Qué es el control de horario de trabajo y cómo se aplica a los trabajadores

20 de diciembre, 2023

¿No sabes por dónde empezar a la hora de aplicar el control de horario de trabajo? Implementar un sistema efectivo puede ser todo un desafío, pero es fundamental para el buen funcionamiento de los recursos humanos en tu empresa. 

En este artículo te explicaremos qué es el control horario y qué herramientas puedes utilizar para gestionarlo de la forma más eficiente posible. Si quieres optimizar los procesos de tu área de recursos humanos, ¡sigue leyendo!

Qué es el control de horario de trabajo

El control de horario de trabajo se refiere al conjunto de acciones, medidas y sistemas que se aplican para supervisar y gestionar la actividad laboral de los empleados. Este control tiene como objetivo principal: 

• Asegurar el cumplimiento de las normativas laborales.
• Optimizar la gestión de recursos humanos.
• Garantizar el adecuado desarrollo de las funciones laborales dentro de un marco legal establecido.

Con un software de gestión de personal podrás registrar la jornada laboral de tus trabajadores desde cualquier lugar. También podrás gestionar el teletrabajo y configurar a medida el registro de horas.

Pasos para implementar el control de horario de trabajo

El control de horario de trabajo, cuando se implementa de forma transparente, permite maximizar la eficiencia de los procesos de tu organización. Sigue estos pasos y obtendrás valiosa información para mejorar el desempeño de tu equipo de trabajo.

1. Definir los objetivos

Para poder llevar un buen control de horario de trabajo, lo primero que debes hacer es definir claramente cuáles son tus objetivos. ¿Necesitas comprobar que se respetan las horas de entrada y salida? ¿O quizás deseas parametrizar también la productividad laboral de tu equipo? 

Sea cual sea tu meta, es importante que la tengas bien clara antes de empezar a implementar cualquier sistema de control horario.

2. Evaluar las necesidades

Como director de RRHH, necesitas evaluar constantemente las necesidades de la empresa y tus empleados para poder apoyarlos de la mejor manera. Para ello, debes:

1. Realizar encuestas laborales para conocer la opinión de tus colaboradores.
2. Organizar reuniones de retroalimentación con los equipos de trabajo.
3. Prestar atención a la rotación de personal y las causas de dimisión.

Evaluar las necesidades de tus colaboradores de manera constante y tomar acciones al respecto, te convertirá en un gran líder que valora el bienestar de su equipo.

3. Seleccionar una solución de control de horario de trabajo

Entre las opciones disponibles para controlar la actividad de tus empleados, un software de control de horario de trabajo es la más completa. Este tipo de herramienta te permite supervisar:

• El horario de entrada y salida de tus colaboradores.
• Las horas extras trabajadas.
• Los permisos y vacaciones solicitadas.
• La localización de los empleados durante su jornada.

Una solución de este tipo te facilitará la gestión de horarios, permisos y ausencias de los trabajadores. Además, te ayudará a optimizar costes al tener un mayor control sobre las horas extras. Y por supuesto, te permitirá asegurarte de que cumples la legislación.

4. Formar a los empleados

Como director de RRHH, es importante la formación de empleados para que puedan usar las nuevas herramientas de control de horario de trabajo con soltura.

Esto les permitirá sentirse valorados y estar mejor preparados para enfrentar retos como el trabajo flexible o el Smart Working.

5. Establecer políticas y procedimientos

También deberás establecer las políticas y procedimientos para controlar a tus empleados de manera efectiva. Debes asegurarte de que todo el personal conozca las reglas de la empresa y las consecuencias de no cumplirlas.

Tus políticas deben especificar qué se espera de los empleados en áreas como:

• Asistencia y puntualidad.
• Uso de teléfonos móviles/internet.
• Aprobación de permisos y vacaciones.
• Acciones disciplinarias por retrasos o ausencias injustificadas.

Una comunicación clara sobre las expectativas, junto con consecuencias consistentes cuando no se cumplan, son clave para mantener un buen control de horario de trabajo. Con la ayuda de una herramienta de RRHH como Sesame HR, puedes automatizar estos procesos y asegurarte de que tus políticas se aplican de manera justa y transparente.

6. Implementar el sistema y monitorizarlo

Para implementar un sistema de control de horario de trabajo en tu empresa, debes considerar varios factores clave como los siguientes:

• Precio por empleado.
• Posibilidad de generar informes.
• Métricas que analiza.
• Funcionalidades adicionales.

Es recomendable hacer auditorías con ayuda de los reportes de control de horario de trabajo y realizar encuestas anónimas de clima laboral. Todo esto te dará una mejor visión de cómo se está aplicando el control en tu organización y en qué áreas es necesario mejorar.

7. Realizar ajustes según sea necesario

Una vez implementado el control de presencia laboral en tu empresa, necesitarás realizar ajustes periódicos para optimizar el sistema. Algunos de los ajustes más comunes que deberás hacer son:

1. Ajustar los horarios laborales según las necesidades de tu negocio y de tus empleados. Quizás notes que los empleados llegan unos minutos antes o se quedan unos minutos después, y decidas ajustar las horas de entrada y salida.
2. Modificar las políticas de asistencia para ser más flexibles. Por ejemplo, permitir horas de entrada y salida variables, o días de trabajo desde casa.
3. Comprobar que los datos de asistencia que arroja el software de control de horario de trabajo sean correctos. De encontrar algún error, deberás corregirlo para garantizar información precisa.
4. Actualizar la configuración del software de RRHH para que se adapte perfectamente a tus necesidades. Por ejemplo, puedes agregar o eliminar campos en los reportes de asistencia.

Realizar estos ajustes periódicos te permitirá obtener el máximo provecho de tu herramienta de control de horario de trabajo, optimizando los procesos de tu empresa y mejorando la experiencia de tus trabajadores.

Aplica el control de horario de trabajo con Sesame HR

Como director de RRHH, necesitas herramientas que te ayuden a optimizar procesos y ahorrar tiempo. Es por ello que Sesame HR pone a tu disposición un completo sistema de control horario y presencia que te permitirá automatizar este proceso.

Con nuestro software podrás registrar de forma sencilla las entradas y salidas de tus trabajadores, llevar un control de ausencias y permisos, calcular automáticamente las horas extra y descansos.

De esta manera, conseguirás supervisar la jornada laboral de tus empleados y evitarás posibles fraudes o errores.

Además, al ser una solución en la nube, podrás acceder a toda esta información desde cualquier lugar y en cualquier momento. 

Con la ayuda de herramientas digitales como el software de RRHH de Sesame HR, el proceso de control de horario de trabajo será mucho más sencillo y productivo. No esperes más y comienza hoy mismo a sacarle el máximo provecho. ¡Sigue en nuestra sección de recursos para más información!