Control horario
Control de horario laboral: qué es, cómo implementarlo y qué cambia con la nueva ley 2026
Te damos los 6 pasos básicos para implementar el control de horario laboral. También te explicaremos las ventajas del sistema. ¡Léenos!
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Ronny Navarrete
HR Consultant
16 de mayo, 2025
El control horario lleva años siendo una obligación legal para todas las empresas en España, pero durante mucho tiempo fue una de esas normativas que se cumplían «a medias»: una hoja de papel firmada al entrar, una celda de Excel actualizada a posteriori, o directamente nada. Todo eso está a punto de cambiar.
La nueva normativa de control horario 2026 propone el fichaje digital obligatorio, prohíbe el papel y los registros en Excel, y exige que los datos sean inalterables y accesibles en remoto para la Inspección de Trabajo. Aunque la reforma todavía no está aprobada, la dirección es clara: el fichaje manual tiene los días contados.
En este artículo te explicamos qué es el control horario laboral, cuáles son las obligaciones actuales, qué va a cambiar y cómo prepararte antes de que la ley entre en vigor.
¿Qué es el control de horario laboral?
El control de horario laboral es un término que hace referencia a la gestión y supervisión de las horas de trabajo que han realizado los empleados. Es una necesidad que tiene la empresa de conocer las horas de la jornada laboral de sus trabajadores, obteniendo un minucioso registro diario.
Este proceso implica registrar, monitorear y anotar las horas que los empleados dedican a sus labores, ya sea de forma presencial, remota o en modalidades mixtas. Para ello, tienen que incluir el inicio y fin de la jornada sin que perjudique a la flexibilidad laboral.
El objetivo principal del control del horario laboral es garantizar la eficiencia en el uso del tiempo, cumplir con las políticas internas de la empresa y asegurar el cumplimiento de las leyes laborales.
Para el equipo de RRHH, contar con un sistema de control horario fiable también significa menos incidencias, menos disputas y más tiempo libre de tareas operativas.
¿Desde cuándo es obligatorio el control horario laboral?
En España, el control horario laboral es obligatorio desde el 12 de mayo de 2019, tras la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019. Esta normativa establece que todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector, deben llevar un registro diario de la jornada laboral de cada trabajador, incluyendo la hora exacta de inicio y finalización de la jornada.
Los registros deben conservarse durante un mínimo de 4 años y estar disponibles para los propios empleados, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
Lo que la ley de 2019 no especificó fue el formato. Y ahí estuvo el problema durante años: muchas empresas cumplían la obligación con métodos manuales que eran difícilmente verificables.
La nueva ley de control horario 2026: qué cambia y cuándo
La reforma que el Gobierno lleva tramitando introduce un cambio de fondo: el fichaje digital pasa a ser obligatorio. Ya no bastará con un Excel o una hoja de firma. La nueva normativa exige:
- Sistema electrónico de fichaje con sellado temporal automático.
- Registros inalterables y trazables: cualquier modificación queda registrada con quién la hizo y cuándo.
- Desglose de horas: ordinarias, extraordinarias y complementarias por separado.
- Registro de pausas que afecten al cómputo horario.
- Acceso remoto para la Inspección de Trabajo, sin necesidad de personarse en la empresa.
- Acceso inmediato para el trabajador a su propio historial de fichajes.
El plazo para adaptarse una vez que la ley se publique en el BOE será de solo 20 días, sin margen de adaptación adicional.
Estado de la tramitación
Este decreto aún no está aprobado, pero su avance es claro. Estos son los hitos confirmados hasta la fecha:
30 de septiembre de 2025: El Consejo de Ministros aprobó la tramitación urgente de un decreto-ley específico sobre control horario digital, separándolo de la reducción de jornada.
Octubre – Diciembre 2025: Fase de consulta pública y período de informes preceptivos ante el Consejo de Estado y la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), con negociación con los agentes sociales.
23 de marzo de 2026: El Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable al anteproyecto. El organismo señaló que el impacto económico no había sido correctamente evaluado (con un coste estimado de 867 millones de euros para las pymes), que existían insuficientes garantías de protección de datos y que ciertas obligaciones deberían tramitarse por ley y no por reglamento.
1 de abril de 2026: Tras el dictamen desfavorable, el nuevo ministro de Economía y vicepresidente primero propuso conceder un año de plazo adicional a las pymes para su implementación.
Existe incluso la posibilidad de que la entrada en vigor quede pospuesta hasta 2027, como ha ocurrido con otras reformas normativas recientes. La recomendación es prepararse antes de que llegue la fecha, pero con información verificada.
¿Qué queda prohibido con la nueva normativa?
Este es el cambio que más va a afectar a las empresas que todavía llevan el registro de forma manual, pues ya no estará permitido:
- Registros en papel.
- Hojas de cálculo Excel o similares.
- Fichajes realizados por otra persona distinta al propio trabajador.
- Modificaciones de registros sin trazabilidad.
- Sistemas que no permitan acceso remoto a la Inspección.
Si actualmente llevas el control horario con alguno de estos métodos, no es que vayas a necesitar «adaptarte»: vas a necesitar empezar desde cero.
Sanciones por no cumplir con el control horario laboral
El incumplimiento del registro de jornada es ya hoy una infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social). Las multas actuales van desde los 626 € hasta los 6.250 € según la graduación de la infracción.
Con la nueva ley, el régimen sancionador se endurece significativamente. El anteproyecto contempla que las sanciones se apliquen por trabajador afectado, lo que puede multiplicar el importe total de forma drástica en empresas con varios empleados. Algunas estimaciones apuntan a multas de hasta 10.000 € por trabajador.
Además, la carga de la prueba se refuerza a favor del trabajador: si no existe un registro válido, se presumirá que el empleado ha realizado la jornada máxima legal.
Cómo implementar el control horario laboral: 6 pasos
Independientemente de si tu empresa ya usa un sistema digital o está todavía en papel, estos son los pasos para tener el control horario bien implementado y preparado para la nueva normativa:
1. Elige un sistema de fichaje digital homologado
No basta con cualquier app. El sistema debe garantizar registros inalterables, identificación inequívoca del trabajador, sellado temporal automático y exportación de informes para inspección. Un software de control horario como Sesame HR cumple con todos estos requisitos.
2. Configura los horarios y turnos de tu plantilla
Cada empleado debe tener asignado su tipo de jornada: continua, partida, nocturna, rotatoria o flexible. El sistema debe reflejar esa configuración para detectar automáticamente las desviaciones y las horas extra.
3. Forma a tu equipo
Uno de los requisitos de la nueva normativa es que la empresa forme a su plantilla sobre el uso del sistema. No es solo instalar una app: los empleados tienen que saber cómo fichar, cómo solicitar correcciones y cómo acceder a su historial.
4. Establece un flujo de gestión de incidencias
Los olvidos de fichaje van a ocurrir. Lo importante es tener un proceso claro: el empleado solicita la corrección con justificación, el manager la aprueba o rechaza, y todo queda registrado con trazabilidad completa.
5. Activa el acceso remoto para empleados y representantes
La nueva ley exige que los trabajadores puedan consultar su registro en cualquier momento. Asegúrate de que el sistema lo permite sin depender de que alguien de RRHH lo gestione manualmente.
6. Revisa y exporta informes periódicamente
No esperes a que llegue una inspección para comprobar que todo está en orden. Genera informes de registro de jornada mensualmente y archívalos. Cuatro años de histórico deben estar accesibles en cualquier momento.
Preguntas frecuentes sobre el control horario laboral
¿Qué pasa si un empleado se niega a fichar?
El registro de jornada es una obligación que recae sobre la empresa, no sobre el trabajador. Esto significa que es la empresa la responsable de garantizar que el fichaje se produzca y de habilitarlo de la forma más sencilla posible. Si un trabajador se niega sistemáticamente, la empresa debe documentar el caso y actuar a través del procedimiento disciplinario interno, pero en ningún caso puede justificarse ante Inspección alegando que «el empleado no quiso fichar».
¿Puede el trabajador ver su propio historial de fichajes en cualquier momento?
Sí, y con la nueva normativa este derecho se refuerza. El empleado debe tener acceso inmediato y permanente a su registro de jornada, sin necesidad de solicitarlo a RRHH. Un sistema de fichaje digital como el de Sesame HR permite al empleado consultar su historial desde la app en cualquier momento.
¿Una empresa puede seguir usando papel para el control horario mientras la nueva ley no esté aprobada?
Técnicamente sí: la normativa actual (Real Decreto-ley 8/2019) sigue permitiendo el papel si el registro es objetivo, fiable y accesible. Pero dado que el plazo de adaptación una vez aprobada la ley será de solo 20 días, migrar ahora evita tener que hacerlo con urgencia y riesgo de error.
¿Qué debe incluir un sistema de fichaje para cumplir con la ley?
Para estar cubierto bajo la nueva normativa, el sistema que elijas debe cumplir con estos requisitos:
- Identificación inequívoca del trabajador (no vale que fiche otra persona).
- Sellado temporal automático e inalterable.
- Registro de pausas que afecten al cómputo horario.
- Desglose automático entre horas ordinarias y extraordinarias.
- Trazabilidad completa de cualquier modificación.
- Acceso remoto para el trabajador y la Inspección de Trabajo.
- Exportación de informes en formato oficial.
- Conservación de datos durante 4 años.
Si tu sistema actual no cumple alguno de estos puntos, ahora es el momento de cambiarlo.
¿El control horario aplica también durante los períodos de teletrabajo o trabajo híbrido?
Sí. La modalidad de trabajo no exime de la obligación de registro. Un empleado en teletrabajo tiene exactamente las mismas obligaciones de fichaje que uno presencial. La diferencia está en el método: en lugar de fichar en una tablet de oficina, lo hace desde la app móvil, la web o WhatsApp.
El momento es ahora
El control horario digital no es una tendencia, es una obligación que se va a imponer en España en los próximos meses. Las empresas que ya estén usando un sistema homologado cuando llegue la aprobación no tendrán que hacer nada. Las que sigan en papel o Excel tendrán 20 días para resolverlo todo. Y eso no es mucho tiempo.
Si quieres revisar si tu sistema actual cumple con los requisitos de la nueva normativa, o si todavía no tienes ninguno, puedes probar Sesame HR gratis y comprobar cómo funciona el fichaje digital en tu empresa desde el primer día.
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