relación con la empresa.
Comunicación interna
Implementar una comunicación interna fluida y transparente debe formar parte de la filosofía de la empresa. Los directivos de recursos humanos deben poner en marcha un buen plan de comunicación interna. Dentro de dicho plan, suelen detallar acciones de cohesión de equipo, de organización y de motivación. Como parte de la comunicación interna, muchas veces suelen existir rumores; estos hay que evitarlos en todo momento. Los rumores son capaces de crear conflictos y desvanecer el buen ambiente laboral.
Motivación y satisfacción del equipo
Esto es un punto que siempre debemos tener en cuenta. Algo muy aconsejable es que organices actividades de construcción de equipo (team building). Por ejemplo:
- Organizar rutas.
- Realizar comidas empresariales.
- Celebrar el cumpleaños de los empleados con un desayuno.
- Salir del trabajo y reunirse con el equipo un fin de semana en una casa rural.
Roles y responsabilidades claros
Asignar roles y responsabilidades claras a cada miembro del equipo ayuda a evitar confusiones y duplicación de esfuerzos. Cada persona debe entender su papel y cómo contribuye al objetivo general del equipo.
Feedback constante
Proporcionar feedback constructivo de manera regular ayuda a los miembros del equipo a mejorar continuamente. El feedback debe ser específico, oportuno y enfocado en el comportamiento y resultados, no en la persona.
¿Cómo actuar frente a situaciones de crisis o conflictos?
Anteriormente mencionábamos a los rumores y decíamos que estos forman parte de la comunicación informal dentro de la compañía. Ante un escenario de conflicto potencial, los altos cargo de la compañía deberán contar con un documento que especifique el protocolo de actuación. De esta manera, se minimizan las sorpresas y sobresaltos.
Resumidamente, podemos decir que los pasos a seguir para gestionar el conflicto en una empresa son los siguientes:
- Evaluación permanente del clima laboral e implementación frecuente de encuestas de satisfacción laboral.
- En el caso de hallar un posible punto caliente, reunir a las personas o a los departamentos implicados.
- Delegar el asunto a una persona que sea imparcial frente al conflicto en cuestión. Alguien que no muestre preferencias por alguno de los implicados. Se recomienda que dicha persona tenga un puesto o nivel superior.
- Establecer y proponer soluciones para resolver el problema.
- Aplicar la solución y colocar en una balanza si el conocimiento de la situación debe expresarse al resto del equipo.
- Proporcionar apoyo, como asesoramiento psicológico o coaching, puede ser crucial para ayudar a los empleados a manejar el estrés y la tensión derivados de la crisis o conflicto.
- Después de resolver una crisis o conflicto, evaluar el proceso y los resultados para identificar áreas de mejora. Esto ayuda a estar mejor preparados para futuras situaciones similares.
5 herramientas para gestionar equipos de trabajo
Para optimizar y potenciar la comunicación interna, es importante colocar en marcha diversos canales de comunicación. Esto, al mismo tiempo que se haga uso de herramientas de organización eficientes. Las mejores herramientas para la gestión de equipos de trabajo son:
- Sesame HR: se posiciona como un software de RRHH más eficientes y completos. Gracias a sus múltiples funcionalidades, el departamento de Recursos Humanos podrá optimizar un sinfín procesos empresariales. Centraliza todos los documentos y análisis relacionados a la mejora de la gestión de equipos en una sola plataforma.
- Trello: una plataforma de gestión de proyectos basada en tableros que permite organizar tareas, asignar responsables y seguir el progreso. Ideal para equipos que prefieren una visualización clara de sus proyectos.
- Slack: una herramienta de comunicación en tiempo real que facilita la colaboración a través de canales de equipo, mensajería directa y llamadas. Es excelente para mantener a todos los miembros del equipo conectados y bien informados.
- Microsoft teams: una plataforma integral que combina videoconferencias, chat, almacenamiento de archivos y colaboración en documentos. Es ideal para equipos que utilizan otras herramientas de Microsoft 365.
- Asana: una herramienta de gestión de proyectos que permite planificar, organizar y gestionar tareas y proyectos de manera eficiente. Ofrece vistas de lista, tablero y calendario para adaptarse a diferentes estilos de trabajo.
- Zoom: herramienta de videoconferencias ampliamente utilizada para reuniones virtuales, webinars y sesiones de formación. Su facilidad de uso y calidad de video la hacen muy popular.
Tipos de gestión para equipos de trabajo
Existen diferentes tipos de gestión para equipos de trabajo, cada uno con sus propias ventajas y desventajas. El más adecuado para el desarrollo de un equipo concreto que dependerá de una serie de factores.
Gestión autoritaria
La gestión autoritaria es un estilo de gestión en el que el líder del equipo tiene un control total sobre el equipo. El líder toma todas las decisiones y los miembros del equipo deben cumplir sus instrucciones. Este estilo de gestión puede ser eficaz en situaciones en las que se necesitan decisiones rápidas y precisas.
Gestión democrática
Se trata de un estilo de gestión en el que los miembros del equipo tienen una participación significativa en la toma de decisiones. El líder del equipo facilita el proceso de toma de decisiones y los miembros del equipo tienen la oportunidad de expresar sus opiniones y aportar sus ideas.
Gestión laissez-faire
La gestión laissez-faire es un estilo en el que el líder del equipo da a los miembros una gran libertad para tomar sus propias decisiones y trabajar de forma independiente. El líder del equipo proporciona apoyo y orientación, pero no interviene en el trabajo del equipo.
Gestión situacional
Se trata de una gestión que adapta el enfoque del líder del equipo a las necesidades específicas del equipo y de la situación. El líder del equipo utiliza diferentes estilos de gestión en función de las circunstancias.
Otros tipos de gestión
Además de los tipos de gestión mencionados anteriormente, existen otros tipos de gestión como:
- Por objetivos o resultados que debe lograr el equipo
- Por competencias: según habilidades y conocimientos que los miembros del equipo necesitan para tener éxito.
¿Por qué escoger Sesame HR para la gestión de tu equipo?
En definitiva, gestionar equipos de trabajo con este tipo de herramientas digitales te permite tener una ventaja mucho mayor frente a tu competencia. La aplicación de la tecnología en los diversos procesos empresariales te ayudará a ahorrar una buena cantidad de tiempo, de esta forma, podrás invertirlo en responsabilidades mucho más importantes.
Sesame HR es una plataforma all in one que ayuda a optimizar la gestión de tu personal de una manera centralizada. Algunas de sus funcionalidades más solicitadas son:
- Gestor de tareas y proyectos: podrás asignar proyectos a empleados por clientes. Medirás de una manera sencilla el coste y la rentabilidad de cada trabajo y la productividad laboral del empleado que lo desarrolle.
- Encuestas laborales: con Sesame HR, podrás realizar encuestas de clima laboral, la cual te permitirá medir la satisfacción de tu capital humano. Recibe respuestas en tiempo real y toma decisiones correctas y eficientes para la compañía.
- Gestión de registro horario y vacaciones: controla y administra el control horario, las vacaciones de tus trabajadores y las ausencias laborales. De esta forma, no tendrás más problemas para coordinar cuándo un empleado deba irse y cuándo deba volver. Todo podrá observarlo de una manera gráfica y entendible.
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