Optimiza la gestión documental en asesorías con software

6 de febrero, 2023

La gestión documental para asesorías es una herramienta crucial para cualquier empresa. Permite a las empresas realizar un seguimiento de sus documentos, automatizar procesos y mejorar su eficiencia.

Al final, esta puede ayudar a una empresa de consultoría a obtener mejores resultados, reducir costes y aumentar beneficios. 

¿No sabes cómo implementar un gestor documental? ¡No te preocupes! Te lo contamos en el siguiente artículo.

¿Qué es la gestión documental para asesorías?

La gestión documental para asesorías implica la organización, el almacenamiento y la recuperación de documentos.

Es el proceso de creación, organización y gestión de documentos y otros materiales relacionados que son utilizados por una empresa de consultoría. Esta incluye el uso de tecnología para gestionar datos.

También incluye la gestión de documentos como contratos, documentos legales, documentos financieros y otros registros. Es importante que las empresas de consultoría almacenen y gestionen estos documentos de forma organizada para garantizar que los datos estén seguros y protegidos.

La gestión documental en consultorías también incluye la gestión de documentos electrónicos como correos electrónicos, hojas de cálculo y otros documentos digitales.

Este tipo de gestión de documentos permite a las empresas almacenar, acceder y gestionar sus documentos de manera eficiente.

La gestión documental para asesorías es esencial en el mundo empresarial actual. Es una herramienta fundamental para que las empresas mejoren sus operaciones y aumenten su eficiencia. ¿Aún no tienes claro si optar por un software para asesorías? ¡Sigue leyendo!

Transformación de la gestión documental para asesorías

La gestión de documentos ha evolucionado a lo largo de los años. Y, con el desarrollo de nuevas tecnologías, se ha vuelto aún más eficiente y segura.

El uso de sistemas de gestión documental basados en la nube ha permitido a las empresas almacenar y gestionar sus documentos de forma más segura y eficiente.

Los sistemas tradicionales de gestión de documentos en papel han sido sustituidos por sistemas de gestión de documentos digitales.

Estos sistemas de gestión de documentos digitales proporcionan a las empresas la capacidad de almacenar, acceder y gestionar sus documentos de forma segura y eficiente.

El uso de sistemas de gestión de documentos digitales ha permitido a las empresas reducir sus costes y aumentar su eficiencia.

Estos sistemas de gestión documental para asesorías proporcionan una forma segura de almacenar y gestionar documentos. Y también proporcionan a las empresas la capacidad de acceder y gestionar sus documentos desde cualquier lugar.

Además de actuar como el complemento ideal para la base de datos de empleados.

¿Por qué contratar un sistema de gestión documental para asesorías?

Contratar un sistema de gestión documental para asesorías es una buena forma de mejorar la eficiencia y la seguridad de su negocio. Estos sistemas proporcionan a las empresas la capacidad de almacenar, acceder y gestionar sus documentos de una manera eficiente y segura.

Si te preguntas cuáles son sus beneficios más directos, te dejamos por aquí la lista para que la consultes tu mismo.

Centralización de la información

El primer paso para implantar un sistema de gestión documental para asesorías es centralizar toda la información. Esto incluye documentos, registros y otros materiales relacionados. Y deberán ser subidos todos a la misma base de datos.

Al centralizar toda la información, puedes garantizar que todos los documentos sean fácilmente accesibles y estén seguros para todo el mundo.

Optimización del flujo de trabajo

El siguiente paso es optimizar los flujos de trabajo de gestión documental. Esto incluye la creación de documentos, la organización de documentos y la gestión de documentos. 

Al optimizar el flujo de trabajo del sistema de gestión documental para asesorías, puedes garantizar que todos los documentos se almacenan, acceden y gestionan correctamente. Especialmente, si también das acceso a tus clientes en la plataforma para subir sus propios documentos.

Ahorro de espacio

Un sistema de gestión documental para asesorías también te permite ahorrar espacio. 

Al almacenar todos los documentos en formato digital, reducirás el coste del almacenamiento de documentos físicos. Y liberarás estanterías y cajones de tu alrededor.

Firma digital

La firma digital es una parte importante de la gestión de documentos. Te permite firmar documentos electrónicamente con facilidad, lo que ahorra tiempo y reduce costes.

Además, también es un beneficio que se puede extender hasta tus propios clientes.

Copias de seguridad automatizadas

Las copias de seguridad automatizadas son esenciales para cualquier sistema de gestión documental para asesorías. Esto garantiza que todos los documentos estén respaldados y protegidos en caso de cualquier problema.

Tu asesoría ya no tendrá que preocuparse más por este tipo de problemas.

Cifrado de datos

El cifrado de datos también es una parte importante de la gestión documental para asesorías. Esto garantiza que todos los documentos estén seguros y protegidos de accesos no autorizados.

Así podrás cumplir con la legalidad y con la protección de datos de tus clientes sin grandes esfuerzos.

Rentabilidad

La última ventaja de implantar un sistema de gestión documental en consultorías es su rentabilidad. Mediante el uso de estos sistemas, podrás reducir tus costes y aumentar tu eficiencia.

Eso sí, para ello deberás haber implementado todos los puntos anteriores. ¿Te apuntas?

Cómo implantar un sistema de gestión documental para asesorías

Implantar un sistema de gestión documental para asesorías no es una tarea difícil, pero es importante dedicar tiempo a comprender los distintos componentes del sistema. A continuación te ofrecemos algunos consejos sobre cómo implantar este tipo de sistemas.

Es esencial disponer de un sistema eficaz para almacenar, organizar y acceder a los documentos de forma rápida y sencilla. 

Necesidades de la empresa

El primer paso para implantar un sistema de gestión documental para asesorías es identificar las necesidades y requisitos específicos de la empresa.

El sistema debe adaptarse a los tipos específicos de documentos e información que deben almacenarse y a las formas en que debe accederse a ellos. 

Esto puede incluir factores como el formato de los archivos, la seguridad y la capacidad de almacenamiento. Una vez identificadas estas necesidades, la empresa puede decidir qué tipo de sistema de gestión documental se adapta mejor a sus necesidades.

Elige tu software de gestión documental para asesorías

El siguiente paso consiste en decidir qué software y hardware se utilizarán para implantar el sistema de gestión documental para empresas de consultoría. Esto debe incluir soluciones de almacenamiento como servidores, bases de datos y almacenamiento en la nube. 

Así como el software que se utilizará para almacenar, organizar y acceder a los documentos. La seguridad también debe tenerse en cuenta al seleccionar el software y el hardware, ya que los documentos deben almacenarse de forma segura y confidencial.

Una vez implantado el sistema, es importante asegurarse de que todo el personal recibe la formación adecuada sobre cómo utilizar el sistema de gestión documental para asesorías. 

Esto incluye comprender los distintos tipos de documentos, cómo acceder a ellos y cómo almacenarlos y organizarlos. También es importante ofrecer formación continua y apoyo para garantizar que el sistema de gestión documental se utiliza de forma correcta y eficaz.

Supervisión del sistema

Por último, es importante supervisar y mantener el sistema de gestión documental para asesorías. Deben realizarse tareas de mantenimiento y actualizaciones periódicas para garantizar que el sistema funcione de forma correcta y que se solucionan los problemas de seguridad. 

Además, el sistema debe auditarse periódicamente para garantizar que todos los documentos se almacenan bien y que todos los datos están protegidos.

La implantación de un sistema de gestión documental para empresas de consultoría es un proceso complejo. Pero con las herramientas y los procedimientos adecuados, puede ser una forma eficaz de almacenar y acceder a los documentos.

Si quieres saber más sobre gestión documental, no dudes en consultar nuestra sección de recursos en Sesame HR. ¡Recuerda que somos tu software de RRHH de referencia!