Cómo realizar desde RRHH una auditoria de comunicación interna de los trabajadores

30 de mayo, 2023

La comunicación interna en una empresa es uno de los pilares clave para mantener una buena cohesión entre departamentos y trabajadores. Una buena estrategia de comunicación permite conseguir el éxito empresarial. Por eso, es importante realizar una auditoría de comunicación interna.

Con ella se puede conocer más sobre la comunicación dentro de la compañía y los diferentes factores que le afectan, facilitando la elaboración de una buena estrategia de comunicación interna. 

¿No sabes cómo hacer una auditoría de comunicación interna? Aquí te dejamos todo lo que tienes que saber sobre ella y las preguntas a realizar en una auditoría de comunicación interna.

Qué es una auditoría de comunicación interna

La auditoría de comunicación interna es una técnica que se emplea para analizar tanto de forma cuantitativa como cualitativa el sistema de comunicaciones internas de una organización. Para hacerla se requiere de un enfoque sistemático que facilite la evaluación.

A la hora de analizarlo se estudian canales, soportes y espacios tanto formales como informales para determinar su eficacia en el conjunto de la entidad. En la actualidad con el aumento de la tecnología, estos soportes pueden ser virtuales o presenciales.

Entre ellos, se pueden encontrar ciertos softwares especializados creados para RRHH. En Sesame HR contamos con uno de ellos, el cual cuenta con múltiples funcionalidades como un chat interno de la compañía para mejorar la transparencia de las comunicaciones en el teletrabajo.

¿Por qué es importante la comunicación interna?

El capital humano es sin lugar a dudas el activo más importante para nuestra empresa, ya que sin su talento la compañía no crecerá ni se desarrollará. Sin embargo, para que cada persona pueda alcanzar su máximo potencial, se debe tener una comunicación interna de calidad.

Para comprobarlo es aconsejable efectuar auditorías de comunicación interna con una cierta asiduidad. Esto ayuda a conocer posibles errores en protocolos, procesos y políticas de comunicación, así como una ineficiencia en los canales usados.

Una mala gestión de la comunicación puede afectar al desempeño, al generar confusión entre los trabajadores y afectar a la productividad laboral. De ahí, la importancia de someter la comunicación interna a una auditoría.

Razones para realizar una auditoría de comunicación interna

Los beneficios de una auditoría de comunicación interna son múltiples, entre los que destacan:

• Motivos económicos: esta debe ser rentable para la entidad. Por este motivo, necesita de un presupuesto. Estas deben ofrecer resultados demostrables, los cuales necesitan de indicadores que se fundamentan en los objetivos de la entidad.
• Razón estratégica: la comunicación interna puede cubrir una función alineadora y preventiva. Ayuda a gestionar y prevenir los cambios, así como los posibles problemas que se puedan dar. También sirve para alinear al personal con las metas de la organización.
• Motivos de eficacia organizativa: al funcionar como integrador entre los diferentes departamentos y equipos de trabajo. De esta forma, se garantiza el cumplimiento de los objetivos. Permite una organización del trabajo mucho más competitiva, gracias a la colaboración entre las áreas de nuestra entidad.

Cómo realizar una auditoría de comunicación interna

Para llevar a cabo una auditoría de comunicación interna con éxito es recomendable seguir los siguientes pasos:

• Establecer objetivos SMART de dicha auditoría. Antes de empezar hay tener claro qué se quiere conseguir con la misma. Las metas marcadas deben ir acorde con tu cultura empresarial.
• Estudiar el contexto y entorno en el que se realiza la comunicación empresarial. La idea es conocer todos aquellos factores externos que han podido afectar a tu compañía.
• Evaluar a los públicos de tu empresa. Más allá de los clientes, se deben conocer las características de todas aquellas personas que interactúan con la organización como clientes o empleados, haciendo especial hincapié en estos últimos. Para que la evaluación sea óptima deberá efectuarla por lo menos el 70% de la plantilla.
• Elaborar un listado de herramientas de comunicación interna con las que cuenta la empresa, para estudiar el uso que se le haya dado.
• Escoger el método en el que se va a elaborar la auditoría de comunicación interna. Pueden ser encuestas por email, entrevistas con el personal, etc. Para incitar a que respondan es aconsejable hacerlo de manera puntual y dar incentivos que atraigan a los participantes.
• Preparar el tipo de cuestionario: con preguntas cerradas o abiertas, además de dejar total libertad al trabajador para contestar. Es aconsejable utilizar las preguntas adecuadas.
• Sacar conclusiones y llevar a cabo acciones de mejora. Habrá que sintetizar los resultados de la auditoría y observar qué medidas se deben implementar. Una vez se tengan claras, se realizan las recomendaciones necesarias para llevar a cabo los cambios.

Preguntas clave para una auditoría de comunicación interna

Uno de los puntos clave para que una auditoría de comunicación interna sea eficaz son las preguntas que se plantean. Estas se pueden dividir en varios tipos:

• Preguntas abiertas: permiten a los empleados responder de forma libre y expresar sus opiniones y experiencias
• Cerradas: proporcionan respuestas limitadas y específicas. Ayudan a obtener datos cuantitativos.
• Opción múltiple: ofrecen varias respuestas para conseguir datos más detallados
• Preguntas de escala de Likert: utilizan una escala concreta para medir el grado de acuerdo o desacuerdo con una afirmación.
• De seguimiento: que profundizan en respuestas anteriores o piden más ejemplos.
• Situacionales: aquellas que plantean escenarios hipotéticos para evaluar a la plantilla frente a situaciones específicas de comunicación interna.

Del mismo modo que las preguntas que se realizan en el cuestionario son importantes, para plantearlas la compañía se debe plantear ciertas cuestiones clave. Algunos ejemplos son:

• ¿Cuáles son los objetivos y metas de la comunicación interna en nuestra entidad? ¿Se están cumpliendo?
• ¿Existe una estrategia de comunicación interna formalizada? En caso afirmativo, ¿cuáles son sus elementos clave?
• ¿Con qué canales de comunicación contamos para compartir las noticias y qué características tienen?
• ¿Se fomenta el feedback y participación de la plantilla en la comunicación interna y cómo se hace?
• ¿Cómo se gestionan los conflictos de comunicación interna? ¿Existen barreras a las mismas?
• ¿Se proporciona formación de empleados o capacitación en habilidades de comunicación a la plantilla?

Estos son solo algunos ejemplos de preguntas que se deben realizar las empresas en las auditorías de comunicación interna. ¿Interesante verdad? Si quieres conocer más sobre el tema, échale un vistazo al blog de Sesame HR, tu referente en software de RRHH.