Cómo contabilizar las tarjetas de crédito de tu empresa en menos de 10 pasos

14 de marzo, 2024

¿Sigues sin encontrar una solución óptima para contabilizar la tarjeta de crédito de tu empresa? Sabemos que manejar las finanzas de una compañía puede ser complicado. Por suerte, tenemos una solución sencilla para agilizar este proceso contable.

Te mostramos cómo puedes integrar las tarjetas de crédito de tu empresa con tu software de gestión de personal. Veremos cómo simplificar la gestión de gastos corporativos paso a paso. Así podrás ahorrar tiempo y evitarte dolores de cabeza. ¡Sigue leyendo para transformar la contabilidad de tus tarjetas de empresa!

¿Para qué son las tarjetas de crédito de empresa?

Las tarjetas de crédito de empresa son herramientas financieras que permiten a los empleados autorizados realizar gastos de negocios en nombre de la empresa.

Pero, exactamente, ¿para qué sirven las tarjetas de crédito de una empresa?

Facilitan los gastos de viaje y entretenimiento

Las tarjetas de crédito de empresa facilitan los gastos relacionados con los viajes de negocios, como billetes de avión, hoteles y comidas.

También se pueden usar para gastos de proveedores o servicio de clientes, como comidas o eventos. Esto evita que los empleados tengan que adelantar dinero de su bolsillo para luego solicitar un reembolso.

Mejoran la eficiencia

Las tarjetas de crédito de empresa mejoran la eficiencia al permitir compras sin necesidad de aprobación previa para cada gasto. Los empleados pueden reservar viajes o comprar suministros de oficina cuando sea necesario.

Luego, al final del ciclo de facturación, la empresa recibe un resumen detallado de todos los gastos para su revisión y aprobación.

Proporcionan recompensas

Muchas tarjetas de crédito de empresa también ofrecen programas de recompensas que pueden beneficiar a la empresa.

Por ejemplo, los puntos de viajero frecuente o de millas que se pueden canjear por vuelos o upgrades.

👉 Como era de esperar, deberás incluir las tarjetas de crédito en tu estrategia de control de gastos de empresa para evitar cualquier tipo de errores y fraudes. Gracias a Sesame Cards, podrás integrar tus tarjetas en una misma plataforma.

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¿Qué empleados deberían tener tarjetas de crédito de empresa?

Como responsable de la empresa, necesitas determinar qué empleados realmente necesitan una tarjeta corporativa para realizar su trabajo.

No todos los empleados requieren acceso a una tarjeta de crédito, por lo que es importante considerar cada puesto individualmente.

1. Gerentes y ejecutivos. Los gerentes y ejecutivos de alto nivel, como directores generales y vicepresidentes, deben tener acceso a tarjetas de crédito corporativas. Estos a menudo necesitan realizar compras importantes en nombre de la empresa, como viajes de negocios o comidas con clientes y socios comerciales.
2. Empleados del departamento financiero. Cualquier empleado que trabaje en finanzas, también puede tener una tarjeta de crédito corporativa. Estos empleados deben coordinar las cuentas de la empresa, que más tarde servirán para aprovisionar adecuadamente a la empresa, contratar servicios y comprar materias primas.
3. Empleados de ventas y marketing. Estos empleados a menudo necesitan realizar gastos para generar nuevos negocios y fomentar las relaciones con los clientes, como la contratación de medios para publicidad offline y online. Sin acceso a una tarjeta de crédito, estos empleados tendrían dificultades para hacer su trabajo.
4. Otros mandos intermedios. Gestiona con cada uno de tus departamentos cada una de sus necesidades y verifica si es posible centralizar los gastos en una misma persona. O si necesitarás designar algún mando intermedio como responsable de pagos.

Limitar el acceso a las tarjetas de crédito corporativas a los empleados que realmente las necesitan para desempeñar sus funciones ayudará a controlar los gastos y reducir el riesgo de fraude.

Además, asegúrate de establecer límites de gastos claros y hacer un seguimiento regular del uso de las tarjetas para garantizar que se utilicen de manera responsable.

Gastos relacionados: cómo contabilizar los gastos de una tarjeta de crédito de empresa

Una de las ventajas de usar tarjetas de crédito de empresa es poder gestionar mejor los gastos de tus empleados. Siguiendo estos sencillos pasos podrás agilizar y automatizar la contabilización de los gastos con tarjetas de crédito de tu empresa:

1. Automatiza el proceso

La digitalización y la automatización de la asignación de cuentas pueden acelerar el proceso.

Considera implementar un sistema de gestión de gastos para digitalizar, aprobar y asignar los gastos de las tarjetas de crédito de forma eficiente.

2. Establece límites de gasto

Fija límites de gasto por tarjeta, por departamento y por empleado para mantener los gastos bajo control.

Además, establece límites temporales para los gastos, como un límite mensual o trimestral. Esto puede ayudarte a controlar mejor los gastos y detectar posibles fraudes.

3. Configura los gastos recurrentes

Para gastos fijos como suscripciones a herramientas de trabajo o cuotas de membresía, puedes configurar pagos automáticos con las tarjetas de crédito de empresa.

De esta manera, los cargos se realizarán mensual o anualmente de forma automática y podrás registrarlos directamente en tu contabilidad sin tener que aprobar recibos cada vez.

4. Solicita comprobantes de todos los gastos

Pide a tus empleados que presenten recibos y comprobantes de todos los gastos realizados con las tarjetas de crédito corporativas.

Esto incluye facturas detalladas de:

• Proveedores.
• Restaurantes.
• Hoteles.
• Tiendas.
• Compañías de alquiler de automóviles.
• Aerolíneas.

Los recibos son necesarios para poder asignar correctamente los gastos a las cuentas correctas, además de poderlos justificar con su correspondiente IRPF.

5. Activa las alertas de gastos

Es recomendable establecer límites de gasto y sus correspondientes alertas para cada tarjeta de crédito de empresa, especialmente si tienes empleados que realizan muchos gastos.

De esta manera, recibirás alertas cuando un empleado esté cerca de alcanzar su límite de gasto autorizado. También puedes recibir alertas por cargos sospechosos o inusuales, lo que te permitirá detectar posibles fraudes a tiempo.

6. Revisa y aprueba todos los gastos

Cuando tus trabajadores usen sus tarjetas de crédito de empresa para gastos relacionados con su puesto, tendrán que presentar los recibos y justificantes correspondientes. Deberás revisar que los gastos sean adecuados y coherentes.

Revisa todos los recibos para asegurarte de que los gastos sean legítimos y estén relacionados con el negocio. Aprobar los gastos formalmente ayuda a establecer controles internos y responsabilidad.

7. Asigna cada gasto a las cuentas correspondientes

Verifica que los gastos estén asignados a las cuentas de gastos adecuadas en tu sistema contable, como gastos de viaje, gastos de marketing, gastos de entretenimiento, etc.

Esto te permitirá hacer un seguimiento de las tendencias de gastos y presupuestar con precisión en el futuro.

Contabilizar los gastos de las tarjetas de crédito de empresa de forma eficiente es fundamental para mantener la salud financiera de tu negocio.

8. Genera reportes de gastos

Una herramienta de gestión como Sesame HR te permite acceder a históricos detallados sobre los gastos realizados con las tarjetas de crédito de empresa.

Podrás ver datos por mes, por tipo de gasto y estado de los gastos. Estos reportes te ayudarán a generar reportes de tus gastos, detectar oportunidades de ahorro y tener un mejor control sobre cómo se utilizan las tarjetas.

Al seguir estos pasos, podrás tener un mayor control sobre los gastos de las tarjetas de crédito corporativas y tomar mejores decisiones empresariales basadas en datos precisos.

 👉 Con las herramientas adecuadas, este proceso se vuelve mucho más sencillo y te proporciona información valiosa para la toma de decisiones. ¿Has probado ya el software de Sesame HR?

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Sesame Cards: cómo funcionan

Sesame Cards es la solución de Sesame HR para gestionar de forma sencilla las tarjetas de crédito de empresa. Por medio de nuestras herramientas de control de gastos, podrás:

1. Emitir tus tarjetas: a través de una integración, Sesame HR emite cuentas bancarias y expide tarjetas de débito para tus empleados, ya sea en formato físico o virtual.
2. Controlar los gastos: los administradores de la cuenta recibirán y podrán gestionar las notas de gastos de los empleados a través de la herramienta de Control de gastos.
3. Corregir el registro de gastos: tras cada transacción, el usuario puede añadir una fotografía del recibo y seleccionar la categoría del gasto, además de corregir otros datos.
4. Aprobar los gastos: los administradores reciben la información pertinente de los gastos para aprobarlos o denegarlos desde la herramienta de Control de gastos.

Sesame Cards es la solución definitiva para simplificar y optimizar la gestión de tarjetas de empresa. Sigue estos pasos para llevar un control eficiente y ahorrarte dolores de cabeza.

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