Formato del buzón de sugerencias: ¿cuál elegir?

27 de enero, 2023

El formato del buzón de sugerencias es muy importante, ya que el éxito dependerá de la estructura, estilo y diseño. Además, tendrá que ser acorde a tu empresa, es decir, a los valores que intenta transmitir.

Además, tiene que ser intuitivo y fácil para el usuario, puesto que de lo contrario no se usará. Y perderá su función de estimulación de la comunicación interna de la empresa.

En Internet vas a encontrar numerosos modelos y formatos, no obstante, te vamos a explicar cuál es el formato más simple.

Además, teniendo en cuenta que estamos inmersos en plena transformación digital, es recomendable que mantengas un buzón físico y uno virtual. Ya que hay personas que todavía no saben manejarse en la red.

Formato del buzón de sugerencias físico

¿Te preguntas cómo hacer la gestión del buzón de sugerencias? Pues el formato del buzón de sugerencias físico ha de estar completamente visible para el usuario. Y, además, el trabajador tiene que estar informado de ello para facilitárselo al cliente cuando se lo solicite.

Ahora bien, ¿con qué software puedes diseñar la plantilla? Con un Excel o un Word es más que suficiente.

Además, también te recomendamos que instales una pequeña urna o buzón para que los clientes puedan depositar el formulario, manteniendo así la confidencialidad del procedimiento. En cualquier web de comercio electrónico puedes adquirir buzones y urnas con numerosos estilos.

Encabezado

¿Cuál debería ser el formato del buzón de sugerencias?

En el encabezado del formulario, más concretamente en la parte derecha, tienes que insertar el nombre de la empresa junto con el logo.

Para ello, te recomendamos que no hagas modificaciones con respecto a la marca de la empresa. Es decir, inserta el nombre y el símbolo de la compañía tal y como aparece en el resto de lugares.

Usa una letra y un tamaño que haga resaltar el nombre de la compañía, ya que así se transmite profesionalidad y seriedad.

A continuación, añade el nombre del documento. Por ejemplo: “Hoja de sugerencias”. No estaría de más alguna frase como: “¡Ayúdanos a mejorar!” o “¡Necesitamos tu opinión para mejorar!”.

Posteriormente, tiene que haber una pequeña entrada que explique para qué sirve este documento y cuál es la forma de usarlo. Explicando el contenido de la sugerencia, dónde depositar la sugerencia, el objetivo, etc.

Cuerpo del texto

La mitad del formulario tiene que reservarse a que el usuario o cliente exponga la sugerencia que desee.

Al principio puede indicarse el cargo al que va dirigida la reclamación (departamento o área de la compañía, gerente, director, etc.). Traza en Word unas líneas para que el cliente que realiza la sugerencia pueda escribir con comodidad y sencillez.

Al final de este espacio añade un agradecimiento por la colaboración y el tiempo que se ha tomado la persona para cumplimentar este formulario. Ejemplos: “¡Muchas gracias por tu colaboración!” o “Agradecemos tu colaboración en aras de seguir mejorando”.

¿Pero cómo debe ser el final del formato del buzón de sugerencias?

Final del formulario para formato del buzón de sugerencias físico

Al final del formulario en formato físico para sugerencias puedes solicitarle al cliente sus datos de contacto para que puedas responder, llegado el caso.

El tono de esta última parte ha de ser muy amigable. Es decir, no hay que forzar a que el cliente deje sus datos de contacto, tiene que ser una invitación.

Recuerda que los clientes se tienen que animar a plantear sus sugerencias. Y, posiblemente, tener que dejar los datos de contacto sea un impedimento para los mismos.

En cuanto a los datos de contacto, añade campos para que sea el nombre y los apellidos, el teléfono y el email.

Otro campo tiene que destinarse a añadir el día y la hora en la que se ha formulado la sugerencia.

Recuerda también facilitarle al cliente tus datos de contacto como compañía: teléfono de atención al cliente, correo electrónico y dirección postal. De esta forma aumenta la transparencia y la confianza que el cliente puede tener hacia tu empresa.

Para acabar, deberán imprimirlo y dejarlo en el buzón físico.

Formato del buzón de sugerencias online

El formato del buzón de sugerencias online o virtual tiene que ser el canal prioritario. Y, además, en muchas empresas ya es el único que hay. Ya que hay muchas compañías que ya no tienen espacio físico y su actividad económica solo está en la red.

Además, el cliente se sentirá más cómodo a la hora de plantear las sugerencias que estime oportunas. Pues lo hará desde su teléfono móvil o desde el ordenador de su casa, reforzando así la confidencialidad en sus propuestas.

Todos los buzones de sugerencias de las empresas están en la web de las mismas, más concretamente en la pestaña de contacto. Para ello, vas a tener que contar con un especialista o informático para que te ayude a insertar en la web el buzón de sugerencias.

¿Todavía no tienes instalado un buzón de sugerencias en tu empresa a través de la web? Quizás usar un software externo también te podría ser de ayuda. Otra opción sería la de implementar encuestas de clima abiertas a sugerencias. Te animamos a seguir leyendo.

Encabezado

¿Optaste por este canal de comunicación interna? El formato del buzón de sugerencias digital también requerirá de un encabezado.

En la parte izquierda de la página inserta el nombre de la empresa junto con el logo. No obstante, algunas empresas también lo sitúan en medio para así mantener el formulario correctamente estructurado. A continuación, añade un título a la página como: “Canal de sugerencias”.

También te aconsejamos añadir una breve descripción de los campos que son obligatorios para que el envío se pueda realizar. Es decir, los que están marcados en rojo, los que tienen un asterisco, etc.

Datos de contacto

En la mitad del formulario el cliente tendrá que dejar sus datos. Al menos los esenciales tienen que ser obligatorios, tales como: nombre y apellidos, teléfono, email, etc.

Los datos relativos a la dirección postal o números de teléfono alternativos tienen que ser opcionales.

Sigue leyendo para conocer el último apartado de este formato del buzón de sugerencias.

Hechos y sugerencia

Al final del formulario online tiene que haber dos campos:

• Hechos. Aquí el cliente tiene que explicar qué le ha motivado a efectuar la sugerencia. Es decir, qué aspectos se pueden mejorar cuando estaba contratando el servicio o comprando el producto.
• Sugerencia.

Ambos campos tienen que tener extensión suficiente para que el usuario o cliente pueda desarrollar el texto que considere oportuno.

En conclusión, el formato del buzón de sugerencias es vital para que este funcione con normalidad. Y para que tenga éxito y tus clientes se sientan identificados. ¿Te gusta leer posts de este tipo? Si es así, sigue en la sección de recursos de Sesame HR, tu software de RRHH de referencia.