Sesame HRControl horario
El control horario laboral es obligatorio en España. Con la nueva ley de fichaje digital 2026, las reglas cambian. Descubre cómo cumplir desde el primer día.
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Sara González
HR Consultant
4 de mayo, 2026
El control horario lleva años siendo una obligación legal para todas las empresas en España, pero durante mucho tiempo fue una de esas normativas que se cumplían «a medias»: una hoja de papel firmada al entrar, una celda de Excel actualizada a posteriori, o directamente nada. Todo eso está a punto de cambiar.
La nueva normativa de control horario 2026 propone el fichaje digital obligatorio, prohíbe el papel y los registros en Excel, y exige que los datos sean inalterables y accesibles en remoto para la Inspección de Trabajo. Aunque la reforma todavía no está aprobada, la dirección es clara: el fichaje manual tiene los días contados.
Contar con una plataforma de control horario o un sistema de fichaje digital homologado ya no es una ventaja competitiva: es una necesidad.
En este artículo te explicamos qué es el control horario laboral, cuáles son las obligaciones actuales, qué va a cambiar y cómo prepararte antes de que la ley entre en vigor.
El control de horario laboral es un término que hace referencia a la gestión y supervisión de las horas de trabajo que han realizado los empleados. Es una necesidad que tiene la empresa de conocer las horas de la jornada laboral de sus trabajadores, obteniendo un minucioso registro diario.
Este proceso implica registrar, monitorear y anotar las horas que los empleados dedican a sus labores, ya sea de forma presencial, remota o en modalidades mixtas. Para ello, tienen que incluir el inicio y fin de la jornada sin que perjudique a la flexibilidad laboral.
El objetivo principal del control del horario laboral es garantizar la eficiencia en el uso del tiempo, cumplir con las políticas internas de la empresa y asegurar el cumplimiento de las leyes laborales.
Para el equipo de RRHH, contar con un sistema de control horario fiable también significa menos incidencias, menos disputas y más tiempo libre de tareas operativas.
En España, el control horario laboral es obligatorio desde el 12 de mayo de 2019, tras la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019. Esta normativa establece que todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector, deben llevar un registro diario de la jornada laboral de cada trabajador, incluyendo la hora exacta de inicio y finalización de la jornada.
Los registros deben conservarse durante un mínimo de 4 años y estar disponibles para los propios empleados, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
Lo que la ley de 2019 no especificó fue el formato. Y ahí estuvo el problema durante años: muchas empresas cumplían la obligación con métodos manuales que eran difícilmente verificables.
La reforma que el Gobierno lleva tramitando introduce un cambio de fondo: el fichaje digital pasa a ser obligatorio. Ya no bastará con un Excel o una hoja de firma. La nueva normativa exige:
El plazo para adaptarse una vez que la ley se publique en el BOE será de solo 20 días, sin margen de adaptación adicional.
Este decreto aún no está aprobado, pero su avance es claro. Estos son los hitos confirmados hasta la fecha:
A fecha de mayo de 2026, el Gobierno ha descartado nuevos retrasos y trabaja para aprobar la norma antes del verano. La recomendación es prepararse cuanto antes: el plazo de adaptación una vez publicada en el BOE será de solo 20 días.
Este es el cambio que más va a afectar a las empresas que todavía llevan el registro de forma manual, pues ya no estará permitido:
Si actualmente llevas el control horario con alguno de estos métodos, no es que vayas a necesitar «adaptarte»: vas a necesitar empezar desde cero.
El incumplimiento del registro de jornada es ya hoy una infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social). Las multas actuales van desde los 626 € hasta los 6.250 € según la graduación de la infracción.
Con la nueva ley, el régimen sancionador se endurece significativamente. El anteproyecto contempla que las sanciones se apliquen por trabajador afectado, lo que puede multiplicar el importe total de forma drástica en empresas con varios empleados. Algunas estimaciones apuntan a multas de hasta 10.000 € por trabajador.
Además, la carga de la prueba se refuerza a favor del trabajador: si no existe un registro válido, se presumirá que el empleado ha realizado la jornada máxima legal.
Independientemente de si tu empresa ya usa un sistema digital o está todavía en papel, estos son los pasos para tener el control horario bien implementado y preparado para la nueva normativa:
No basta con cualquier app. El sistema debe garantizar registros inalterables, identificación inequívoca del trabajador, sellado temporal automático y exportación de informes para inspección. Un software de control horario como Sesame HR cumple con todos estos requisitos.
Cada empleado debe tener asignado su tipo de jornada: continua, partida, nocturna, rotatoria o flexible. El sistema debe reflejar esa configuración para detectar automáticamente las desviaciones y las horas extra.
Uno de los requisitos de la nueva normativa es que la empresa forme a su plantilla sobre el uso del sistema. No es solo instalar una app: los empleados tienen que saber cómo fichar, cómo solicitar correcciones y cómo acceder a su historial.
Los olvidos de fichaje van a ocurrir. Lo importante es tener un proceso claro: el empleado solicita la corrección con justificación, el manager la aprueba o rechaza, y todo queda registrado con trazabilidad completa.
La nueva ley exige que los trabajadores puedan consultar su registro en cualquier momento. Asegúrate de que el sistema lo permite sin depender de que alguien de RRHH lo gestione manualmente.
No esperes a que llegue una inspección para comprobar que todo está en orden. Genera informes de registro de jornada mensualmente y archívalos. Cuatro años de histórico deben estar accesibles en cualquier momento.
Si tienes dudas sobre cómo aplicar el control horario laboral en tu empresa, no eres el único. Estas son las preguntas que más nos llegan.
El registro de jornada es una obligación que recae sobre la empresa, no sobre el trabajador. Esto significa que es la empresa la responsable de garantizar que el fichaje se produzca y de habilitarlo de la forma más sencilla posible. Si un trabajador se niega sistemáticamente, la empresa debe documentar el caso y actuar a través del procedimiento disciplinario interno, pero en ningún caso puede justificarse ante Inspección alegando que «el empleado no quiso fichar».
Sí, y con la nueva normativa este derecho se refuerza. El empleado debe tener acceso inmediato y permanente a su registro de jornada, sin necesidad de solicitarlo a RRHH. Un sistema de fichaje digital como el de Sesame HR permite al empleado consultar su historial desde la app en cualquier momento.
Técnicamente sí: la normativa actual (Real Decreto-ley 8/2019) sigue permitiendo el papel si el registro es objetivo, fiable y accesible. Pero dado que el plazo de adaptación una vez aprobada la ley será de solo 20 días, migrar ahora evita tener que hacerlo con urgencia y riesgo de error.
Para estar cubierto bajo la nueva normativa, el sistema que elijas debe cumplir con estos requisitos:
Si tu sistema actual no cumple alguno de estos puntos, ahora es el momento de cambiarlo.
Sí. La modalidad de trabajo no exime de la obligación de registro. Un empleado en teletrabajo tiene exactamente las mismas obligaciones de fichaje que uno presencial. La diferencia está en el método: en lugar de fichar en una tablet de oficina, lo hace desde la app móvil, la web o WhatsApp.
El control horario digital no es una tendencia, es una obligación que se va a imponer en España en los próximos meses. Las empresas que ya estén usando un sistema homologado cuando llegue la aprobación no tendrán que hacer nada. Las que sigan en papel o Excel tendrán 20 días para resolverlo todo. Y eso no es mucho tiempo.
Si quieres revisar si tu sistema actual cumple con los requisitos de la nueva normativa, o si todavía no tienes ninguno, puedes probar Sesame HR gratis y comprobar cómo funciona el fichaje digital en tu empresa desde el primer día.
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Soy Mireya Ruiz, consultora de
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