Guía completa para comprar software de recursos humanos

6 de marzo, 2024

Ha llegado el momento. Quieres elegir tu software de RRHH, y no quieres dar pasos en falso. Pero con tantas opciones en el mercado entran las dudas, ¿cómo saber cuál es la mejor para ti? Con esta guía de compra de software de Recursos Humanos te acompañamos en el proceso paso a paso.

Desde definir tus necesidades hasta encontrar la solución perfecta para gestión del personal de forma eficiente. Sigue leyendo y descubre los aspectos clave para tomar la mejor decisión para tu negocio, ajustada a tu presupuesto y objetivos. ¿Preparado? ¡Manos a la obra!

Guía para comprar software de recursos humanos: ¿qué requisitos debe cumplir?

Estás pensando en comprar tu software de gestión de personal. Además de una integración sencilla, valoras la facilidad de uso y la escalabilidad de este nuevo sistema. Busca una herramienta que se adapte a ti, no al revés. Que sea cómoda para gestionar tu día a día y, a la vez, crezca contigo.

«¿Pero cómo sabré qué requisitos debe cumplir?», te preguntarás. Te lo resumimos en 10 puntos. ¡Sigue leyendo para saber más!

1. Personalización

Empieza por conoce muy bien lo que tu departamento de RRHH necesita para gestionar la plantilla de forma óptima. Lo ideal es que elijas un software de RRHH que se pueda adaptar a las necesidades de tu organización.

Fíjate en que sus planes sean flexibles y escalables, permitiendo añadir o quitar funcionalidades según las necesidades del equipo.

De esta manera, tendrás una herramienta de RRHH hecha a tu medida que facilitará y agilizará todos los procesos.

2. Flexibilidad

Si necesitas que tu software de RRHH se adapte a los cambios en tu estructura de departamentos o procesos, asegúrate de que sea lo suficientemente flexible ante eventuales modificaciones.

Un sistema de gestión de recursos humanos debe permitirte añadir nuevos campos y adaptar los flujos de trabajo.

Busca un software que te permita:

• Personalizar las encuestas para capturar la información que necesitas.
• Modificar los procesos de aprobación para adaptarlos a tu organización.
• Añadir nuevos módulos a medida que crezca tu empresa.

Un sistema flexible te permitirá optimizar tus procesos de RRHH y obtener los insights que necesitas para tomar mejores decisiones.

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3. Funcionalidades

Las funcionalidades de un software de RRHH son esenciales para determinar si se ajusta a tus necesidades. Busca un sistema que integre todas las áreas clave de RRHH como:

• Gestión de nóminas.
• Contratación.
• Plan de formación.
• Evaluación del desempeño.
• Gestión del tiempo.

Así podrás centralizar la gestión de tu departamento en una sola plataforma. Y por supuesto, asegúrate de que cuente con funciones imprescindibles como el portal del empleado o el módulo de ausencias y vacaciones.

4. Deslocalización

Tu software de RRHH ideal debería permitirte acceder a él desde cualquier lugar y cualquier dispositivo, como portátiles, tablets o móviles.

Hoy en día, muchos de tus empleados pueden trabajar fuera de la oficina o en otros centros de trabajo, así que un sistema basado únicamente en escritorio no va a funcionar.

Busca una solución de software como servicio (SaaS) que pueda accederse desde cualquier navegador web.

5. Facilidad de uso

Un software de RRHH fácil de usar tiene una interfaz limpia e intuitiva. Podrás navegar por las distintas pantallas y funciones sin tener que memorizar complejos menús o recibir formación previa.

Esto ahorra tiempo y mejora la productividad laboral. Busca opciones con diseños modernos y botones claros.

Y en caso de necesitar ayuda, elige un proveedor que ofrezca soporte técnico y atención al cliente de calidad.

Un buen servicio postventa te ayudará a resolver dudas sobre la plataforma y a solucionar posibles incidencias de forma rápida. Valora la disponibilidad de canales como chat, email, teléfono y tiempo de respuesta.

6. Escalabilidad

Un sistema escalable te permite ir ampliando usuarios y funciones sin problemas. Así, podrás empezar con un plan básico e ir ampliando según crezca tu empresa.

Esto te permitirá invertir en el software de RRHH que necesitas ahora mismo, y adaptarlo a tus necesidades futuras sin sobrecostes ni complicaciones técnicas.

7. Actualizaciones automáticas

Las actualizaciones automáticas son fundamentales para garantizar que tu software de RRHH siempre esté al día con los últimos cambios legales y las mejores prácticas del sector.

Busca un proveedor que ofrezca actualizaciones regulares sin coste adicional. De esta forma, podrás estar seguro de que tu sistema siempre cumple con la legislación vigente a la que está sujeto tu departamento de RRHH.

8. Capacidades internacionales

Una plataforma de software de RRHH de calidad debe poder adaptarse a las necesidades de empresas multinacionales.

Si operas en diferentes países, asegúrate de que la herramienta cumple con la normativa local de cada uno de ellos, sobre todo en materia de protección de datos.

También es importante que permita la customización de campos, informes de RRHH y flujos de trabajo en función de cada legislación.

9. Protección de datos

Los datos de tus empleados son información sensible que debes proteger. Busca un software de RRHH que ofrezca medidas de seguridad robustas para salvaguardar esta información, como:

• Encriptación de datos.
• Autenticación de dos factores.
• Registro de auditoría.

Los mejores sistemas también están certificados en la norma ISO 27001, el estándar internacional para la gestión de la seguridad de la información.

10. Precio y presupuesto

Definir un presupuesto antes de comenzar la búsqueda de un software de RRHH es clave. Los precios varían enormemente dependiendo de tus necesidades.

Al evaluar el precio, considera no solo la cuota de licencia inicial, sino también los costes recurrentes como las actualizaciones.

Un sistema más barato puede terminar costando más a largo plazo si carece de funciones esenciales o de un buen servicio. Por el contrario, invertir en una solución de mayor calidad te ahorrará dinero y dolores de cabeza.

Los mejores consejos para elegir el software de recursos humanos adecuado

Una vez hayas definido tus requisitos y presupuesto, toca evaluar las distintas soluciones del mercado. Compara sus funcionalidades, precios y valoraciones de otros usuarios para elegir los que mejor se adaptan a tus necesidades.

Si sigues los siguientes pasos, encontrarás una herramienta de RRHH versátil, intuitiva y económica como Sesame HR.

1. Compara los requisitos

Cuando te decidas por un software de RRHH, compara primero los requisitos que cubre cada sistema. Valora si se ajusta a tus necesidades empresariales y al volumen de empleados. Ten en cuenta:

• Si integra todas las áreas de RRHH.
• Si es escalable.
• Si garantiza el cumplimiento legal en protección de datos.
• Si ofrece actualizaciones automáticas.
• Si incluye soporte técnico y formación.

2. Define tu presupuesto

Cuando te plantees contratar un software de RRHH, debes fijar un presupuesto máximo que puedas y quieras invertir.

Los precios de estos sistemas varían ampliamente en función de sus capacidades.

Por ello, es importante que analices cuáles son tus necesidades reales y el volumen de empleados que pretendes gestionar antes de lanzarte a por la opción más completa.

3. Evalúa los sistemas que más se ajustan

Tras definir el presupuesto, el siguiente paso es analizar los softwares de RRHH que mejor encajan con tus necesidades. Algunos detalles a tener en cuenta:

• ¿Incluye las herramientas que necesitas?
• ¿Es fácil de usar?
• ¿Tiene buenas referencias?
• ¿Permite una prueba gratuita?

4. Pide una demostración

Pide una demostración personalizada del software. Esto te permitirá ver cómo funciona en la práctica y comprobar si realmente cubre todas tus necesidades.

Observa atentamente el flujo de trabajo y pregunta cualquier duda que te surja. Una demostración en vivo es la mejor manera de verificar que el sistema es intuitivo, está actualizado y sus funciones son fáciles de usar.

5. Revisa el contrato

Una vez hayas elegido el software que mejor se adapta a tus necesidades, es importante revisar el contrato de licencia antes de firmarlo. Asegúrate de que incluya cláusulas como:

• Garantía del producto: debe especificar el periodo de prueba.
• Soporte técnico: confirmar que incluye asistencia.
• Actualizaciones: garantizar que recibirás las actualizaciones necesarias.

Estudiar detenidamente el contrato te permitirá tener claro qué estás comprando exactamente y evitar sorpresas desagradables una vez hayas implementado el software.

6. Programa la instalación

Una vez que elijas tu software de RRHH, es hora de programar la instalación. Trabaja con el proveedor para determinar los pasos específicos para implementar el sistema en tu empresa.

Esto incluye cargar tus datos existentes, conectar el software con otros sistemas y capacitar al personal.

Asegúrate de asignar tiempo suficiente para una transición sin problemas. Trabaja con el proveedor para determinar un cronograma realista que te permita probar el sistema y realizar ajustes antes de depender completamente de él.

Ahora ya cuentas con todos los consejos y herramientas para elegir el software de recursos humanos ideal para tu empresa. ¿Todavía tienes dudas?

No temas pedir una demostración de 14 días de nuestro software de RRHH, Con paciencia y los pasos correctos, pronto tendrás implementado el sistema perfecto para gestionar tu personal. ¡Muchos éxitos!