Cómo se automatiza la gestión del personal de una empresa

16 de junio, 2023

Gestionar el personal de una empresa puede ser complicado y requerir de mucho tiempo. No obstante, el equipo de Recursos Humanos puede automatizar la gestión del personal y algunos procesos de la misma muy fácilmente.

¿Quieres conocer qué funciones de tu empresa puedes dejar de hacer manualmente? Hoy en día existen diferentes tipos de automatización de gestión de personal, con las que facilitar a RRHH las tareas a realizar.

Para ayudarte en este proceso te contamos cómo automatizar la gestión del personal de forma eficaz y sencilla. ¡Toma nota!

Cómo automatizar la gestión de personal en la empresa

Implementar una automatización puede ser más complicado de lo que parece. Por eso, cuando se empieza a automatizar la gestión de personal, los pasos que debes seguir en tu entidad son los siguientes.

1. Decide qué procesos o áreas se van a automatizar

Cuando la compañía se está planteando cómo automatizar la gestión de personal, se debe decidir qué procesos se quieren automatizar y cómo se realizará.

En este caso es recomendable, llevar a cabo este proceso gradualmente para evitar que se produzca un cambio repentino muy brusco en la forma de trabajar. Además, los usuarios tienen que familiarizarse con la nueva plataforma.

2. Ten en cuenta el presupuesto

Cada empresa dispone de un presupuesto para la mecanización de los procesos. Por este motivo se debe mirar bien y escoger aquel producto que se adapte a nuestras necesidades.

Así pues, es necesario conocer cuál es el presupuesto de nuestra entidad y sus necesidades, junto con las funcionalidades que ofrece cada software.

3. Elección del software de Recursos Humanos correcto

Los software de gestión de personal en una empresa son la clave para automatizar ciertos procesos que pueden afectar a los Recursos Humanos. A la hora de escoger el programa perfecto, se deben tener en cuenta los requisitos y las necesidades de la compañía y del departamento.

Entre dichos programas se encuentra el software de gestión de personal de Sesame HR, con el que obtener una solución intuitiva y eficiente. Gracias a su innovación tecnológica y a su fácil interfaz, se pueden optimizar un gran número de procesos.

Algunos de los puntos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el software ideal para automatizar la gestión de personal son los siguientes:

• Integraciones sencillas de otros programas o sistemas, para facilitar la experiencia
• Fácil usabilidad tanto por parte de los trabajadores como por los superiores o personal de RRHH. De lo contrario no se conseguirán los resultados deseados.
• Seguridad al almacenar los datos. En estos software se lleva un registro y control de datos. Al automatizar la gestión de personal, se usan gran cantidad de datos, por lo que se corre el riesgo de sufrir un robo de los mismos.
• Obtener los cálculos precisos de las nóminas o salarios que tiene que realizar RRHH. Dichos procesos son lentos y complejos. Sin embargo, muchas de estas herramientas aseguran cálculos sencillos y de gran precisión.

4. Informar al equipo

Ante este cambio, se debe comunicar el cambio a todos los usuarios que van a utilizar el software. Se trata de las personas que deben entender cómo funciona correctamente.

Para evitar posibles problemas o reticencias a la hora de usarlo, es aconsejable organizar una reunión en la que se expliquen los beneficios de su automatización de la gestión de personal. 

Una buena opción para explicar cómo se emplea, es hacer una demostración de algunas de sus herramientas. Asimismo, habrá que resolver las dudas y cuestiones de los presentes en la reunión.

5. Formar a los empleados en su uso

Dependiendo del uso que se le vaya a dar y de las automatizaciones, puede ser interesante realizar una formación de empleados sobre su forma de uso o bien aportar un manual sobre cómo emplearlo.

Tipos de automatización de personal

Para poder automatizar de forma correcta la gestión de personal, se deben conocer los diferentes tipos de automatización que existen y cómo implementarlos.

Algunos de los tipos de automatización de gestión de personal que existen son los siguientes:

Evaluación del desempeño

Este sistema de evaluación del desempeño debe centralizar el desarrollo de los empleados, para poder supervisar el trabajo. Así se pueden plantear objetivos e ir adaptándolos.

Gestión de asistencia

Es esencial que el programa de RRHH permite gestionar tanto los turnos como las asistencias. De esta forma, se puede hacer un seguimiento sobre quién se ocupa de cada tarea en cada momento.

Por otro lado, permite optimizar la asignación de tareas y la cooperación entre departamentos gracias al gestor de tareas.

Reclutamiento de candidatos

La automatización de la gestión de personal, también facilita esta tarea, permitiendo a RRHH aguardar y realizar evaluaciones previas antes de la selección de personal. Así, se puede monitorear a los candidatos y verificar sus antecedentes fácilmente.

Gestionar el aprendizaje

Para dirigir el desempeño de la mano de obra, los software de gestión de personal, pueden brindar la oportunidad de aprender algo nuevo y desarrollarse más. Así, nuestra plantilla puede crecer y aumentar su rendimiento.

Ventajas de la automatización de la gestión de personal

La automatización de gestión de personal posee innumerables beneficios para nuestra entidad. Entre dichas ventajas se encuentran las siguientes:

• Mejora la administración de la fuerza laboral, asignando las tareas de forma más acertada y realizando un seguimiento del proceso.
• Facilita la comunicación interna, ya que todos los empleados utilizan las mismas herramientas, viendo actualizaciones recientes, comentando tareas, etc.
• Aumenta la colaboración y la facilita, gracias al uso de dicho software que garantiza una comunicación clara y fácil.
• Permite gestionar la nómina, reduciendo el coste que podría suponer que lo hiciera un externo o facilitando dicho proceso a RRHH.
• Monitorea el progreso de cada persona, permitiendo conocer el trabajo de los mismos de forma sencilla. Así se puede aconsejar a todo trabajador cuando sea necesario.
• Reduce los errores que se pueden cometer al realizar los procesos manualmente, haciendo que el proceso sea más fluido.
• Acelera las tareas y las ejecuta de forma más precisa.
• Da acceso a información práctica y a datos empresariales valiosos.

¿Interesante, verdad? Estos son algunos consejos para automatizar la gestión del personal de forma sencilla. Si te ha servido de ayuda, sigue navegando por la web de Sesame HR, donde encontrarás diferentes guías completas acerca de este y muchos otros temas. ¡Somos tu software de RRHH de referencia!